Saksalainen J. Wagner GmbH (WAGNER) on alan johtava maalausratkaisujen toimittaja, joka tarjoaa kaikkea aina tee se itse -tyypeille tarjolla olevista käyttäjäystävällisistä työkaluista hienostuneisiin teollisuuden pintakäsittelyratkaisuihin. Keskisuurena yrityksenä, jolla on 500 työntekijää Saksassa ja toiset 1 700 työntekijää ympäri maailmaa, WAGNERin tiimi työskentelee älykkäästi ja ketterästi luodakseen suhteita asiakkaisiinsa ympäri maailmaa.

Kuten kaikki globaalit yritykset, myös WAGNER on kokenut liikematkojen vähenemisen ja pysähtymisen merkittävät vaikutukset COVID-19-pandemian aikana. Voidakseen jatkaa liiketoimintaansa ja samalla asettaa työntekijöiden turvallisuuden etusijalle yritys on tehnyt läheistä yhteistyötä Egencian kanssa ymmärtääkseen parhaat riskienhallintakäytännöt ja suunnitellakseen liikematkustuksen tulevaisuutta.

Hätävalmiuden suunnittelua yhteistyössä Egencian kanssa

Viimeisten kahden vuoden aikana WAGNERin tiimi on tehnyt töitä Egencian kanssa luodakseen liikematkustusohjelman, joka auttaa työntekijöitä tekemään nopeita, tietoon perustuvia varauspäätöksiä ja varmistaa, että heillä on tarvitsemansa tiedot saatavillaan. Yrityksen kasvava ja kehittyvä matkustusohjelma on yhdistelmä modernia teknologiaa ja Egencian asiantuntijaryhmän tarjoamaa apua.

WAGNER Group aloitti yhteistyön Egencian kanssa ensisijaisena tavoitteenaan yksinkertaistaa matkustusohjelmaansa. HR Manager Policies and Projects -roolissa WAGNERilla toimiva Carina Hertkorn selittää: "Ennen kuin aloitimme yhteistyön Egencian kanssa, varasimme kaikki matkamme useiden yritysten kautta. Tämän takia varausprosessi ei ollut läpinäkyvä. Nyt varaamme kaiken yhden alustan kautta ja kaikki tarvitsemamme tiedot ovat Egencian järjestelmässä."

Tällä hetkellä WAGNERin matkailijoilta saadun palautteen mukaan Egencian teknologiaa on yksinkertaista ja helppoa käyttää. Osa työntekijöistä koki kuitenkin haasteita käyttöönoton aikana, kun he sopeutuivat uuteen järjestelmään. "Matkailijat olivat tottuneet soittamaan avustajalleen tai esimiehelleen ja varaamaan kaiken puhelimitse. Egencian ansiosta kaikki varaukset voidaan tehdä verkossa ja se hämmentää aluksi joitain ihmisiä – luotimme paljon Account Manageriimme Christiana Langiin, joka auttoi tiimiämme pääsemään alkuun nopeasti."

Egencian Account Managerina toimiva Christiana Lang kertoo, että yksi olennaisimmista tekijöistä uuden ohjelman onnistuneen käyttöönoton takaamiseksi WAGNERilla oli selkeä ja säännöllinen viestintä. "Pidimme säännöllisiä kokouksia joka toinen viikko keskustellaksemme työntekijöiden kohtaamista haasteista. Keskustelimme myös suoraan niiden matkustajien kanssa, jotka varasivat matkoja eniten verkon ulkopuolella, jotta pystyimme ymmärtämään, kuinka voisimme parhaiten tukea heitä. Lisäksi kykenin osoittamaan tiimillemme millaisia säästöjä pystyimme saavuttamaan, kun matkat varattiin verkossa sen sijaan, että ne olisi varattu verkon ulkopuolella virkailijan kautta", hän selittää.

Vain kuuden kuukauden kuluttua 79 % WAGNER Groupin työntekijöistä teki varaukset verkon kautta ja vuoden kuluttua luku oli lähes 88 %.

Matkustusohjelman uudistaminen painotti myös yhden liikematkustukseen keskittyvän sisäisen yhteyshenkilön tärkeyttä. Aikaisemmin matkanhallintatehtävät oli jaettu muutaman työntekijän kesken, mutta yrityksessä ei ollut tehtävään erikoistunutta asiantuntijaa. Vuoden 2020 alussa, ennen COVID-19-pandemiaa, Franziska Marschall nimitettiin Travel Management Specialistiksi. "Se oli paras tekemämme päätös", toteaa Carina Hertkorn. "Muiden keskisuurten yritysten, joilla ei ole täysimääräistä matkanhallintatiimiä, tulisi harkita samaa – on todella tärkeää, että matkustajilla on yksi yhteyshenkilö, etenkin tämän pandemian kaltaisissa kriisitilanteissa."

Liikematkailijoiden paikantaminen kriisitilanteissa Egencian teknologian avulla

Koska suurin osa työntekijöistä alkoi käyttää verkkopohjaisia sovelluksia niin nopeasti, yritys pystyi paikantamaan matkustajat helpommin ja optimoimaan riskien hallinnan. Vaikka yhdenkään yrityksen ei ollut helppoa hallita liikematkustusta pandemian puhjettua, työntekijöiden saaminen Egencian alustalle tarkoitti sitä, että WAGNERilla oli melkein välitön pääsy matkustajien sijaintiin liittyviin tietoihin.

