Skip to main content

Egencian tietosuojakäytäntö

Tietosuojalausunto

Päivitetty viimeksi: [05.10.2021]

Me Egencialla (jäljempänä "Egencia", "me") ymmärrämme, että matkan varaaminen verkosta on sinun taholtasi merkittävä luottamuksen osoitus. Otamme tämän luottamuksen erittäin vakavasti, ja pidämme sinun tai yrityksesi meille antamien henkilökohtaisten tietojesi (kuten nimesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi tai maksutietojesi) turvallisuutta ja luottamuksellisuutta ensisijaisen tärkeinä.

Tämä tietosuojalausunto esittää tietoturvamenettelymme seuraavasti:

Kun varaat matkan Egencian kautta, meidän on tehtävä tiettyjä päätöksiä siitä, kuinka ja miksi käsittelemme henkilökohtaisia tietojasi matkavarauksesi täyttämiseksi. Siksi meillä on vastuu suojella henkilökohtaisia tietojasi koko matkavarausprosessin ajan.

Tämän takia selvitämme tässä tietosuojalausunnossa, jossa esitellään Egencian henkilökohtaisten tietojen hallintaa koskevat käytännöt ja kuvaillaan Egencian hallussa olevien henkilökohtaisten tietojen tyypit, henkilökohtaisten tietojen hallussapidon tarkoitukset sekä keinot, joilla Egencia kerää, pitää hallussaan, käyttää ja luovuttaa kyseisiä tietoja.

LIIKEMATKUSTUSOHJELMA − YLEISKUVAUS

Liikematkatarpeiden hallitsemiseksi yrityksesi on liittynyt Egencian liikematkaohjelmaan. Tämän ohjelman myötä yrityksesi voi nimittää matka-asioista vastaavan, eli Travel Managerin (jäljempänä "Travel Manager") järjestämään ja hallitsemaan yrityksesi matkatarpeita. Yrityksesi Travel Manager voi myös nimittää yhden tai useamman matkanvaraajan (jäljempänä "matkanvaraaja" tai "matkapäällikkö") varaamaan ja järjestämään matkoja yksittäisille työntekijöille (jäljempänä "matkustajat") sekä yrityksen asianmukaiseksi katsomille ulkopuolisille henkilöille (jäljempänä "vierasmatkustajat").

  • Matkustajien tekemiä varauksia koskevat säännöt

Jos matkustajat haluavat varata ja järjestää omat matkansa, heidän on ensin rekisteröidyttävä Egencian jäseniksi tai heillä on oltava Egencian henkilökunnan luoma käyttäjäprofiili järjestelmässämme. Mikäli matkustajat eivät rekisteröidy Egencian jäseniksi, heidän on annettava tai Travel Managerin, matkanvaraajan tai matkapäällikön tehdä varaus puolestaan. Jos olet matkustaja, tämä tietosuojalausunto koskee sitä, kuinka keräämme ja käytämme henkilökohtaisia tietojasi riippumatta siitä, teetkö matkajärjestelysi itse tai yrityksesi Travel Managerin, matkanvaraajan tai matkapäällikön kautta. Näin ollen, ellemme toisin ilmaise, kun viittaamme tässä tietosuojalausunnossa sinuun termillä "sinä", viittaamme sinuun matkustajana, teitpä matkajärjestelysi itse tai Travel Managerin, matkanvaraajan tai matkapäällikön kautta.

  • Travel Managerit, matkanvaraajat ja matkapäälliköt

Vaikka tämä tietosuojalausunto on suunnattu ensisijaisesti matkustajille ja vierasmatkustajille, sitä sovelletaan myös Travel Managereihin, matkanvaraajiin ja matkapäälliköihin.

Kaikki Travel Managerin, matkanvaraajan tai matkapäällikön liikematkaohjelman välityksellä meille itsestään ilmoittamia henkilökohtaisia tietoja hallinnoidaan tämän tietosuojalausunnon mukaisella tavalla. Egencia kuitenkin pidättää oikeuden ottaa yhteyttä Travel Managereihin, matkanvaraajiin ja matkapäälliköihin heidän yrityksensä liikematkasopimuksen mukaisesti (esim. pyytääkseen palautetta ohjelmasta, keskustellakseen yrityssuhteista tai tiedottaakseen uusista tai päivitetyistä palveluista). Yhteydenotto voi tapahtua puhelimen, sähköpostin, tekstiviestin tai postin välityksellä.

Tehdessään matkajärjestelyt kenen tahansa matkustajan tai vierasmatkustajan puolesta Travel Managerien, matkanvaraajien ja matkapäälliköiden on hankittava tarvittava suostumus matkustajalta tai vierasmatkustajalta. Travel Managerien, matkanvaraajien ja matkapäälliköiden on myös varmistettava, että matkustaja tai vierasmatkustaja saa haltuunsa tämän tietosuojalausunnon ja tutustuu sen ehtoihin.

