Yhdistyneen kuningaskunnan johtavaan meripalveluiden toimittajaan James Fisher and Sons plc:hen kuuluva James Fisher Marine Services Ltd. (JFMS) toimittaa useita erilaisia teknisiä ja toiminnallisia palveluja energiateollisuudelle ympäri maailman. Laajasta offshore-teollisuudesta vastuussa oleva yritys toimittaa ratkaisuja muun muassa öljynporauslauttojen, tuuliturbiinien, tuulivoimaloiden ja alusten ylläpitoon.

JFMS työllistää noin 200 työntekijää ympäri Yhdistynyttä kuningaskuntaa sekä yli 400 alihankkijaa. Se tarvitsi itselleen liikematkustusohjelman, joka kykenee vastaamaan yrityksen tarpeisiin.

Haaste

Offshore-teollisuudelle tarjottavat palvelut edellyttävät usean eri alueen asiantuntemusta, sillä kaikki tilanteet ovat ainutlaatuisia. Alusten korjaamiseen saatetaan kutsua ammattisukeltajia, kun taas öljynporauslautoilla voidaan tarvita kiireesti ammattitaitoisia insinöörejä. Monien tämän kaltaisessa palveluteollisuudessa toimivien yritysten tavoin JFMS ei työllistä tietynlaista ammattiosaamista vaativia henkilöitä kokoaikaisesti, sillä heidän palveluitaan tarvitaan vain satunnaisesti. Sen sijaan alihankkijat ovat merkittävässä asemassa, ja niitä onkin yrityksen palveluksessa yli 400. 

JFMS:llä on erityinen projektipalvelutiimi, joka vastaa monista yrityksen asioista, kuten logistiikasta ja liikematkustuksesta. Tiimin vastuulla on myös tarjota ympärivuorokautista toiminnallista tukea käynnissä oleville offshore-projekteille.

Projektipalvelutiimi kohtasi aiemmin useita liikematkustukseen liittyviä haasteita ja ongelmia. JFMS:n projektipalvelutiimin johtajan Lisa Murphyn ensisijaiseksi tavoitteeksi tulikin löytää ratkaisu jatkuviin liikematkustuksesta aiheutuviin ongelmiin.  

JFMS:n ainutlaatuisten tarpeiden vuoksi Murphyn oli löydettävä nopeasti reagoiva, informatiivinen ja tehokas matkanhallintayritys, jotta hän voisi selvitä JFMS:n toiminnallisista ja logistisista vaatimuksista. 

”Aiemmin käyttämämme matkanhallintayritys ei reagoinut tarpeeksi nopeasti täyttääkseen ne monimutkaiset vaatimukset, joita me meriteollisuudessa kohtaamme,” Murphy kertoo. ”Yksi Egencian tärkeimmistä myyntivalteista oli sen itsepalveluvaraustoiminto, jonka avulla yksittäiset henkilöt voivat tarkastella omaa matkansuunnittelijaansa ja peruuttaa varauksia yhdellä napin painalluksia. Se on usein tarpeen, sillä monet projektimme vaativat nopeita toimia ja joustavuutta.”

Toiminnan tehostaminen Egencian avulla

Egencian tarjoaman hallinnoidun liikematkustuksen avulla projektipalvelutiimi kykeni reagoimaan matkustuspyyntöihin luottavaisin mielin, sillä he tiesivät voivansa täyttää yrityksen vaatimukset lyhyelläkin varoitusajalla. 

”Aiemmin käyttämillämme liikematkustusyrityksillä oli vaikeuksia vastata tarpeisiimme,” Murpy kertoo. ”Meidän on usein koordinoitava yli 20 insinöörin, teknikon ja sukeltajan matkat, joihin sisältyvät lennot, vuokra-autot, hotellit, matkatavarat ja muut vaatimukset, kuten ylisuuret matkatavarat esimerkiksi sukellusvälineille. Kaikki tämä tapahtuu yleensä lyhyellä varoitusajalla, ja matkoja koskevat monesti myös sijaintikohtaiset rajoitukset.” 

