Egencian tietosuojakäytäntö

Tietosuojalausunto

Päivitetty viimeksi: [13.06.2022]

Me Egencialla (jäljempänä ”Egencia”, ”me”) ymmärrämme, että matkan varaaminen verkosta on sinun taholtasi merkittävä luottamuksen osoitus. Otamme tämän luottamuksen erittäin vakavasti, ja pidämme sinun tai yrityksesi meille antamien henkilötietojesi (kuten nimesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi tai maksutietojesi) turvallisuutta ja luottamuksellisuutta ensisijaisen tärkeinä.

Tämä tietosuojalausunto esittää tietoturvamenettelymme seuraavasti:

• Liikematkustusohjelma – yleiskuvaus
• Mitä tietoja keräämme sinulta
• Miten käytämme tietojasi
• Tietojen luovuttaminen
• Tietojesi keräämiseen ja käyttämiseen liittyvät oikeutesi
• Egencian matkapuhelin- ja taulutietokonesovellusten (jäljempänä ”mobiilisovellukset”) käyttö
• Kuinka suojelemme tietojasi
• Kuinka voit tarkastella tietojasi
• Ulkopuoliset verkkosivustot
• Mihin tietosi on tallennettu
• Tietojen säilyttäminen
• Muutokset tähän tietosuojalausuntoon
• Kuinka voit ottaa meihin yhteyttä

Kun varaat matkan Egencian kautta, me teemme tiettyjä päätöksiä siitä, kuinka ja miksi käsittelemme henkilötietojasi matkavarauksesi täyttämiseksi. Siksi meillä on vastuu suojella henkilötietojasi koko matkavarausprosessin ajan.

Siksi tässä tietosuojalausunnossa esitellään Egencian henkilötietojen hallinnointia koskevat käytännöt ja kuvaillaan Egencian hallussa olevien henkilötietojen tyypit, henkilötietojen hallussapidon tarkoitukset sekä keinot, joilla Egencia kerää, pitää hallussaan, käyttää ja luovuttaa kyseisiä henkilötietoja.

LIIKEMATKUSTUSOHJELMA − YLEISKUVAUS

Liikematkatarpeiden hallinnoimiseksi yrityksesi on liittynyt Egencian liikematkaohjelmaan (jäljempänä ”ohjelma”). Tämän ohjelman myötä yrityksesi voi nimittää matkavastaavan eli Travel Managerin (jäljempänä ”Travel Manager”) järjestämään ja hallinnoimaan yrityksesi matkatarpeita. Yrityksesi Travel Manager voi myös nimittää yhden tai useamman matkanvaraajan (jäljempänä ”matkanvaraaja” tai ”matkapäällikkö”) varaamaan ja järjestämään matkoja yksittäisille työntekijöille (jäljempänä ”matkustajat”) sekä organisaation asianmukaiseksi katsomille ulkopuolisille henkilöille (jäljempänä ”vierasmatkustajat”).

• Matkustajien tekemiä varauksia koskevat säännöt

Jos matkustajat haluavat varata ja järjestää omat matkansa, heidän on ensin rekisteröidyttävä ohjelman jäseniksi tai heillä on oltava Egencian henkilökunnan luoma käyttäjäprofiili järjestelmässämme. Mikäli matkustajat eivät rekisteröidy ohjelman jäseniksi, heidän on annettava Travel Managerin, matkanvaraajan tai matkapäällikön tehdä varaus puolestaan. Jos olet matkustaja, tämä tietosuojalausunto koskee sitä, kuinka keräämme ja käytämme henkilötietojasi riippumatta siitä, teetkö matkajärjestelysi itse tai yrityksesi Travel Managerin, matkanvaraajan tai matkapäällikön kautta. Näin ollen, ellemme toisin ilmaise, kun viittaamme tässä tietosuojalausunnossa sinuun termillä ”sinä”, viittaamme sinuun matkustajana, teitpä matkajärjestelysi itse tai Travel Managerin, matkanvaraajan tai matkapäällikön kautta.

• Travel Managerit, matkanvaraajat ja matkapäälliköt

Vaikka tämä tietosuojalausunto on suunnattu ensisijaisesti matkustajille ja vierasmatkustajille, sitä sovelletaan myös Travel Managereihin, matkanvaraajiin ja matkapäälliköihin.

Kaikki Travel Managerin, matkanvaraajan tai matkapäällikön ohjelman välityksellä meille itsestään ilmoittamia henkilötietoja hallinnoidaan tämän tietosuojalausunnon mukaisella tavalla. Egencia kuitenkin pidättää oikeuden ottaa yhteyttä Travel Managereihin, matkanvaraajiin ja matkapäälliköihin heidän yrityksensä liikematkasopimuksen mukaisesti (esim. pyytääkseen palautetta ohjelmasta, keskustellakseen yrityssuhteista tai tiedottaakseen uusista tai päivitetyistä palveluista). Yhteydenotto voi tapahtua puhelimen, sähköpostin, tekstiviestin tai postin välityksellä.