Huolimatta siitä, varaatko matkasi meidän kauttamme suoraan itse vai tekeekö yrityksesi Travel Manager, matkanvaraaja tai matkapäällikkö matkajärjestelysi puolestasi, valtuutetut työntekijät yrityksessäsi voivat päästä käsiksi käyttäjätunnukseesi ja jäsentilisi nimeen sekä matkasuunnitelmiisi ja muihin käyttäjätilisi sisältämiin tietoihin, minkä lisäksi he voivat sallia tällaisten tietojen antamisen ulkopuoliselle osapuolelle kirjanpitoa ja muita valtuutettuja tarkoituksia varten. Yrityksesi Travel Managerilla, matkanvaraajalla tai matkapäälliköllä on myös oikeus päivittää profiiliasetuksiasi (käyttäjätunnustasi ja salasanaasi lukuun ottamatta) sekä matka-asetuksiasi antamiesi ohjeiden mukaisesti. Yrityksesi Travel Managerilla, matkanvaraajalla tai matkapäälliköllä on myös oikeus tarkastella, muuttaa tai peruuttaa mikä tahansa matkasuunnitelmasi tarpeen mukaan noudattaakseen antamiasi ohjeita tai keskinäisiä sopimuksianne.

  • Tietosuojalausunnon laajuus

Tämä tietosuojalausunto antaa tietoa siitä, kuinka Egencia kerää ja käyttää tietoja. Yrityksesi periaatteet ja käytännöt saattavat erota meidän käytännöistämme, emmekä ota vastuuta yrityksesi sisällä tapahtuvasta henkilökohtaisten tietojesi käytöstä tai niiden luovuttamisesta, emmekä myöskään yrityksesi tai sen matka-asioista vastaavan, matkanvaraajan tai matkapäällikön toimista tai laiminlyönneistä. Mikäli sinulla on kysyttävää siitä, kuinka yrityksesi tai sen Travel Manager, matkanvaraaja tai matkapäällikkö käsittelee henkilökohtaisia tietojasi tai tekee matkajärjestelysi puolestasi, ota yhteyttä kyseenomaiseen henkilöön tai tarkista yrityksesi oma tietosuojalausunto.

MITÄ TIETOJA KERÄÄMME SINULTA

Egencian sivuston käyttö edellyttää, että sinut on todennettu ja että olet kirjautunut sisään jäsenenä. Yleisesti ottaen Egencia kerää ja säilyttää kaikki Egencialle antamasi tiedot, joihin kuuluvat rajoituksetta kaikki henkilökohtaiset tietosi, jotka annat meille nimenomaisesti ja vapaaehtoisesti millä tahansa keinoin. Näihin sisältyvät tiedot, joiden avulla sinut voidaan tunnistaa (jäljempänä "henkilökohtaiset tiedot"), kuten etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, passin tiedot ja laskutustiedot (kuten luottokortin numero, kortinhaltijan nimi ja vanhenemispäivämäärä). Saatamme myös vaatia matkamieltymyksiäsi koskevia tietoja, joihin kuuluvat ateriapyynnöt, istuinpaikkavalinnat, lentoyhtiöiden/hotellien/autonvuokrausyritysten kanta-asiakasohjelmien tiedot ja matkalippuvaihtoehdot. Yrityksesi Travel Manager, matkanvaraaja tai matkapäällikkö voi antaa meille myös muita henkilökohtaisia tietojasi, kuten työntekijänumerosi.

Tilanteet, joissa Egencia kerää henkilökohtaisia tietoja ovat rajoituksetta seuraavia:

  • Kun sinusta tulee Egencian jäsen
  • Kun täytät matkustajaprofiilisi
  • Kun varaat matkan
  • Kun käytät matkanvaraajapalvelua
  • Kun osallistut kyselyyn
  • Kun otat meihin yhteyttä

Kun käytät sivustoamme, sovellustamme tai niihin liittyviä työkaluja tai palveluitamme, saatamme kerätä sinulta seuraavanlaisia henkilökohtaisia tietoja tarpeen mukaan:

Matkustajatiedot: Kun matkavaraus tehdään Egencian kautta, Egencia kerää matkustajan koko nimen, yhteystiedot ja muut henkilökohtaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä matkan varaamiseksi, kuten passin numeron ja laskutustiedot. Lisäksi saatamme kerätä tietoa kunkin matkustajan matkamieltymyksistä, kuten ateriatoiveista, istuinpaikkavalinnoista, lentoyhtiöiden/hotellien/autonvuokrausyritysten kanta-asiakasohjelmien tiedoista ja matkalippuvaihtoehdoista.

Vierasmatkustajatiedot: Kun teet varauksen jollekin toiselle henkilölle tämän sivuston kautta, saatamme pyytää myös kyseisen henkilön henkilökohtaisia tietoja ja matkamieltymyksiä. Sinun on saatava muiden matkustavien henkilöiden suostumus tietojen luovuttamiselle ja varmistettava, että kyseiset henkilöt tutustuvat tähän tietosuojalausuntoon ennen henkilökohtaisten tietojensa ja matkamieltymystensä luovuttamista, sillä heidän tietojensa tarkastelu ja muuttaminen on mahdollista ainoastaan sinun käyttäjätilisi kautta. Keräämme, käytämme ja luovutamme kyseisen henkilön henkilökohtaisia tietoja ainoastaan varauksen tekoa varten.