Nämä ongelmat ratkaistiin Egencian digitaalisen matkustusalustan avulla, joka lisäsi tiimin varausvalmiuksien nopeutta ja tehokkuutta sekä poisti runsaasti hallinnollisia kiemuroita. 

Alustan ominaisuudet, kuten tietojen massahallinta, vierasprofiilit ja tallennetut virtuaaliset maksukortit, ovat yksinkertaistaneet varaus- ja hallintaprosessia niin matkustajien kuin matkahallinnon vastuuhenkilöidenkin osalta. Tietojen massahallinnan avulla matkahallinnon vastuuhenkilöt voivat luoda ja päivittää useita matkustajaprofiileja samalla kertaa. Vierasprofiilit tekevät alihankkijoiden matkojen hallinnoinnista yksinkertaisempaa, sillä heille ei roolin tilapäisyyden vuoksi tarvitse enää luoda kokonaisia profiileja. 

Alusta tukee projektipalvelutiimiä myös raportointiominaisuuden avulla. Kaikkien matkatoimintojen raportteihin on helppo päästä käsiksi, ja tiedon visualisointi tekee kulujen ja trendien seuraamisesta ja näin ollen matkustusohjelman toiminnan arvioimisesta helpompaa. 

”Egencian asiakasvastaavamme on loistava”, Murphy kertoo. ”Hän on käyttänyt raportointia osoittaakseen meille matkustajaryhmien käytäntöjen noudattamisessa toistuvia malleja ja korostanut samalla kipukohtia, kuten käytännön vastaisia ja myöhässä tehtyjä varauksia, joista voimme helposti päästä eroon.”

Raportointia käytetään myös työntekijöiden ja alihankkijoiden jäljittämiseen matkasuunnitelman tietojen avulla, minkä ansiosta Murphyn tiimi pystyy avustamaan matkustajia aina tarvittaessa. 

”Työmme luonne edellyttää, että olemme aina työntekijöidemme sekä matkustajiemme käytettävissä”, Murphy kertoo. ”Palvelemillamme teollisuudenaloilla tulee aina vastaan kiireellisiä ja odottamattomia tilanteita. JFMS:lle oli tärkeää löytää yritys, joka toimii vuorokauden ympäri viikon jokaisena päivänä tukeakseen tiimimme ympärivuorokautisia tarpeita.”

”Egencian alustan avulla voimme kirjautua sisään tilillemme ja löytää matkustajien tiedot samoin tein sekä jopa tehdä muutoksia niihin missä ja milloin vain.”

Raha-asioiden yksinkertaistaminen monimuotoisessa työympäristössä

Projektipalvelutiimi pystyy asettamaan liikematkustusalustalla rajoituksia käytännöille ja muokkaamaan niitä sen mukaan, onko matkustaja yrityksen työntekijä vai alihankkija.  

”Alihankkijoilla ei ole normaaleja käytäntöjen sallimia etuja, joten on hienoa, että voimme muokata käytäntöjä ja asettaa heille rajoituksia Egencian alustan vierasprofiileissa”, Murphy kertoo.

“Sub-contractors don’t have the same privileges as normal policy allows, so it’s great that we can customize this and set limits for them in the guest profiles on the Egencia platform,” Murphy said.

”He eivät myöskään mielellään anna maksukorttitietojaan varausten tekoa varten, joten käytämme tallennettuja kortteja kaikkien tuotteiden maksamiseen. Teemme ennakkomaksun ja laskutamme samaan aikaan, mikä poistaa turhat kulujenhallintavaiheet.”

Tämä yksinkertainen ja tehokas ratkaisu tekee projektipalvelutiimin elämästä helpompaa sekä parantaa työntekijöiden ja alihankkijoiden matkustajatyytyväisyyttä. Matkustajien ei tarvitse seurata kulujen muodostumista tai odottaa maksuja.

Murphyn tiimin ei tarvitse kerätä kuluraportteja alihankkijoilta, vaan he voivat sen sijaan hallinnoida kaikkia kulujaan alustalla tallennetun kortin avulla. Kulujen keskittäminen yhteen paikkaan alustalla tarkoittaa sitä, että projektitiimi on pystynyt varmistamaan helpomman kulujen seuraamisen.

