West Park Management Services (WPMS) tukee Euroopassa päämajaansa pitävää sijoitusyhtiö Tritonia ja sen sijoitussalkuissa olevia yhtiöitä. WPMS tarjoaa operatiivista, strategista ja kaupallista due diligence -konsultointia sekä paljon muuta. Triton ja WPMS tekevät yhdessä töitä luodakseen entistä vahvempia yrityksiä etupäässä Pohjois-Euroopassa.

Yrityksen kulttuurin ja tavoitteiden mukaisen liikematkustusohjelman uudelleenrakentaminen

Triton ja WPMS työllistävät yhdessä noin 300 henkilöä, jotka matkustavat liikeasioissa edes jonkin verran, sekä 100 henkilöä, jotka tekevät liikematkoja säännöllisesti.

”Matkustaminen on elintärkeä osa liiketoimintaamme. Sen avulla luomme suhteita ja haemme uusia mahdollisuuksia. Sijoittaminen vaatii sitä, että molemmat osapuolet luottavat toisiinsa, ja matkustaminen sekä henkilökohtaiset tapaamiset ovat olennainen osa luottamuksen rakentamista”, WPMS:n maailmanlaajuisen matkahallinnon vastuuhenkilö Ieva Kisieliute kertoo.

WPMS otti yhteyttä Egenciaan parantaakseen liikematkustustyökalujaan ja saadakseen sulavan, luotettavalla teknologialla tuetun varausprosessin. ”Aiemmin varaukset tehtiin aina puhelimitse, koska päivityksiä ei voitu tehdä verkossa”, Kisieliute sanoo. "Jos piti tehdä viime hetken muutoksia, mitä tapahtuu usein, oli stressaavaa joutua odottamaan jonossa, että virkailija vastaa puhelimeen.”

”Meillä oli verkkovarausjärjestelmä, mutta se ei ollut luotettava”, hän selittää. ”Tiimimme löysi parempia tarjouksia omin päin. Lisäksi tiedot eivät aina olleet ajan tasalla, joten matkustajien piti varmistaa matkasuunnitelman tiedot useaan kertaan tien päällä ollessaan.

Yrityksen rakenteesta ja tiheästä matkustamisesta johtuen nämä ongelmat vaikuttivat koko tiimiin.  ”Liiketoimintamme on äärimmäisen dynaamista, ja asiat tapahtuvat hyvin nopeasti – me tarvitsimme liikematkatoimiston, joka pysyy tahdissamme”, hän sanoo. ”Ryhdyimme tekemään yhteistyötä Egencian kanssa, koska se pystyi vastaamaan nopeutta, digitalisaatiota ja joustavuutta vaativiin tavoitteisiimme.”

Oikeanlaisten liikematkustustyökalujen käyttöön ottaminen verkkopalveluiden käyttöasteen parantamiseksi

Tiimi tarvitsi työkaluja, jotka toimivat kaikilla laitteilla niin toimistossa, tien päällä kuin eri maissakin.

”Kun ryhdyimme tekemään yhteistyötä Egencian kanssa, ”matkustamisesta tulee digitaalista” oli iskulauseemme. Se löytyikin julisteena kaikkien 14:n toimistomme seiniltä aina Tukholmasta Lontooseen ja Shanghaihin asti”, Kisieliute sanoo. ”Digitaaliset liikematkustustyökalut olivat meidän kannaltamme todella tarpeellisia – keskustelimme tästä tarpeesta todella pitkään, mutta meillä ei siitä huolimatta ollut näitä työkaluja.”

Koska WPMS:llä oli aiemmin käytössään verkkovarausjärjestelmä, johon ei voinut luottaa ja jonka käyttöaste oli vain 11 %, oli hankala ennustaa, miten tiimi ottaisi vastaan Egencian teknologian. 

Kisieliute kuitenkin sanoo: ”Ihmiset janosivat toimivia verkkovarauksia.” Ensimmäisen kuukauden aikana WPMS:n tavoite nostaa verkkopalveluiden käyttöaste 80 %:iin ylittyikin.