Automaattiset tiedot: Keräämme automaattisesti joitain tietoja tietokoneeltasi, kun vierailet tällä sivustolla. Keräämme esimerkiksi tiedot IP-osoitteestasi, selainohjelmistostasi (kuten Firefox, Safari tai Internet Explorer) ja viittaussivusta. Saatamme myös kerätä tietoa verkkotoiminnastasi, kuten tarkastelemistasi matkoista ja tekemistäsi varauksista. Näiden automaattisten tietojen keräämisen tarkoituksena on helpottaa käyttäjäkokemuksesi muokkaamista tarpeisiisi sopivaksi sekä petosten jäljittämistä ja ehkäisemistä. Lisätietoja löydät evästelausunnostamme.

Puhelujen seuranta: Asiakaspalveluun ja asiakaspalvelusta soitettavat puhelut saatetaan nauhoittaa tai niitä saatetaan seurata laadunseurantaa ja henkilökunnan koulutustarkoituksia varten. Puhelunauhoitteita säilytetään niin pitkään, kuin se on tarpeellista tai laissa määritelty, minkä jälkeen nauhoitteet poistetaan. Kaikkia puhelun aikana sinulta saamiamme henkilökohtaisia tietojasi käsitellään tämän tietosuojalausunnon mukaisesti.

Muu verkkokommunikointi: Kaikki verkkosivustomme tai muun teknologian, kuten chat-toiminnon, kautta tapahtuva viestintä tallennetaan ja niitä seurataan laadunvarmistustarkoituksessa turvaamaan oikeuksiamme mahdollisessa riitatilanteessa sekä henkilökunnan kouluttamista varten. Näitä tietoja käsitellään ja ylläpidetään tämän tietosuojalausunnon mukaisesti.

Erityiset henkilökohtaisten tietojen kategoriat: Tietyt henkilökohtaiset tiedot, kuten valtion myöntämät henkilötunnukset, sekä uskonnollista vakaumusta, terveyttä ja sukupuolista suuntautumista koskevat tiedot, katsotaan arkaluonteisiksi henkilökohtaisiksi tiedoiksi ja ne edellyttävät erityistä turvausta sovellettavan lainsäädännön puitteissa. Keräämme arkaluonteisia henkilökohtaisia tietoja vain rajoitetuissa tapauksissa, joita ovat esimerkiksi seuraavat:

  • Terveyttä koskevia tietoja saatetaan tarvita sopivan majoituksen sekä esteettömyys- tai tiloja koskevien vaatimusten tarjoamiseksi.
  • Valtion myöntämiä henkilötunnuksia, kuten passin tai ajokortin numeroita saatetaan vaatia lentojen, ajoneuvojen tai muiden matkatuotteiden varaamiseksi.
  • Muut tiedot, jotka voit halutessasi ilmoittaa ja joista voi käydä ilmi uskonto, terveydentila tai muunlaiset tiedot, kuten ruokavaliotarpeet.

Tietojen antamatta jättäminen: Päästäksesi Egencian verkkosivustolle sinun on kirjauduttava sisään jäsenenä käyttäen käyttäjätunnustasi ja salasanaasi. Kun teet matkasuunnitelmia tai varauksen käyttämällä tätä verkkosivustoa, sinun on annettava vaaditut yhteys- ja laskutustiedot. Käytämme yhteystietojasi varataksemme tarvittavat palvelut, lähettääksemme sinulle vahvistustiedot, suorittaaksemme laskutuksen ja tiedottaaksemme sinua mahdollisista päivityksistä tai muutoksista matkasuunnitelmiisi. Jos et anna vaadittuja tietoja, et voi käyttää Egencian verkkosivustoa, emmekä välttämättä pysty täyttämään pyyntöjäsi tai tilauksiasi.

Miten käytämme tietojasi: Egencia käyttää arkaluonteisia laskutustietoja (kuten kortinhaltijan nimeä, luottokortin numeroa ja vanhenemispäivämäärää) sivustollamme tekemiesi matkavarausten loppuun saattamiseksi. Käytämme muita tietojasi seuraaviin yleisiin tarkoituksiin: rekisteröidäksemme sinut Egencian jäseneksi; tarjotaksemme sinulle pyytämäsi tuotteet ja palvelut; antaaksemme sinulle matkavahvistuksen ja -päivityksiä; lähettääksemme sinulle matkailmoituksia; antaaksemme tietoa palvelupäivityksistä ja palveluista, jotka saattavat kiinnostaa sinua; pitääksemme sinuun yhteyttä yleisesti; vastataksemme kysymyksiisi ja kommentteihisi; mitataksemme tuotteidemme kiinnostavuutta ja kehittääksemme tuotteitamme, palveluitamme ja verkkosivustoamme; parantaaksemme muilla tavoin Egencia-kokemustasi; mahdollistaaksemme kanta-asiakasetujen keräämisen osana kanta-asiakasohjelmajäsenyyksiäsi; pyytääksemme sinulta tietoja esimerkiksi kyselyiden kautta; ratkaistaksemme erimielisyyksiä, kerätäksemme maksuja tai määrittääksemme vikoja; estääksemme mahdollisia kiellettyjä tai laittomia toimia; tukeaksemme käyttöehtojamme sekä muilla tavoin, jotka kuvaillaan sinulle tietojen keräämisen yhteydessä.