Tehdessään matkajärjestelyt kenen tahansa matkustajan tai vierasmatkustajan puolesta Travel Managerien, matkanvaraajien ja matkapäälliköiden on hankittava tarvittava suostumus matkustajalta tai vierasmatkustajalta. Travel Managerien, matkanvaraajien ja matkapäälliköiden on myös varmistettava, että matkustaja tai vierasmatkustaja saa haltuunsa tämän tietosuojalausunnon ja tutustuu sen ehtoihin.

Huolimatta siitä, varaatko matkasi meidän kauttamme suoraan itse vai tekeekö yrityksesi Travel Manager, matkanvaraaja tai matkapäällikkö matkajärjestelysi puolestasi, valtuutetut työntekijät yrityksessäsi voivat päästä käsiksi käyttäjätunnukseesi ja jäsenprofiilisi nimeen sekä matkasuunnitelmiisi ja muihin profiilisi sisältämiin tietoihin, minkä lisäksi he voivat sallia tällaisten tietojen antamisen ulkopuoliselle osapuolelle kirjanpitoa ja muita valtuutettuja tarkoituksia varten. Yrityksesi Travel Managerilla, matkanvaraajalla tai matkapäälliköllä on myös oikeus päivittää profiiliasetuksiasi (käyttäjätunnustasi ja salasanaasi lukuun ottamatta) sekä matka-asetuksiasi antamiesi ohjeiden mukaisesti. Yrityksesi Travel Managerilla, matkanvaraajalla tai matkapäälliköllä on myös oikeus tarkastella, muuttaa tai peruuttaa mikä tahansa matkasuunnitelmasi tarpeen mukaan noudattaakseen antamiasi ohjeita tai keskinäisiä sopimuksianne.

• Tietosuojalausunnon laajuus

Tämä tietosuojalausunto antaa tietoa siitä, kuinka Egencia kerää ja käyttää tietoja. Yrityksesi periaatteet ja käytännöt saattavat erota meidän käytännöistämme, emmekä ota vastuuta yrityksesi sisällä tapahtuvasta henkilötietojesi käytöstä tai niiden luovuttamisesta emmekä myöskään yrityksesi tai sen Travel Managerin, matkanvaraajan tai matkapäällikön toimista tai laiminlyönneistä. Mikäli sinulla on kysyttävää siitä, kuinka yrityksesi tai sen Travel Manager, matkanvaraaja tai matkapäällikkö käsittelee henkilötietojasi tai tekee matkajärjestelysi puolestasi, ota yhteyttä kyseenomaiseen henkilöön tai tarkista yrityksesi oma tietosuojalausunto.

MITÄ TIETOJA KERÄÄMME SINULTA

Egencian sivuston käyttö edellyttää, että sinut on todennettu ja että olet kirjautunut sisään jäsenenä. Yleisesti ottaen Egencia kerää ja säilyttää kaikki Egencialle antamasi tiedot, joihin kuuluvat rajoituksetta kaikki henkilötietosi, jotka annat meille nimenomaisesti ja vapaaehtoisesti millä tahansa keinoin. Näihin sisältyvät tiedot, joiden avulla sinut voidaan tunnistaa (jäljempänä ”henkilötiedot”), kuten etunimi, sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite, passin tiedot tai muun matkustusasiakirjan tiedot (henkilökortti, ajokortti), henkilökohtainen osoite, sisäänkirjautumistiedot ja laskutustiedot (kuten luottokortin numero, kortinhaltijan nimi ja viimeinen voimassaoloaika). Saatamme myös pyytää matkamieltymyksiäsi koskevia tietoja, joihin kuuluvat ateriapyynnöt, istuinpaikkavalinnat, lentoyhtiöiden/hotellien/autovuokraamojen kanta-asiakasohjelmien tiedot ja matkalippuvaihtoehdot. Yrityksesi Travel Manager, matkanvaraaja tai matkapäällikkö voi antaa myös muita henkilötietojasi, kuten työntekijänumerosi.

Tilanteet, joissa Egencia kerää henkilötietoja, ovat rajoituksetta seuraavia:

• Kun sinusta tulee Egencian jäsen
• Kun täytät matkustajaprofiilisi
• Kun varaat matkan
• Kun käytät matkanvaraajapalvelua
• Kun osallistut kyselyyn
• Kun otat meihin yhteyttä

Kun käytät sivustoamme, mobiilisovellustamme tai niihin liittyviä työkaluja tai palveluita, saatamme kerätä sinulta seuraavanlaisia henkilötietoja tarpeen mukaan:

Matkustajan tiedot: Egencia kerää matkustajan etunimen, sukunimen, syntymäajan, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen ja muut matkavarauksen tekemiseen tarvittavat henkilötiedot, kuten passin tiedot tai muun matkustusasiakirjan tiedot (henkilökortti, ajokortti), henkilökohtainen osoite, sisäänkirjautumistiedot ja laskutustiedot, kun Egencian kautta tehdään matkavaraus. Lisäksi saatamme kerätä tietoa kunkin matkustajan matkamieltymyksistä, kuten ateriatoiveista, istuinpaikkavalinnoista, lentoyhtiöiden/hotellien/autovuokraamojen kanta-asiakasohjelmien tiedoista ja matkalippuvaihtoehdoista.