"Kuulimme pandemiasta nopeasti, koska meillä on tytäryhtiö Kiinassa", Franziska Marschall kertoo. "Asiat alkoivat muuttua nopeasti, kun uusia maita julistettiin vaarallisiksi."

Työntekijöiden turvallisuuden takaamiseksi yksi ensimmäisistä tehtävistä vastauksena leviävään pandemiaan oli matkustajien paikantaminen. Franziska Marschall sanoo: "Matkustajan seurantapalvelun avulla meillä oli ajantasaista tietoa matkustajien sijainneista ja selkeä näkymä tulevista ja peruutetuista matkoista. Sitä mukaa, kun uusia maita luokiteltiin riskialttiiksi, pystyimme nopeasti paikantamaan matkustajat ja auttamaan heitä palaamaan Saksaan."

Toinen olennainen osa pandemian ensimmäisten kuukausien hallintaa oli selkeän ja johdonmukaisen viestinnän ylläpitäminen Egencian, WAGNERin ja näiden työntekijöiden välillä. Egencia lähetti matkavastaaville jokapäiväisiä päivityssähköposteja, joissa oli tietoja matkustamiseen vaikuttavista tapahtumista, kuten rajojen sulkeutumisista, vakavista globaaleista sääilmiöistä, pandemian vaikutuksista matkailualan ja tärkeimmistä seurattavista asioista. Christiana Lang auttoi myös luomaan matkustusohjeita ja -viestejä varaustyökaluun, jotta matkailijat pystyivät varaamaan vain päivitettyjen ohjeiden mukaisia matkoja ilman erillistä hyväksyntää.

Egencia auttaa J. Wagneria palaamaan tien päälle

Kuten kaikki muutkin säännöllisestä liikematkustuksesta riippuvaiset yritykset, WAGNER Group keskittyy nyt toimintansa normalisoimiseen. Carina Hertkorn selittää: "Myyntirakenteemme on melko monitasoinen – useiden ihmisten on työskenneltävä asiakkaidemme kanssa henkilökohtaisesti sekä kansainvälisesti että kotimaassa. Ilman liikematkoja on paljon vaikeampaa löytää uusia asiakkaita, emmekä voi korjata tai asentaa koneita nykyisille asiakkaillemme. Meidän on matkustettava voidaksemme pitää yllä asiakassuhteitamme." Ja koska matkustaminen on kriittisen tärkeää yrityksen liiketoiminnalle, Egencia ja WAGNER tekevät yhteistyötä saadakseen matkustajat takaisin tien päälle.

Voidakseen tukea asiakkaitaan tehokkaasti tämän ennennäkemättömän kriisin aikana Egencian on täytynyt luoda luovia ratkaisuja ja tarjota entistäkin parempaa palvelua. "Yksi hyödyllisimmistä toiminnoista, joita Egencia on meille järjestänyt, on kuuden alueellisen yrityksen edustajien välinen tapaaminen", selittää Franziska Marschall. "Olen päässyt keskustelemaan muiden samanlaisessa asemassa olevien yritysten edustajien kanssa, ja jaamme parhaita käytäntöjä liikematkojen hallinnassa juuri nyt. Myös Account Managerimme osallistuu näihin kokouksiin voidakseen vastata kysymyksiimme ja keskustellakseen kanssamme uusista turvallisuusominaisuuksista ja työkaluista." Hän lisää: "Odotan innolla näiden tapaamisten jatkumista, vaikka liikematkustus palaisikin ennalleen – on todella tärkeää saada ulkopuolista tukea."

Tällä hetkellä yritys on aloittamassa liikematkustusta uudelleen Saksassa ja muutamissa lähimaissa. "Yrityksemme sijaitsee Etelä-Saksassa, joten voimme matkustaa autolla joidenkin asiakkaiden luokse Ranskaan ja Italiaan", Franziska Marschall selittää. "Olemme toimittaneet jokaiselle työntekijällemme henkilönsuojauspaketin, joten heillä on tarvitsemansa varusteet, kuten maskit ja hanskat, jotta he voivat matkustaa turvallisesti. Teemme päätöksiä Egencian matkavastaaville lähettämien jokapäiväisten sähköpostipäivitysten sekä tietysti Saksan hallituksen pandemiaa valvovan laitoksen Robert Koch -instituutin tiedotusten perusteella."

Vaikka epävarmuus tulee jatkumaan ja edessämme on paljon työtä, WAGNERin tiimi suhtautuu tulevaisuuden liikematkustukseen ja yhteistyöhönsä Egencian kanssa positiivisesti. Sekä Account Managerilta saatu tuki että innovatiivinen teknologia, joka asettaa turvallisuuden etusijalle, antavat tiimille luottamusta. Carina Hertkorn kertoo: "Olemme tehneet paljon töitä tilanteen hallitsemiseksi, ja viestintä Egencian tiimin kanssa on ollut meille valtava etu. Emme olisi voineet hallita pandemiaa tällä tasolla ilman Egencian kumppanuutta."