Käsittelyn oikeudellinen perusta: Keräämme henkilökohtaisia tietojasi yleensä vain silloin, (i) kun tarvitsemme henkilökohtaisia tietoja kanssasi solmittavan sopimuksen toteuttamiseksi, (ii) kun henkilökohtaisten tietojesi käsitteleminen on tarpeen oikeutetun etumme (tai mahdollisen ulkopuolisen osapuolen edun) vuoksi, eivätkä sinun oikeutesi syrjäytä niitä tai (iii) kun meillä on sinun suostumuksesi henkilökohtaisten tietojen keräämiseen. Joissain tapauksissa meillä on lakisääteinen velvoite kerätä henkilökohtaisia tietojasi, kuten esimerkiksi silloin, kun tarvitsemme ostotapahtumatietojasi kirjanpitoa ja verotusta koskevien lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

Jos pyydämme sinua antamaan henkilökohtaisia tietojasi lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi tai kanssasi solmitun sopimuksen toteuttamiseksi, ilmoitamme siitä selkeästi asianmukaisella hetkellä sekä kerromme, onko henkilökohtaisten tietojen antaminen pakollista (kerromme myös tietojen antamatta jättämisen mahdollisista seurauksista).

Jos keräämme ja käytämme henkilökohtaisia tietojasi oikeutetun etumme (tai ulkopuolisen osapuolen oikeutetun edun) perusteella, kyseinen etu on yleensä alustamme toiminnan mahdollistaminen ja palveluiden toimittamiseen tarvittava viestintä kanssasi, turvallisuuden varmennus ottaessasi meihin yhteyttä ja oikeutetun kaupallisen etumme varmistaminen esimerkiksi kysymyksiisi vastaamisessa, markkinointitoimenpiteissä tai laittoman toiminnan havaitsemisessa tai ehkäisemisessä. Meillä saattaa olla myös muita oikeutettuja etuja, joista ilmoitamme tarvittaessa selkeästi asianmukaisella hetkellä.

TIETOJESI LUOVUTTAMINEN

Egencia ja sen palveluntarjoajat saattavat jakaa henkilökohtaiset tietosi seuraavien tahojen kanssa:

  • Palveluntoimittajat, kuten hotellit, lentoyhtiöt, rautatieyhtiöt, autonvuokrausyhtiöt tai aktiviteetin tarjoajat, jotka toteuttavat matkavarauksesi. Kaikki ulkopuolisten palveluntoimittajien tarjoamat palvelut määritellään sivustollamme tällä tavoin. Kyseiset palveluntoimittajat käsittelevät tietojasi omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Tämän vuoksi suosittelemme, että tarkistat kaikkien matkapalvelujen toimittajien tietosuojakäytännöt ennen kuin varaat heidän tuotteitaan Egencian kautta. Huomaathan, että kyseiset palveluntoimittajat saattavat myös ottaa sinuun yhteyttä, mikäli heidän on tarpeen saada sinulta lisätietoja tai helpottaakseen matkavarauksesi toteutumista.
  • Ulkopuoliset palveluntarjoajat, jotka saattavat tarjota palveluja tai toimintoja puolestamme. Näitä palveluja ja toimintoja ovat muun muassa luottokorttimaksujen käsittely, liiketoiminta-analyysi, toimistoaikojen ulkopuolinen asiakaspalvelu, uutiskirjeiden tai kyselyjen lähettäminen sähköpostilla ja petoksentorjunta, näihin kuitenkaan rajoittumatta. Työnantajasi ohjeistuksen mukaisesti saatamme myös jakaa henkilökohtaisia tietojasi kyseisenkaltaisten ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa kuluseurantaa ja hyvityksiä varten. Näillä yrityksillä on pääsy kyseisten toimintojen suorittamiseksi vaadittaviin henkilökohtaisiin tietoihin, mutta heillä ei ole oikeutta jakaa tai käyttää kyseisiä tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen. Jos haluat lisätietoja siitä, millä tavoin palveluntarjoajamme käsittelevät henkilökohtaisia tietojasi, ota meihin yhteyttä alla olevan "Kuinka voit ottaa meihin yhteyttä" -kohdan ohjeiden mukaisesti.
  • Muut yrityksesi työntekijät, kuten Travel Manager, matkanvaraaja tai matkapäällikkö aiemmin kohdassa "Travel Managerit, matkanvaraajat ja matkapäälliköt" kuvatulla tavalla.
  • Muut yritysperheemme jäsenet: Saatamme jakaa tiettyjä tietoja yrityskumppaniemme kanssa palveluntarjonta-, varastointi-, analytiikka- ja tiedotustarkoituksiin. Siltä osin kuin yrityskumppanilla on pääsy tietoihisi tarjotakseen palveluja puolestamme, se noudattaa käytäntöjä, jotka ovat vähintään yhtä rajoittavia kuin tässä tietosuojalausunnossa kuvaillut käytännöt.