Vierasmatkustajatiedot: Kun teet varauksen jollekin toiselle henkilölle tämän verkkosivuston kautta, saatamme pyytää myös kyseisen henkilön henkilötietoja ja matkamieltymyksiä. Sinun on saatava muiden matkustavien henkilöiden suostumus tietojen luovuttamiselle ja varmistettava, että kyseiset henkilöt tutustuvat tähän tietosuojalausuntoon ennen henkilötietojensa ja matkamieltymystensä luovuttamista. Heidän tietojensa tarkastelu ja muuttaminen on mahdollista ainoastaan sinun käyttäjätilisi kautta. Keräämme, käytämme ja luovutamme kyseisen henkilön henkilötietoja ainoastaan varauksen tekoa varten.

Automaattiset tiedot: Keräämme automaattisesti joitain tietoja tietokoneeltasi, kun vierailet tällä verkkosivustolla. Keräämme esimerkiksi tiedot IP-osoitteestasi, selainohjelmistostasi (kuten Firefox, Safari tai Internet Explorer) ja viittaussivusta. Saatamme myös kerätä tietoa verkkotoiminnastasi, kuten tarkastelemistasi matkoista ja tekemistäsi varauksista. Näiden tietojen keräämisen tarkoituksena on helpottaa käyttäjäkokemuksesi muokkaamista tarpeisiisi sopivaksi sekä petosten jäljittämistä ja ehkäisemistä. Lisätietoja löydät evästelausunnostamme.

Puhelujen seuranta: Asiakaspalveluun ja asiakaspalvelusta soitettavat puhelut saatetaan nauhoittaa tai niitä saatetaan seurata laadunvarmistustarkoituksessa turvaamaan oikeuksiamme mahdollisessa riitatilanteessa sekä henkilökunnan koulutustarkoituksia varten. Puhelunauhoitteita säilytetään niin pitkään kuin se on tarpeellista tai laissa määritelty, minkä jälkeen nauhoitteet poistetaan. Kaikkia puhelun aikana sinulta saamiamme henkilötietojasi käsitellään tämän tietosuojalausunnon mukaisesti.

Muu verkkokommunikointi: Kaikki verkkosivustomme tai muun teknologian, kuten chat-toiminnon, kautta tapahtuva viestintä tallennetaan ja niitä seurataan laadunvarmistustarkoituksessa turvaamaan oikeuksiamme mahdollisessa riitatilanteessa sekä henkilökunnan kouluttamista varten. Näitä tietoja käsitellään ja ylläpidetään tämän tietosuojalausunnon mukaisesti.

Erityiset henkilötietojen kategoriat: Tietyt henkilötiedot, kuten valtion myöntämät henkilötunnukset, tai uskonnollista vakaumusta, terveyttä ja sukupuolista suuntautumista koskevat tiedot, katsotaan arkaluonteisiksi henkilötiedoiksi, ja ne edellyttävät erityistä turvausta sovellettavan lainsäädännön puitteissa. Keräämme arkaluonteisia henkilötietoja vain rajoitetuissa tapauksissa, joita ovat esimerkiksi seuraavat:

• Terveyttä koskevia tietoja saatetaan tarvita sopivan majoituksen sekä esteettömyys- tai tiloja koskevien vaatimusten tarjoamiseksi.
• Valtion myöntämiä henkilötunnuksia, kuten passin tai ajokortin numeroita, saatetaan vaatia lentojen, ajoneuvojen tai muiden matkatuotteiden varaamiseksi.
• Muut tiedot, jotka voit halutessasi ilmoittaa ja joista voi käydä ilmi uskonto, terveydentila tai muunlaiset tiedot, kuten ruokavaliotarpeet.

Tietojen antamatta jättäminen: Päästäksesi Egencian verkkosivustolle sinun on kirjauduttava sisään jäsenenä käyttäen käyttäjätunnustasi ja salasanaasi. Kun teet matkasuunnitelmia tai varauksen käyttämällä tätä verkkosivustoa, sinun on annettava vaaditut yhteys- ja laskutustiedot. Käytämme yhteystietojasi varataksemme tarvittavat palvelut, lähettääksemme sinulle vahvistustiedot, suorittaaksemme laskutuksen ja tiedottaaksemme sinua mahdollisista päivityksistä tai muutoksista matkasuunnitelmiisi. Jos et anna vaadittuja tietoja, et voi käyttää Egencian verkkosivustoa emmekä välttämättä pysty täyttämään pyyntöjäsi tai tilauksiasi.

