Tausta

Liikematkustus tuottaa kuluja, joita jokaisen organisaation on jollain tavalla hallinnoitava. Me osaammekin auttaa sinua seuraamaan matkakulujasi ja löytämään säästökohteita matkustamisesta. Olemme myös tietoisia siitä, että erityisesti hyväntekeväisyysjärjestöille ja pienille yrityksille jokainen sentti on tärkeä, eikä matkailussa ole tuhlailun varaa.

Jos sinulla on hyväntekeväisyysjärjestö, jonka toiminta riippuu kokonaan varojenkeruusta, niin kerätyt varat on käytettävä tarkoin. Rahan on nimittäin riitettävä moneen eri asiaan, ja organisaation on pidettävä tarkasti silmällä sen käyttökohteita.

Avointen kulutustietojen ja käytäntöjen valvonnan tärkeys sai brittiläisen voittoa tavoittelemattoman organisaation kääntymään matkanhallintaratkaisun puoleen. Osallistamista ja positiivisuutta edistävä ja näitä arvoja vuosittaisella tilaisuudella juhlistava järjestö tarvitsi keinon hallinnoida matkakulujaan tehokkaammin.

Haaste

Osallistamista ja monimuotoisuutta edistävän järjestön tehtäviin kuuluu positiivisuuden ja hyväksynnän levittäminen. Osana järjestön toimintaan kuuluu maailmanlaajuinen tapahtumaviikonloppu. Tapahtuma maksaa järjestölle jopa £95 000, ja sinne tuodaan esiintyjiksi muusikoita ja taiteilijoita joka puolelta Britanniaa. 

Tähän vuosittaiseen juhlaan kuuluu paljon etukäteisjärjestelyjä, ja järjestö tarvitseekin tehtävään runsaasti vapaaehtoisia. Joka vuosi tapahtumaan palkataan myös eri esiintyjiä. Niin esiintyjien kuin vapaaehtoistenkin on usein matkustettava paikan päälle, joten nämä matkat oli jollain tapaa järjestettävä.

Matkakulujen läpinäkyvyys oli myös erittäin tärkeää. Järjestö halusi varmistaa sen, että kaikki niiden keräämät varat käytettäisiin parhaalla mahdollisella tavalla ja että organisaatio saisi niistä kaiken mahdollisen hyödyn. Käytäntöjen rikkomista ja satunnaisesti halvimpiin vaihtoehtoihin tehtyjä varauksia oli jo vaikea hallinnoida.

Kulujen hallinta

Suurin osa matkavarauksista liittyi jollain tapaa juhlaviikonloppuun, mutta erilaisia tapahtumia ja pressitilaisuuksia riitti vuoden ympäri. Jotta järjestö pystyi hallitsemaan kuluja paremmin, säästämään aikaa ja rahaa sekä luomaan selkeät matkustuskäytännöt, se päätti ryhtyä yhteistyöhön liikematkatoimiston kanssa.

Egencia aloitti järjestön tukemisen määrittämällä ja ottamalla käyttöön matkustuskäytännöt, joiden avulla kulutusta saatettiin valvoa paremmin. Säästäminen matkoissa oli heidän tärkein prioriteettinsa, ja uudet käytännöt edellyttivätkin halvimpien mahdollisten vaihtoehtojen varaamista. Egencian alustalla käytännöt voitiin sitten yhdistää varaustyökaluun, mikä teki käytäntöjen noudattamisesta helppoa.

Järjestö pystyi myös säästämään aiempaa enemmän majoituksista Egencian laajan hotellivalikoiman ansiosta. Egencian ensisijaiset hinnat avasivat järjestölle uuden oven halvempien majoitusvaihtoehtojen löytämiseksi, ja he saattoivatkin säästää majoituksista niin suunnitteluvaiheessa (mainostaminen ja organisointi) kuin itse tapahtumankin aikana.

”Saan paljon säästöjä Egencian kilpailukykyisten hintojen ansiosta. Heillä on hyvä valikoima ja voimme tehdä heidän kanssaan yhteistyötä luottavaisin mielin”,

Käytäntöjen, alustan ja ohjeiden käyttöönoton ansiosta järjestön vuotuiset matkakulut tippuivat lähes kolmanneksella.

Kulutuksen seuraaminen

Egencia Analytics Studio -ohjelman tiedon visualisointityökalujen avulla saatu parempi näkyvyys kulutukseen on säästänyt järjestöltä aikaa ja rahaa. Tietojen avulla järjestö pystyy näkemään, mihin rahat on kulutettu, vertaamaan kulutusta budjettiin sekä asiaankuuluviin mainoskampanjoihin ja tapahtumiin sekä hoitamaan laskutuksen, kaikki yhdessä paikassa.

”Egencia toi kulutukseen suunnitelmallisuutta ja johdonmukaisuutta. On ollut valaisevaa tuoda raportointi ja kulutuksen läpinäkyvyys prosessiin mukaan. Ilman liikematkatoimistoa kulutusta olisi vaikea seurata”,

Tehokkuuden lisääminen

Järjestön oli yksinkertaistettava eri esiintyjien ja vapaaehtoisten matkoista, majoituksesta ja kuljetuksista koituvaa haastavaa ja monimutkaista prosessia.

Yksinkertaistaakseen jokaisen osallistujan varaukset matkanvaraaja hyödynsi kymmentä vierasprofiilia Egencian alustalla matkojen ja majoituksen järjestämiseksi. Vierasmatkustajaprofiilien avulla järjestö pystyi tekemään varaukset kaikille vapaaehtoisille ja esiintyjille – ryhmävaraukset mukaan lukien – ilman, että heidän olisi täytynyt lisätä varauksiin matkustajien nimiä. Vierasmatkustajaprofiilien avulla järjestö pystyi myös viimeistelemään varauksen samoin tein, mikä lisäsi tehokkuutta huomattavasti ja säästi organisaation kallisarvoista työaikaa, sillä sen ei enää tarvinnut tehdä viime hetken tai useita erillisiä varauksia.

”Vierasmatkustajaprofiilien avulla voin säästää varaamalla huoneistoja, joissa muusikot ja heidän tekninen tiiminsä voivat asua yhdessä. Kulutuksen valvonnan ja raportoinnin kannalta tämä on loistojuttu – voimme nimittäin nähdä, mitkä kulut koskivat taiteilijoita ja mitkä taustajoukkoja”,

Säästöjen luominen Egencian avulla

Hyväntekeväisyysjärjestöjen ja pienyritysten on pidettävä tarkoin huolta raha-asioistaan. Liikematkustukseen menevien kulujen läpinäkyvyys ja säästökohteiden löytäminen ovat hyviä lähtökohtia parempaa kontrollia varten. Aloitettuaan yhteistyön Egencian kanssa tämä voittoa tavoittelematon organisaatio säästi aikaa ja rahaa liikematkustuksen osalta. Tästä saatavat mittavat säästöt voidaankin kohdentaa tärkeään varainkeruutoimintaan ja tapahtumien suunnitteluun.

”Yhteistyö Egencian kanssa on ollut todella helppoa. Yhteyshenkilömme Egencialla on auttanut meitä pitämään huolta kaikista yksityiskohdista ja esittänyt meille kysymyksiä voidakseen auttaa meitä tavoitteidemme saavuttamisessa”,

Ota meihin yhteyttä

Haluatko ottaa selvää, kuinka yrityksesi voi säästä matkakuluissa matkanhallintaratkaisun ansiosta? Ota vain meihin yhteyttä.

Tässä tapaustutkimuksessa esiintynyt hyväntekeväisyysjärjestö haluaa pysyä nimettömänä.