Me ja palveluntarjoajamme saattavat myös jakaa tietojasi seuraavasti:

  • Kun olet nimenomaisesti pyytänyt tietojasi.
  • Haasteiden, oikeuden määräysten tai muiden oikeusprosessien vaatimuksesta; omien laillisten oikeuksiemme harjoittamiseksi; puolustuksena oikeudellisiin vaateisiin tai muulla tavoin sovellettavan lain vaatimalla tai sallimalla tavalla. Tällaisissa tapauksissa pidätämme oikeuden esittää oikeudellisia vastaväitteitä tai viitata omiin oikeuksiimme tai luopua niistä.
  • Kun uskomme, että on tarkoituksenmukaista tutkia, estää tai vastata laittomiin tai epäiltyihin laittomiin toimiin; suojella ja puolustaa Egencian, asiakkaidemme tai muiden oikeuksia, omaisuutta tai turvallisuutta sekä ehtojemme ja muiden sopimusten yhteydessä.
  • Lainvalvontaviranomaisten ja hallitusten kanssa ympäri maailman turvallisuus-, tulli- ja maahanmuuttoasioissa. Esimerkiksi Yhdysvaltain lain mukaan Yhdysvaltain kansallisen turvallisuuden ministeriön tulli- ja rajaturvallisuusvirasto vaatii tiettyjä matka- ja varaustietoja, eli matkustajarekisteri- tai PNR-tietoja, Yhdysvaltoihin, Yhdysvaltojen ulkopuolelle tai Yhdysvaltojen ilmatilan kautta matkustavista henkilöistä ennen kyseistä matkaa. Saatamme luovuttaa tällaiset tiedot lentoyhtiöille tai muille matkantarjoajille, jotta he voivat välittää tiedot eteenpäin asianomaisille lainvalvontaviranomaisille ja hallituksille.
  • Ehdotettuun tai toteutettuun liiketoimeen liittyvissä tapauksissa, kuten divestoinneissa, sulautumisissa, konsolidoinneissa, omaisuuden myynnissä tai epätodennäköisemmän konkurssin sattuessa.

KUINKA VOIT VALVOA TIETOJESI KERÄÄMISTÄ JA KÄYTTÖÄ

Voit tarkastella, lisätä, päivittää tai poistaa tietoja Oma profiili- ja Matkani-sivuilla sekä sulkea tilisi alla kuvatulla tavalla.

Voit myös lähettää kirjallisen pyynnön päästä käsiksi niihin henkilökohtaisiin tietoihisi, jotka ovat meidän hallussamme. Jos teet tällaisen pyynnön, Egencialla on oikeus pyytää asianmukaista henkilöllisyyden osoitusta ennen kyseisen pyynnön toteuttamista. Voit tehdä kirjallisen pyynnön päästä käsiksi henkilökohtaisiin tietoihisi ottamalla meihin yhteyttä käyttämällä alla olevassa "Kuinka voit ottaa meihin yhteyttä" -kohdassa olevia yhteystietoja. Pyrimme vastaamaan kohtuullisessa ajassa ja vähintään lain vaatiman aikataulun mukaisesti.

Tietyt maat ja alueet tarjoavat asukkailleen henkilökohtaisia tietoja koskevia lisäoikeuksia. Nämä lisäoikeudet vaihtelevat maittain ja alueittain, ja niihin voi sisältyä mahdollisuus:

  • Pyytää kopio henkilökohtaisista tiedoista
  • Pyytää tietoja käsittelytoimien tarkoituksesta
  • Pyytää henkilökohtaisten tietojen poistamista
  • Kieltää henkilökohtaisten tietojen käyttö tai niiden jakaminen
  • Rajoittaa henkilökohtaisten tietojen käsittelyä
  • Kieltää henkilökohtaisten tietojesi myynti
  • Siirtää henkilökohtaiset tietosi
  • Pyytää tietoja petosten estämiseen käytettävästä automaattisesta päätöksenteosta sekä tällaisten päätösten tuloksista

Helpoin tapa lähettää pyyntö on tämän tietosuojalausunnon alaosassa olevan yhteydenotto-osion kautta. Napsauta tästä saadaksesi lisätietoja siitä, mitä tietoihin liittyviä oikeuksia sinulla voi olla.

Edellä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus valittaa tietosuojaviranomaiselle siitä, kuinka keräämme ja käytämme henkilökohtaisia tietojasi. Kehotamme sinua kuitenkin ottamaan ensin yhteyttä meihin, jotta voimme tehdä parhaamme ongelmasi selvittämiseksi. Voit lähettää pyyntösi meille yhteydenotto-osiossa olevien tietojen avulla. Vastaamme kaikkiin pyyntöihin, joita saamme henkilöiltä, jotka haluavat käyttää tietosuojaan liittyviä henkilökohtaisia oikeuksiaan sovellettavan lainsäädännön puitteissa.