Miten käytämme tietojasi: Egencia käyttää arkaluonteisia laskutustietoja (kuten kortinhaltijan nimeä, luottokortin numeroa ja viimeistä voimassaoloaikaa) sivustollamme tekemiesi matkavarausten loppuun saattamiseksi. Käytämme muita tietojasi seuraaviin yleisiin tarkoituksiin: rekisteröidäksemme sinut Egencian jäseneksi; tarjotaksemme sinulle pyytämäsi tuotteet ja palvelut; antaaksemme sinulle matkavahvistuksen ja -päivityksiä; lähettääksemme sinulle matkailmoituksia; antaaksemme tietoa palvelupäivityksistä ja palveluista, jotka saattavat kiinnostaa sinua; pitääksemme sinuun yhteyttä yleisesti; vastataksemme kysymyksiisi ja kommentteihisi; mitataksemme tuotteidemme kiinnostavuutta ja kehittääksemme tuotteitamme, palveluitamme ja verkkosivustoamme; parantaaksemme muilla tavoin Egencia-kokemustasi; mahdollistaaksemme kanta-asiakasetujen keräämisen osana kanta-asiakasohjelmajäsenyyksiäsi; pyytääksemme sinulta tietoja esimerkiksi kyselyiden kautta; ratkaistaksemme erimielisyyksiä, kerätäksemme maksuja tai määrittääksemme vikoja; estääksemme mahdollisia kiellettyjä tai laittomia toimia; noudattaaksemme lakisääteisiä seulontavaatimuksia; tukeaksemme käyttöehtojamme sekä muilla tavoin, jotka kuvaillaan sinulle tietojen keräämisen yhteydessä.

Käsittelyn oikeudellinen perusta: Keräämme henkilötietojasi yleensä vain silloin, (i) kun tarvitsemme henkilötietoja organisaatiosi kanssa solmittavan sopimuksen toteuttamiseksi, (ii) kun henkilötietojesi käsitteleminen on tarpeen oikeutetun etumme (tai mahdollisen ulkopuolisen osapuolen edun) vuoksi, eivätkä sinun oikeutesi syrjäytä niitä tai (iii) kun meillä on sinun suostumuksesi henkilötietojen keräämiseen. Joissain tapauksissa meillä on lakisääteinen velvoite kerätä henkilötietojasi, kuten esimerkiksi silloin, kun tarvitsemme ostotapahtumatietojasi kirjanpitoa ja verotusta koskevien lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

Jos pyydämme sinua antamaan henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi tai organisaatiosi kanssa solmitun sopimuksen toteuttamiseksi, ilmoitamme siitä selkeästi asianmukaisella hetkellä sekä kerromme, onko henkilötietojen antaminen pakollista (kerromme myös tietojen antamatta jättämisen mahdollisista seurauksista).

Jos keräämme ja käytämme henkilötietojasi oikeutetun etumme (tai ulkopuolisen osapuolen oikeutetun edun) perusteella, kyseinen etu on yleensä alustamme toiminnan mahdollistaminen ja palveluiden toimittamiseen tarvittava viestintä kanssasi, turvallisuuden varmennus ottaessasi meihin yhteyttä ja oikeutetun kaupallisen etumme varmistaminen esimerkiksi kysymyksiisi vastaamisessa, markkinointitoimenpiteissä tai laittoman toiminnan havaitsemisessa tai ehkäisemisessä. Meillä saattaa olla myös muita oikeutettuja etuja, joista ilmoitamme tarvittaessa selkeästi asianmukaisella hetkellä.

Jos pyydämme sinulta suostumustasi henkilötietojen antamiseen, teemme selväksi sen, että sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

TIETOJESI LUOVUTTAMINEN

Egencia ja sen palveluntarjoajat saattavat jakaa henkilötietosi seuraavien tahojen kanssa:

• Palveluntoimittajat, kuten hotellit, lentoyhtiöt, rautatieyhtiöt, autovuokraamot tai aktiviteetin tarjoajat, jotka toteuttavat matkavarauksesi. Kaikki ulkopuolisten palveluntarjoajien tarjoamat palvelut määritellään verkkosivustollamme tällä tavoin. Kyseiset palveluntarjoajat käsittelevät tietojasi omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Tämän vuoksi suosittelemme, että tarkistat kaikkien matkapalvelujen tarjoajien tietosuojakäytännöt ennen kuin varaat heidän tuotteitaan Egencian kautta. Huomaathan, että kyseiset palveluntarjoajat saattavat myös ottaa sinuun yhteyttä lisätietojen saamiseksi tai matkavarauksesi toteuttamiseksi.
• Ulkopuoliset palveluntarjoajat, jotka saattavat tarjota palveluja tai toimintoja puolestamme.
  Näitä palveluja ja toimintoja ovat muun muassa luottokorttimaksujen käsittely, liiketoiminta-analyysi, toimistoaikojen ulkopuolinen asiakaspalvelu, uutiskirjeiden tai kyselyjen lähettäminen sähköpostitse ja petoksentorjunta, näihin kuitenkaan rajoittumatta. Työnantajasi ohjeistuksen mukaisesti saatamme myös jakaa henkilötietojasi kyseisenkaltaisten ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa kuluseurantaa ja hyvityksiä varten. Näillä yrityksillä on pääsy kyseisten toimintojen suorittamiseksi vaadittaviin henkilötietoihin, mutta heillä ei ole oikeutta jakaa tai käyttää kyseisiä tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen. Jos haluat lisätietoja siitä, millä tavoin palveluntarjoajamme käsittelevät henkilötietojasi, ota meihin yhteyttä alla olevan kohdan ”Kuinka voit ottaa meihin yhteyttä” ohjeiden mukaisesti.
• Muut yrityksesi työntekijät, kuten Travel Manager, matkanvaraaja tai matkapäällikkö, aiemmin kohdassa ”Travel Managerit, matkanvaraajat ja matkapäälliköt” kuvatulla tavalla.
• Muut yritysperheemme jäsenet: Saatamme jakaa tiettyjä tietoja yrityskumppaniemme kanssa palveluntarjonta-, varastointi-, analytiikka- ja tiedotustarkoituksiin ja jotta me ja he voimme ylläpitää, analysoida ja parantaa palvelujamme. Siltä osin kuin yrityskumppanilla on pääsy tietoihisi tarjotakseen palveluja puolestamme, se noudattaa käytäntöjä, jotka ovat vähintään yhtä rajoittavia kuin tässä tietosuojalausunnossa kuvaillut käytännöt.