”Matkustajat voivat luottaa siihen, että tekniikka toimii odotetulla tavalla ja että tiedot pitävät paikkansa. Ennen jouduimme aina soittamaan matkavirkailijalle, ja nyt voimme varata ja hallinnoida matkoja helposti puhelimeen tarttumatta.”

Yksi Egencian tarjoamista liikematkaratkaisuista, joka osoittautui tiimille kaikkein hyödyllisimmäksi, oli se, että yritys voi räätälöidä matkustusohjelmansa.

”Räätälöitävien vaihtoehtojen avulla kaikkien on helpompaa säästää ja noudattaa käytäntöjä. Meillä on tiettyjen hotellien kanssa tehtyjä sopimuksia, ja Egencian sivustolla oleva hakumme on ohjelmoitu pitämään kyseisiä hotelleja ensisijaisina vaihtoehtoina. Aina kun kysyin toteutuksesta vastaavalta tiimiltä, onko jokin mahdollista, sain todella hyvää palvelua”, Kisieliute sanoo.

Egencian matkustusteknologian avulla liikematkahallinnon vastuuhenkilöt voivat myös hallita matkustuskäytäntöjä keskitetysti sekä muuttaa niitä milloin tahansa. ”Suhtaudumme matkustuskäytäntöihin monijakoisesti. Matkustajat voivat tehdä päätöksiä ja muutoksia aina tarvittaessa. Kun suunnitelmiin tulee muutoksia esimerkiksi turvallisuudesta tai muusta syystä johtuen, voin tehdä päivityksiä välittömästi”, Kisieliute lisää.

Näkyvyyden parantaminen liikematkailun haastavina aikoina

Yksi yrityksen matkustuskäytäntöihin hiljattain tehdyistä muutoksista sai alkunsa WPMS:n myyntipäällikön Natasha Ulrichin kanssa käydystä keskustelusta. Ulrich tuo yritykselle paljon tärkeitä matkustamiseen liittyviä tietoja koronaviruspandemian (COVID-19) aikana. 

”Olemme jo ryhtyneet matkustamaan jonkin verran, koska matkustaminen on elintärkeää liiketoiminnallemme. Esimiehillä on täydet valtuudet päättää siitä, minne matkustajat ovat menossa ja milloin, mutta huolenpitovelvollisuuden vuoksi tarvitsemme näkyvyyttä. Natasha ehdotti muun muassa, että lisäämme varausprosessiin kentän ”matkustussyy”, ja siitä on jo ollut meille paljon hyötyä”, Kisieliute selittää.

Kun lähes koko tiimi varaa matkansa verkossa, se tarkoittaa sitä, että yritys saa enemmän tietoja tiimin liikematkustusohjelmasta aikana, jolloin kattava käsitys liikematkustamisesta on erittäin tärkeää matkustajien hyvinvoinnin kannalta. “[Kun koronavirus lähti leviämään,] pystyimme käyttämään Matkustajan seuranta -työkalua nähdäksemme, ketkä olivat kaikkein vaarallisimpina pidetyissä maissa,” Kisieliute kertoo. ”Raportointimahdollisuudet ovat myös olleet erittäin hyödyllisiä, kun ajatellaan minun rooliani ja sitä, että eri esimiehet pysyvät ajan tasalla matkustajiensa olinpaikasta.”

”Meillä on nyt käytössämme liikematkustusteknologiaa, joka sopii dynaamiselle ja nopeatahtiselle liiketoiminnallemme. Mikä tahansa liikematkoja säännöllisesti tekevä yritys tarvitsee nopeutta, joustavuutta sekä sen tarpeisiin räätälöityjä vaihtoehtoja – nyt meillä on kaikki nämä. Todisteena toimivuudesta on sekä korkea käyttöaste että tiimiltä saamani palaute – viime hetken matkamuutosten aiheuttama stressi ei ole enää ongelma.” Kisieliute on myös varma siitä, että asiat tulevat tästedes vain paranemaan: ”Natasha ja minä teemme läheistä yhteistyötä, ja yhdessä me tutkimme sitä, miten voimme kehittää matkustusohjelmaamme samalla, kun yrityksemme kehittyy.”