Egencia-ohjelman jäsenenä saatat saada meiltä matkailu-uutisia ja päivityksiä koskevia yhteydenottoja. Voit keskeyttää kyseisenkaltaisten, sähköpostilla lähetettävien uutiskirjeiden tilaamisen milloin tahansa Oma profiili -sivun sähköpostiasetuksista tai kertomalla yrityksesi Travel Managerille, matkanvaraajalle tai matkapäällikölle, ettet enää halua vastaanottaa tällaisia viestejä Egencialta. Jokaisessa lähettämässämme uutiskirjeessä on myös ohjeet, kuinka voit lopettaa uutiskirjeiden tilaamisen. Huomaathan, että pidätämme oikeuden lähettää sinulle muita yhteydenottoja, kuten palveluilmoituksia, hallinnollisia viestejä ja kyselyitä, jotka koskevat joko Egencia-tiliäsi tai Egencian kautta tekemiäsi varauksia tarjoamatta mahdollisuutta lopettaa kyseisten yhteydenottojen vastaanottaminen.

EGENCIAN MATKAPUHELIN- JA TAULUTIETOKONESOVELLUSTEN (JÄLJEMPÄNÄ "MOBIILISOVELLUKSET) KÄYTTÖ

Kun käytät Egencian mobiilisovellusta, keräämme ja käytämme tietoja sinusta samalla tavoin ja samoihin tarkoituksiin kuin verkkosivustollammekin. Tämän lisäksi käytämme myös eräitä muita tietoja, joita keräämme automaattisesti, kun käytät mobiilisovelluksiamme. Erityisesti:

  • Keräämme tietoja käyttämäsi mobiilisovelluksen toimivuudesta. Näiden tietojen ansiosta voimme tunnistaa ne mobiilisovelluksen osa-alueet, jotka kiinnostavat asiakkaitamme, jotta voisimme jatkuvasti kehittää ja parantaa mobiilisovellustamme.
  • Jos käytät mobiilisovelluksen hotellihakutoimintoa käyttäen tämänhetkistä sijaintiasi, hyödynnämme GPS- tai muuta samankaltaista teknologiaa käyttävän mobiililaitteesi senhetkisen sijaintisi tietoja näyttääksemme lähistöllä olevat majoitusliikkeet. Emme kerää sijaintitietoja, ellet anna suostumustasi tähän napsauttamalla tämänhetkistä sijaintiasi hakukohteena käyttävää hotellihakutoimintoa, tai jos estät sijaintitietojen keruun puhelimesi asetuksista. Jos suostut antamaan sijaintitietosi meille sovelluksesi tai käyttämäsi laitteen asetusten kautta, saatamme käyttää ja jakaa kyseisiä sijaintitietoja tarjotaksemme sinulle paikallisia hotelli- ja matkustusvaihtoehtoja, tai tarjotaksemme sinulle muita asianmukaisia tietoja tai palveluja.
  • Jokainen mobiilisovellus lähettää meille myös tiedon virheestä siinä tapauksessa, jos sovellus kaatuu tai jumittuu. Virheraportin ansiosta voimme selvittää virheen syyn ja parantaa mobiilisovelluksen toimivuutta tulevissa päivityksissä. Osana kyseisiä virheraportteja mobiilisovellus lähettää meille tietoa mobiililaitteen tyypistä ja versiosta, asiakastunnuksesi, virheen tapahtuma-ajan, tiedon käytetystä ominaisuudesta sekä tietoa sovelluksen tilasta virheen tapahtuma-aikaan. Emme käytä näitä tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin virheen selvittämiseen ja korjaamiseen.
  • Saatamme lähettää push-viestejä lennon tilaa koskevista muutoksista tai muista matkaasi koskevista tiedoista. Lisäksi saatamme käyttää push-viestejä hätätilanteissa välittääksemme tärkeitä viestejä yrityksesi Travel Managerilta tai muulta työntekijältä. Voit hallita tällaisia lupia mobiililaitteesi asetuksista.
  • Jos valitset "Ota yhteyttä virkailijaan" -kohdan ja valitset "Soittopyyntö"-vaihtoehdon Egencian Tarvitsen apua -kohdasta, josta kyseinen ominaisuus löytyy, mobiilisovellus lähettää matkakonsultille asiakastunnuksesi, matkasuunnitelmasi tiedot ja mahdollisesti muita tietoja viimeisimmästä mobiilisovelluksen käytöstä. Tämä menettely nopeuttaa asiakaspalvelua ja helpottaa kommunikoinnin sujumista.

Sinulla on aina mahdollisuus kontrolloida tiettyjä tietoja, joita mobiilisovellus lähettää meille. Voit kytkeä sijaintitietojen keruun pois käytöstä milloin tahansa puhelimesi asetuksista. Vaihtoehtoisesti voit poistaa mobiilisovelluksen mobiililaitteestasi kokonaan ja käyttää palvelujamme verkkosivustomme tai puhelimen kautta.