Me ja palveluntarjoajamme saatamme myös jakaa tietojasi seuraavasti:

• Kun olet nimenomaisesti pyytänyt tietojasi.
• Haasteiden, oikeuden määräysten tai muiden oikeusprosessien vaatimuksesta; omien laillisten oikeuksiemme harjoittamiseksi; puolustuksena oikeudellisiin vaateisiin tai muulla tavoin sovellettavan lain vaatimalla tai sallimalla tavalla. Tällaisissa tapauksissa pidätämme oikeuden esittää oikeudellisia vastaväitteitä tai viitata omiin oikeuksiimme tai luopua niistä.
• Kun uskomme, että on tarkoituksenmukaista tutkia, estää tai vastata laittomiin tai epäiltyihin laittomiin toimiin; suojella ja puolustaa Egencian, asiakkaidemme tai muiden oikeuksia, omaisuutta tai turvallisuutta sekä ehtojemme ja muiden sopimusten yhteydessä.
• Lainvalvontaviranomaisten ja hallitusten kanssa ympäri maailman turvallisuus-, tulli- ja maahanmuuttoasioissa. Esimerkiksi Yhdysvaltain lain mukaan Yhdysvaltain kansallisen turvallisuuden ministeriön tulli- ja rajaturvallisuusvirasto vaatii tiettyjä matka- ja varaustietoja eli matkustajarekisteri- tai PNR-tietoja Yhdysvaltoihin, Yhdysvaltojen ulkopuolelle tai Yhdysvaltojen ilmatilan kautta matkustavista henkilöistä ennen kyseistä matkaa. Saatamme luovuttaa tällaiset tiedot lentoyhtiöille tai muille matkantarjoajille, jotta he voivat välittää tiedot eteenpäin asianomaisille lainvalvontaviranomaisille ja hallituksille.
• Ehdotettuun tai toteutettuun liiketoimeen liittyvissä tapauksissa, kuten divestoinneissa, sulautumisissa, konsolidoinneissa, omaisuuden myynnissä tai epätodennäköisen konkurssin sattuessa.

KUINKA VOIT VALVOA TIETOJESI KERÄÄMISTÄ JA KÄYTTÖÄ

Voit tarkastella, lisätä, päivittää tai poistaa tietoja Oma profiili- ja Matkani-sivuilla sekä sulkea profiilisi alla kuvatulla tavalla.

Voit myös lähettää kirjallisen pyynnön nähdä ne henkilötietosi, jotka ovat meidän hallussamme. Jos teet tällaisen pyynnön, Egencialla on oikeus pyytää asianmukaista henkilöllisyyden osoitusta ennen kyseisen pyynnön toteuttamista. Voit tehdä kirjallisen pyynnön nähdä henkilötietosi ottamalla meihin yhteyttä käyttäen alla olevassa ”Kuinka voit ottaa meihin yhteyttä” -kohdassa olevia yhteystietoja. Pyrimme vastaamaan kohtuullisessa ajassa ja vähintään lain vaatiman aikataulun mukaisesti.

Tietyt maat ja alueet tarjoavat asukkailleen henkilötietoja koskevia lisäoikeuksia. Nämä lisäoikeudet vaihtelevat maittain ja alueittain, ja niihin voi sisältyä mahdollisuus:

• Pyytää kopio henkilötiedoista
• Pyytää tietoja käsittelytoimien tarkoituksesta
• Pyytää tietoa henkilötiedoistasi, jotka on myyty tai joita on jaettu liiketoimintatarkoituksessa
• Pyytää henkilötietojen poistamista
• Kieltää henkilötietojen käyttö tai niiden jakaminen
• Rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
• Kieltää henkilötietojesi myynti
• Siirtää henkilötietosi
• Pyytää tietoja petosten estämiseen käytettävästä automaattisesta päätöksenteosta sekä tällaisten päätösten tuloksista

Helpoin tapa lähettää pyyntö on tämän tietosuojalausunnon alaosassa olevan ”Kuinka voit ottaa meihin yhteyttä” -kohdan kautta. Emme syrji sinua näiden oikeuksien harjoittamisen johdosta.