Finding savings

Egencia Analytics Studion avulla projektipalvelutiimi on saanut ensi kertaa näkyvyyttä matkakuluihinsa. Tämä on auttanut JFMS:ää tunnistamaan säästömahdollisuuksia sekä tarjoamaan sidosryhmille faktoja siitä, kuinka se hallinnoi kulujaan.

”Kulut vaihtelevat projektien mukaan”, Murphy kertoo. ”Koska kaikki kulut kulkevat keskitetysti yhtä reittiä pitkin, raportointi on yksinkertaisempaa ja säästökohteiden löytäminen helpompaa.” 

Yritys pitää kulut kurissa antamalla varausmahdollisuuden vain tietyille projektitiimiin kuuluville ihmisille. Nämä tiiminjäsenet hallinnoivat tien päällä olevien työntekijöiden ja alihankkijoiden matkoja. 

Matkustajat voivat kirjautua sisään alustalle ja valita itselleen sopivimmat vaihtoehdot, minkä jälkeen yksi projektipalvelutiimin jäsenistä hyväksyy ja viimeistelee varauksen. Tällainen JFMS:n käyttämä menettely on varsin ainutlaatuinen, mutta alustamme pystyy tarjoamaan kaikenlaisille yrityksille mahdollisuuden räätälöidä alustan toiminnot niiden omiin tarpeisiin sopivaksi. 

Alustan laajamittainen sisältö auttaa myös pitämään kulut kurissa. 

”Olemme tehneet matkustussäästöjä varaamalla hotelleja Egencian ensisijaisilla hinnoilla”, Murphy sanoo. Tämä on valtava etu JFMS:n kaltaiselle yritykselle, jolla on paljon työntekijöitä ja alihankkijoita, jotka matkustavat usein, samanaikaisesti ja monesti lyhyellä varoitusajalla. He hyötyvät mahdollisista alhaisemmista huonehinnoista ilman, että heidän tarvitsee tehdä varauksia etukäteen.

Asiakaspalvelu, joka on aina valmiina auttamaan

Asiakaspalvelu on tärkeää JFMS:n matkustajille. Heidän matkoihinsa liittyvät tarpeet voivat olla varsin ainutlaatuisia ja vaativia, joten on ehdottoman tärkeää, että asiantuntevaa tukea on saatavilla nopeasti, helposti ja välittömästi. 

”Asiakaspalvelusta on iso apu ylimääräisten matkatavaroiden kanssa. Meidän on otettava joillekin matkoille mukaan suuria varusteita, joten on erittäin hyödyllistä, että asiakaspalvelu on langan päässä valmiina auttamaan asioiden selvittämisessä”, Murphy kertoo.

Projektipalvelutiimi on pystynyt antamaan työntekijöille täyden tuen Egenciaan siirtymisen jälkeen. Me Egencialla tarjoamme tukea vuorokauden ympäri, seitsemänä päivänä viikossa, vuoden jokaisena päivänä useilla eri kielillä. Yli 80 prosenttiin Egencian tukeen soitetuista puheluista vastataan 20 sekunnin sisällä. 

The Egencia solution

The JFMS team has found numerous advantages in moving from their previous TMC to Egencia.

“The team found the implementation process to be easy and well-supported,” Murphy said. Highlighting the comprehensive account management support and regular technology updates that consistently improve the business travel experience at JFMS. By partnering with Egencia, JFMS has also been able to focus on cutting costs and promoting agility by taking advantage of our travel technology and always-on customer service.

Traveler satisfaction and ease-of-use have been key to promoting the travel program and encouraging compliance; the company has achieved a 95 percent online adoption rate.

“The visibility into travel options is good, and it’s easy to use. The fact that we can book hotels and transport in one booking is important to us too — it makes sense, so people want to use it,” Murphy explained. “I only hear about something if there’s a problem, so for me, no news is good news.”