KUINKA SUOJELEMME TIETOJASI

Haluamme sinun tuntevan olosi turvalliseksi, kun käytät palvelujamme matkasi suunnitteluun ja varaamiseen, sillä olemme omistautuneet suojelemaan keräämiämme tietoja. Vaikka yksikään yritys ei voi taata turvallisuutta, olemme ottaneet käyttöön tarvittavia hallinnollisia, teknisiä ja fyysisiä turvatoimenpiteitä, joiden tarkoituksena on auttaa hallussamme olevien henkilökohtaisten tietojen suojelussa. Esimerkiksi pelkästään valtuutetuilla työntekijöillä on pääsy henkilökohtaisiin tietoihin ainoastaan sallittujen liiketoimintatarkoitusten puitteissa. Lisäksi käytämme salattua yhteyttä, kun siirrämme arkaluontoisia henkilökohtaisia tietoja järjestelmissä sinun ja meidän välillämme sekä palomuureja ja tunkeilijan havaitsemisjärjestelmiä helpottaaksemme estämään asiattomien henkilöiden pääsyn tietoihisi.

KUINKA VOIT TARKASTELLA TIETOJASI

Voit tarkastella tietojasi tällä sivustolla seuraavilla alueilla:

Oma profiili
Egencian Oma Profiili -sivuilla käyttäjät voivat tarkastella ja muuttaa tiliasetuksiaan. Sähköpostiviestiasetuksissa voit muuttaa sähköpostiosoitessasi ja hallita kommunikaatioasetuksiasi. Voit myös muokata sähköpostiasetuksiasi napsauttamalla uutiskirjeiden peruutuslinkkiä lähettämämme sähköpostiviestin alaosasta. Voit myös vaihtaa salasanasi ja ottaa käyttöön automaattisen salasanan täytön kirjautuessasi tälle sivustolle. Kun Travel Manager on kirjautuneena Egencia-tililleen, hän voi lisätä uusia käyttäjiä, päivittää käyttäjäprofiilien tilan ja poistaa olemassa olevia jäsenprofiileja; päivittää tai tehdä korjauksia profiiliisi liittyvien käyttäjien nimiin, puhelinnumeroihin, passitietoihin ja hätäyhteyshenkilöihin sekä päivittää matkamieltymyksiäsi.

Tilin sulkemispyyntö
Voit sulkea Egencia-tilisi ottamalla meihin yhteyttä alla olevilla yhteystiedoilla. Kun suljet tilisi, et voi enää kirjautua kyseiselle tilille tai päästä käsiksi sen sisältämiin tietoihin, mutta voit avata uuden tilin milloin tahansa. Lähetämme jäsenprofiilissasi ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen vahvistusviestin tilin sulkemisesta.

MATKANI

Egencian sivuston Matkani-sivulla jäsenet voivat tarkastella, päivittää tai poistaa sivulle tallennettuja matkasuunnitelmia. Mikäli ilmoitat Egencialle, että henkilökohtaiset tietosi eivät pidä paikkaansa, ovat puutteellisia tai eivät ole ajan tasalla, Egencia ryhtyy kohtuullisiin toimenpiteisiin korjatakseen, täydentääkseen tai saattaakseen henkilökohtaiset tiedot ajan tasalle.

ULKOPUOLISET VERKKOSIVUSTOT

Mikäli jokin osio tästä verkkosivustosta vie sinut muille sivustoille, joita emme omista tai joista emme ole vastuussa, kyseiset sivustot eivät kuulu tämän tietosuojalausunnon soveltamisalueeseen. Suosittelemme sinua tutustumaan kyseisten ulkopuolisten sivustojen omiin tietosuojalausuntoihin sekä niiden periaatteisiin kerätä, käyttää ja luovuttaa henkilökohtaisia tietoja.

MIHIN TIETOSI ON TALLENNETTU

Egencia säilyttää ja käsittelee matkustajien henkilökohtaisia tietoja turvallisissa ympäristöissä Yhdysvalloissa ja muissa maissa. Ei-yhdysvaltalaisten matkustajien tietojen käsittelyyn liittyen ja mahdollistaakseensa palvelujensa tarjoamisen Egencian on siirrettävä henkilökohtaiset tietosi yhteistyökumppaneilleen ja/tai palveluntarjoajilleen Yhdysvalloissa ja mahdollisesti muissa maissa kuin asuinmaassasi. Muiden maiden tietosuojalait saattavat erota oman maasi laeista. Egencia varmistaa, että henkilökohtaiset tietosi suojataan tämän tietosuojalausunnon määrittämällä tavalla ja sovellettavan tietosuojalain vaatimusten mukaisesti sen mukaan, missä henkilökohtaisia tietojasi käsitellään. Varmistamme myös, että kaikki ulkopuoliset palveluntarjoajat, joille tietoja siirretään, ovat tehneet asianmukaiset turvatoimet henkilökohtaisten tietojesi suojaamiseksi. Tietosuojan riittävä taso vahvistetaan (i) maan tietosuojastatuksen perusteella, eli sen mukaan, onko Euroopan komissio arvioinut kyseisen maan tietosuojalainsäädännön tason riittäväksi, koska se vastaa Euroopan unionin standardeja, tai (ii) vakiosopimuslausekkeiden perusteella.