Edellä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus valittaa tietosuojaviranomaiselle siitä, kuinka keräämme ja käytämme henkilötietojasi. Kehotamme sinua kuitenkin ottamaan ensin yhteyttä meihin, jotta voimme tehdä parhaamme ongelmasi selvittämiseksi. Voit lähettää pyyntösi meille ”Kuinka voit ottaa meihin yhteyttä” -kohdassa olevien tietojen avulla. Vastaamme kaikkiin pyyntöihin, joita saamme henkilöiltä, jotka haluavat käyttää tietosuojaan liittyviä henkilökohtaisia oikeuksiaan sovellettavan lainsäädännön puitteissa.

Ohjelman jäsenenä saatat saada meiltä matkauutisia ja päivityksiä koskevia yhteydenottoja. Voit keskeyttää kyseisenkaltaisten, sähköpostitse lähetettävien uutiskirjeiden tilaamisen milloin tahansa Oma profiili -sivun sähköpostiasetuksista tai kertomalla yrityksesi Travel Managerille, matkanvaraajalle tai matkapäällikölle, ettet enää halua vastaanottaa tällaisia viestejä Egencialta. Jokaisessa lähettämässämme uutiskirjeessä on myös ohjeet, kuinka voit lopettaa uutiskirjeiden tilaamisen. Huomaathan, että pidätämme oikeuden lähettää sinulle muita yhteydenottoja, kuten palveluilmoituksia, hallinnollisia viestejä ja kyselyitä, jotka koskevat joko Egencia-profiiliasi tai Egencian kautta tekemiäsi varauksia, tarjoamatta mahdollisuutta lopettaa kyseisten yhteydenottojen vastaanottaminen.

EGENCIAN MATKAPUHELIN- JA TAULUTIETOKONESOVELLUSTEN (JÄLJEMPÄNÄ ”MOBIILISOVELLUKSET”) KÄYTTÖ

Kun käytät Egencian mobiilisovellusta, keräämme ja käytämme tietoja sinusta samalla tavoin ja samoihin tarkoituksiin kuin verkkosivustollammekin. Tämän lisäksi käytämme myös eräitä muita tietoja, joita keräämme automaattisesti, kun käytät mobiilisovelluksiamme. Erityisesti:

• Keräämme tietoja käyttämäsi mobiilisovelluksen toimivuudesta. Näiden tietojen ansiosta voimme tunnistaa ne mobiilisovelluksen osa-alueet, jotka kiinnostavat asiakkaitamme, jotta voisimme jatkuvasti kehittää ja parantaa mobiilisovellustamme.
• Jos käytät mobiilisovelluksen hotellihakutoimintoa käyttäen tämänhetkistä sijaintiasi, hyödynnämme GPS- tai muuta samankaltaista teknologiaa käyttävän mobiililaitteesi senhetkisen sijaintisi tietoja näyttääksemme lähistöllä olevat majoituspaikat. Emme kerää sijaintitietoja, ellet anna suostumustasi tähän napsauttamalla tämänhetkistä sijaintiasi hakukohteena käyttävää hotellihakutoimintoa tai jos estät sijaintitietojen keräämisen puhelimesi asetuksista. Jos suostut antamaan sijaintitietosi meille sovelluksesi tai käyttämäsi laitteen asetusten kautta, saatamme käyttää ja jakaa kyseisiä sijaintitietoja tarjotaksemme sinulle paikallisia hotelli- ja matkustusvaihtoehtoja tai tarjotaksemme sinulle muita asianmukaisia tietoja tai palveluja.
• Jokainen mobiilisovellus lähettää meille myös tiedon virheestä, jos sovellus kaatuu tai jumittuu. Virheraportin ansiosta voimme selvittää virheen syyn ja parantaa mobiilisovelluksen toimivuutta tulevissa päivityksissä. Osana kyseisiä virheraportteja mobiilisovellus lähettää meille tietoa mobiililaitteen tyypistä ja versiosta, asiakastunnuksesi, virheen tapahtuma-ajan, tiedon käytetystä ominaisuudesta sekä tietoa sovelluksen tilasta virheen tapahtuma-aikaan. Emme käytä näitä tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin virheen tutkimiseen ja korjaamiseen.
• Saatamme lähettää push-ilmoituksia lennon tilaa koskevista muutoksista tai muista matkaasi koskevista tiedoista. Lisäksi saatamme käyttää push-ilmoituksia hätätilanteissa välittääksemme tärkeitä viestejä yrityksesi Travel Managerilta, matkanvaraajalta tai muulta työntekijältä. Voit hallinnoida tällaisia lupia mobiililaitteesi asetuksista.
• Jos valitset ”Ota yhteyttä virkailijaan” -kohdan ja valitset ”Soittopyyntö”-vaihtoehdon Egencian Tarvitsen apua -kohdasta, josta kyseinen ominaisuus löytyy, mobiilisovellus lähettää matkakonsultille asiakastunnuksesi, matkasuunnitelmasi tiedot ja mahdollisesti muita tietoja viimeisimmästä mobiilisovelluksen käytöstä. Tämä menettely nopeuttaa asiakaspalvelua ja helpottaa kommunikoinnin sujumista.