Euroopasta tapahtuvan henkilökohtaisten tietojen siirron osalta Egencia toteuttaa nämä tiedonsiirrot tämän tietosuojalausunnon ja sovellettavien lakien mukaisesti.

PRIVACY SHIELD

Egencia on sertifioitu EU:n ja Yhdysvaltojen sekä Sveitsin ja Yhdysvaltojen välisten Privacy Shield -sopimusten puitteissa, ja se noudattaa Privacy Shield -periaatteita, jotka koskevat EU:sta, Sveitsistä ja Yhdistyneestä kuningaskunnasta peräisin oleviin henkilökohtaisiin tietoihin liittyviä ilmoituksia, valintoja, edelleenlähettämisvastuuta, tietoturvallisuutta, tietojen eheyttä ja käyttötarkoituksen rajoittamista ja käyttöoikeuksia sekä muutoksenhakua, täytäntöönpanoa ja vastuuta. Egencia jatkaa Privacy Shield -puitesopimusten ja -periaatteiden noudattamista, vaikka Euroopan unionin tuomioistuin päätti heinäkuussa 2020, että EU:n ja Yhdysvaltojen välinen Privacy Shield -puitesopimus ei ole enää riittävä suojamekanismi EU:sta peräisin olevien henkilökohtaisten tietojen siirtämiselle Yhdysvaltoihin. Lisäksi Expedia Group ylläpitää tarvittaessa ryhmän sisäisiä standardisopimuslausekkeita, jotka kattavat henkilökohtaisten tietojen siirron EU:sta Yhdysvaltoihin. Voit tutustua sertifikaatteihimme täällä. Lisätietoja Privacy Shield -periaatteista saat osoitteesta www.privacyshield.gov. Saat täältä lisätietoja siitä, kuinka noudatamme Privacy Shield -puitesopimuksia.

TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Emme säilytä tietojasi pidempään kuin se on tarpeellista liiketoimintatarkoitustemme tai oikeudellisten vaatimusten kannalta. Haluamme kuitenkin saattaa tietoosi, että saatamme säilyttää joitakin tietoja suljettuasi tilisi sivustollamme, sillä se saattaa olla tarpeen oikeudellisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi esimerkiksi vero- ja kirjanpitotarkoituksissa. Anonymisoimme henkilökohtaiset tietosi tai yhdistämme ne toisiin tietoihin, jos aiomme käyttää niitä analyyttisiin tarkoituksiin tai pitempien ajanjaksojen trendianalyyseihin.

Kriteerit, joiden perusteella määritämme tietojen säilytysajat:

  • Asiakassuhteesi pituus, mukaan lukien kaikki mahdolliset tilit, joita sinulla on Egenciassa, tai äskettäiset varaukset tai muut sivustollamme tekemäsi ostotapahtumat
  • Henkilökohtaisiin tietoihisi liittyvien velvollisuuksien mahdollinen olemassaolo, esimerkiksi vaatimus, joka velvoittaa meitä pitämään kirjaa ostotapahtumistasi
  • Mahdolliset voimassa olevat ja asiaankuuluvat lakisääteiset velvoitteet, jotka vaikuttavat siihen, kuinka kauan meidän tulee säilyttää henkilökohtaisia tietojasi, esimerkiksi sopimusvelvoitteet, käynnissä olevat oikeudenkäynnit, vanhenemissäännöt ja viranomaistutkimukset

MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJALAUSUNTOON

Egencia saattaa päivittää tätä tietosuojalausuntoa tulevaisuudessa. Ilmoitamme sinulle tähän tietosuojalausuntoon tehtävistä olennaisista muutoksista lähettämällä sinulle ilmoituksen meille antamaasi sähköpostiosoitteeseen tai lisäämällä ilmoituksen verkkosivustollemme. Tietosuojalausunnon alussa on merkintä siitä, milloin tämä tietosuojalausunto on päivitetty edellisen kerran.

KUINKA VOIT OTTAA MEIHIN YHTEYTTÄ

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojalausunnostamme tai tietoturvamenettelyistämme yleisesti, voit ottaa meihin yhteyttä seuraavin tavoin:

  • Sähköpostitse asiakaspalvelumme ja palautelomakkeen kautta. Teemme parhaamme vastataksemme pyyntöösi 24 tunnin sisällä.
  • Soita meille. Jos tarvitset kiireellistä tukea, soita meille suoraan numeroon 358 9 2288 7700.
  • Kirjoita meille. Osoitteemme on: Global Privacy Director, Expedia Legal & Corporate Affairs, Expedia, Inc., 1111 Expedia Group Way West, Seattle, WA 98119, USA.

Napsauta tästä saadaksesi lisätietoja käsittelemiemme henkilökohtaisten tietojen rekisterinpitäjästä ja/tai edustajasta.