Voit kontrolloida tiettyjä tietoja, joita mobiilisovellus lähettää meille. Voit kytkeä sijaintitietojen keräämisen pois käytöstä milloin tahansa puhelimesi asetuksista. Vaihtoehtoisesti voit poistaa mobiilisovelluksen mobiililaitteestasi kokonaan ja käyttää palvelujamme verkkosivustomme kautta tai puhelimitse.

KUINKA SUOJELEMME TIETOJASI

Haluamme sinun tuntevan olosi turvalliseksi, kun käytät palvelujamme matkasi suunnitteluun ja varaamiseen, sillä olemme omistautuneet suojelemaan keräämiämme tietoja. Vaikka yksikään yritys ei voi taata turvallisuutta, olemme ottaneet käyttöön tarvittavia hallinnollisia, teknisiä ja fyysisiä turvatoimenpiteitä, joiden tarkoituksena on auttaa hallussamme olevien henkilötietojen suojelemisessa. Esimerkiksi pelkästään valtuutetuilla työntekijöillä on pääsy henkilötietoihin ainoastaan sallittujen liiketoimintatarkoitusten puitteissa. Lisäksi käytämme salattua yhteyttä, kun siirrämme arkaluontoisia henkilötietoja järjestelmissä sinun ja meidän välillämme, sekä palomuureja ja tunkeilijan havaitsemisjärjestelmiä, joiden tarkoitus on auttaa estämään asiattomien henkilöiden pääsy tietoihisi.

KUINKA VOIT TARKASTELLA TIETOJASI

Voit tarkastella tietojasi tällä verkkosivustolla seuraavilla alueilla:

Oma profiili
Egencian Oma Profiili -sivuilla käyttäjät voivat tarkastella ja muuttaa profiiliasetuksiaan. Sähköpostiviestiasetuksissa voit muuttaa sähköpostiosoitettasi ja hallinnoida viestintäasetuksiasi. Voit myös muokata sähköpostiasetuksiasi napsauttamalla uutiskirjeiden peruutuslinkkiä lähettämämme sähköpostiviestin alaosasta. Voit myös vaihtaa salasanasi ja ottaa käyttöön automaattisen salasanan täytön kirjautuessasi tälle sivustolle. Kun Travel Manager on kirjautuneena Egencia-tililleen, hän voi lisätä uusia käyttäjiä, päivittää käyttäjäprofiilien tilan ja poistaa olemassa olevia jäsenprofiileja; päivittää tai tehdä korjauksia profiiliisi liittyvien käyttäjien nimiin, puhelinnumeroihin, passitietoihin ja hätäyhteyshenkilöihin sekä päivittää matkamieltymyksiäsi.

Tilin sulkemispyyntö
Voit sulkea Egencia-tilisi ottamalla meihin yhteyttä alla olevilla yhteystiedoilla. Kun suljet tilisi, et voi enää kirjautua kyseiselle tilille tai päästä käsiksi sen sisältämiin tietoihin, mutta voit avata uuden tilin milloin tahansa. Lähetämme jäsenprofiilissasi ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen vahvistusviestin tilin sulkemisesta.

MATKANI

Egencian verkkosivuston Matkani-sivulla jäsenet voivat tarkastella, päivittää tai poistaa sivulle tallennettuja matkasuunnitelmia. Mikäli ilmoitat Egencialle, että henkilötietosi eivät pidä paikkaansa, ovat puutteellisia tai eivät ole ajan tasalla, ota meihin yhteyttä ”Kuinka voit ottaa meihin yhteyttä” -kohdassa olevien tietojen avulla. Egencia ryhtyy kohtuullisiin toimenpiteisiin korjatakseen, täydentääkseen tai saattaakseen henkilötiedot ajan tasalle.

ULKOPUOLISET VERKKOSIVUSTOT

Mikäli jokin osio tästä verkkosivustosta vie sinut muille verkkosivustoille, joita emme omista tai joista emme ole vastuussa, kyseiset verkkosivustot eivät kuulu tämän tietosuojalausunnon soveltamisalueeseen. Suosittelemme sinua tutustumaan kyseisten ulkopuolisten verkkosivustojen omiin tietosuojalausuntoihin sekä niiden periaatteisiin kerätä, käyttää ja luovuttaa henkilötietoja.

MIHIN TIETOSI ON TALLENNETTU

Egencia säilyttää ja käsittelee matkustajien henkilötietoja turvallisissa ympäristöissä:

• Yhdysvalloissa huipputason operaattoreiden datakeskuksissa (Arizonassa) ja Amazon Web Services -yhtiön tarjoamassa pilvipalvelussa (Yhdysvaltain länsirannikolla); ja
• Euroopan unionissa (Irlannissa) Amazon Web Services -yhtiön tarjoamassa pilvipalvelussa; .

Ei-yhdysvaltalaisten matkustajien tietojen käsittelyyn liittyen ja mahdollistaakseen palvelujensa tarjoamisen Egencian on siirrettävä henkilötietosi yhteistyökumppaneilleen ja/tai palveluntarjoajilleen Yhdysvalloissa ja mahdollisesti muissa maissa kuin asuinmaassasi. Muiden maiden tietosuojalait saattavat erota oman maasi laeista. Egencia varmistaa, että henkilötietosi suojataan tämän tietosuojalausunnon määrittämällä tavalla ja sovellettavan tietosuojalain vaatimusten mukaisesti sen mukaan, missä henkilötietojasi käsitellään. Egencia noudattaa yrityksen sisäisiä vakiolausekkeita tarpeen mukaan kattaakseen henkilötietojen siirtämisen EU:sta Yhdysvaltoihin.

Varmistamme myös, että kaikki ulkopuoliset palveluntarjoajat, joille tietoja siirretään, ovat tehneet asianmukaiset turvatoimet henkilötietojesi suojaamiseksi. Tietosuojan riittävä taso vahvistetaan (i) maan tietosuojastatuksen perusteella eli sen mukaan, onko Euroopan komissio arvioinut kyseisen maan tietosuojalainsäädännön tason riittäväksi, koska se vastaa Euroopan unionin standardeja, tai (ii) vakiosopimuslausekkeiden perusteella.

TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Emme säilytä tietojasi pidempään kuin se on tarpeellista liiketoimintatarkoitustemme tai oikeudellisten vaatimusten kannalta. Haluamme kuitenkin saattaa tietoosi, että saatamme säilyttää joitakin tietoja suljettuasi tilisi sivustollamme, sillä se saattaa olla tarpeen oikeudellisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi esimerkiksi vero- ja kirjanpitotarkoituksissa. Teemme henkilötietosi anonyymeiksi tai yhdistämme ne toisiin tietoihin, jos aiomme käyttää niitä analyyttisiin tarkoituksiin tai pitempien ajanjaksojen trendianalyyseihin.

Kriteerit, joiden perusteella määritämme tietojen säilytysajat:

• Asiakassuhteesi pituus, mukaan lukien kaikki mahdolliset tilit, joita sinulla on Egenciassa, tai äskettäiset varaukset tai muut sivustollamme tekemäsi ostotapahtumat
• Henkilötietoihisi liittyvien velvollisuuksien mahdollinen olemassaolo, esimerkiksi vaatimus, joka velvoittaa meitä pitämään kirjaa ostotapahtumistasi
• Mahdolliset voimassa olevat ja asiaankuuluvat lakisääteiset velvoitteet, jotka vaikuttavat siihen, kuinka kauan meidän tulee säilyttää henkilötietojasi, esimerkiksi sopimusvelvoitteet, käynnissä olevat oikeudenkäynnit, vanhenemissäännöt ja viranomaistutkimukset

MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJALAUSUNTOON

Egencia saattaa päivittää tätä tietosuojalausuntoa tulevaisuudessa. Ilmoitamme sinulle tähän tietosuojalausuntoon tehtävistä olennaisista muutoksista lähettämällä sinulle ilmoituksen meille antamaasi sähköpostiosoitteeseen tai lisäämällä ilmoituksen verkkosivustollemme. Tietosuojalausunnon alussa on merkintä siitä, milloin tämä tietosuojalausunto on päivitetty edellisen kerran.

NÄIN VOIT OTTAA MEIHIN YHTEYTTÄ

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojalausunnostamme tai tietoturvamenettelyistämme yleisesti, voit ottaa meihin yhteyttä:

• Lähetä meille sähköpostia Jos sinulla on kysyttävää tai valitettavaa GBT:stä ja tietoturvasta tai jos haluat harjoittaa oikeuksiasi, ota yhteyttä tietosuojavaltuutettuun täällä.
• Kirjoita meille. Osoitteemme on Global Privacy Team, American Express Global Business Travel, 5 Churchill Place, Canary Wharf, London E14 5HU, Yhdistynyt kuningaskunta.

Egencian rekisterinpitäjän tiedot:

Rekisterinpitäjä Belgiassa	Egencia Belgium SA
Rekisterinpitäjä Ranskassa	Egencia France SAS
Rekisterinpitäjä Norjassa	Egencia Norway AS
Rekisterinpitäjä Tanskassa	Egencia Denmark A/S
Rekisterinpitäjä Suomessa	Egencia Finland Oy
Rekisterinpitäjä Saksassa	Egencia GmbH
Rekisterinpitäjä Ruotsissa	Egencia Sweden AB
Rekisterinpitäjä Yhdistyneessä kuningaskunnassa	Egencia UK ltd
Rekisterinpitäjä Yhdysvalloissa sekä Aasian ja Tyynenmeren maissa (mukaan lukien Kiina)	Egencia LLC (US)

EGENCIAN VASTUUVAPAUSLAUSEKE

Egencian omistaa American Express Global Business Travel (GBT). GBT on yhteisyritys, jota American Express Company tai mikään sen tytäryhtiöistä (American Express) ei omista kokonaan. ”American Express Global Business Travel”, ”American Express” ja American Express -logo ovat American Expressin tavaramerkkejä, ja niiden käyttöön sovelletaan rajoitettua lisenssiä. ”American Express Meetings & Events” on GBT:n osasto.