Yhdysvaltojen suurin Coca-Cola-pullottaja Coca-Cola Consolidated valmistaa, myy ja jakelee Coca-Colan ja sen kumppaniyritysten juomia 14 osavaltiossa sekä Washington DC:ssä. Sillä on 92 toimipistettä Yhdysvalloissa sekä neljä toimistoa lähellä Charlottea Pohjois-Carolinassa.

Perinteisemmän liikematkatoimiston vaihtaminen nykyaikaisen liikematkustuksen mahdollistavaan yritykseen

Coca-Cola Consolidatedin 17 000 työntekijästä noin 2 500 tekee usein työmatkoja Yhdysvaltojen sisällä. Tehtyään 11 vuotta yhteistyötä perinteisemmän liikematkatoimiston kanssa yritys kääntyi Egencian puoleen voidakseen modernisoida liikematkustusohjelmansa sekä parantaakseen käyttöastetta ja lisätäkseen säästöjään.

"Tiimimme oli menettänyt luottamuksen edelliseen liikematkatoimistoon", toteaa Senior Procurement Manager Mike Kirby. "Useat yrityksen korkean tason johtajat pyysivät meitä poistamaan tämän liikematkatoimiston tarjousprosessista, koska he olivat huomanneet, että liian monet liikematkailijat pystyivät yleensä löytämään paremman tarjouksen tekemällä varauksen muualta ja että he välttivät järjestelmämme käyttöä. Siksi varauksia tehtiin todella paljon muuta kautta, ja vain harvat luottivat aikaisempaan matkustusohjelmaan."

Sen lisäksi, että yritys halusi useampien hyödyntävän matkustusohjelmaa, se halusi myös saada käyttöönsä kattavamman ja luotettavamman matkanvarausalustan sekä lisätietoja matkustustrendeistä voidakseen luoda säästöjä ja varmistaa huolenpitovelvollisuutensa ylläpidon.

"Tarvitsimme perusteellisempia raportteja", mikä johti Kirbyn mukaan uuden liikematkatoimiston etsimiseen. "Egencian ansiosta olemme huomanneet, kuinka tärkeää raportointi on joustavan matkustusohjelman kannalta. Halusimme myös voida hallita omia järjestelmiämme sekä saada käyttöömme yksinkertaisen ja intuitiivisen käyttöliittymän, joka pystyy olemaan vuorovaikutuksessa monien järjestelmien kanssa. Egencia tarjoaa kaikki nämä edut."

Tiukassa aikataulussa pysyttiin Egencian muutoksenhallintaratkaisun ansiosta

Coca-Cola Consolidatedin tavoitteina oli intuitiivisen loppukäyttäjäkokemuksen ja perusteellisten raportointiominaisuuksien saaminen sekä edellisen palveluntarjoajan tietojen siirtäminen. Tiukka 12 viikon aikataulu aiheutti haasteita näiden tavoitteiden saavuttamiseksi.

Lyhyen aikataulun ja olemassa olleiden tietojen valtavan määrän vuoksi Egencian tiimi ehdotti, että Coca-Cola Consolidated hyödyntäisi Egencian muutoksenhallintatiimiä, jotta voitaisiin varmistaa, että yritys saisi kaiken irti uudesta matkustusohjelmastaan. Tavallisen toteutusprosessin lisäksi Egencian muutoksenhallintatiimi tarjoaa henkilökohtaisempia palveluja, kuten paikan päällä tapahtuvia muutostyöpajoja, yhteistyön tekemistä varhaisten käyttäjien kanssa sekä muodollisempaa projektinhallintaa.

Egencia Change & Project Manager Nickole Hansen teki yhteistyötä Coca-Cola Consolidatedin kanssa varmistaakseen, että heidän tavoitteensa saavutettiin toteutuksen aikana, ja tiedottaakseen eri tavoista mukauttaa matkustuskäytäntöjä vastaamaan paremmin yrityksen nykyisiä tarpeita. Ohjelman muokkaaminen vastaamaan sekä nykyisiä että tulevia tarpeita oli olennaisen tärkeää uuden matkustusteknologian käyttöönotossa.

"Meidän aikataulumme oli todella tiukka ja haluamamme muutokset suhteellisen monimutkaisia. Emme olleet vain siirtämässä matkanhallintaa uudelle alustalle, vaan Nickole auttoi meitä myös ottamaan käyttöön uudet matkustuskäytännöt. Yhdellä kerralla toteutettavien muutosten määrä oli siis valtava", Kirby selittää. "Hän järjesti joka toinen viikko kokouksia, joiden avulla pystyimme seuraamaan projektin toteutusta – tiesimme aina, mitä meidän oli tehtävä ja milloin, ja näin pysyimme aikataulussamme."

Muutoksenhallintatiimi toimi projektin tukena varmistaen sen etenemisen ja auttoi Coca-Cola Consolidatedia pitämään tärkeimmät sidosryhmät ajan tasalla.

"Projektitiimi teki myös tarvitsemiemme tietojen keräämisen helpoksi. Heidän kauttaan saimme sähköpostiviestejä, jotka pystyimme lähettämään edelliselle toimittajallemme varmistaaksemme, että saimme tiedot oikeassa muodossa. Tämä nopeutti asioita", Kirby kertoo. "Saimme myös sähköpostiviestimalleja, joiden avulla pystyimme tiedottamaan työntekijöillemme muun muassa tulevista muutoksista, koulutustapahtumista sekä siitä kuinka nämä toteutettaisiin."

Modernisoitu matkanhallinta tuotti hedelmiä jo varhaisessa vaiheessa

"Aluksi yrityksessä oltiin huolissaan siitä, kuinka paljon uusi liikematkatoimisto voisi todella vähentää työmääriämme. Oli suuri päätös jättää vanha palveluntarjoajamme, jonka kanssa olimme tehneet yhteistyötä jo pitkään, mutta kun huomasimme, että uuden matkustusohjelman hallintaan tarvittaisiin vain yksi henkilö aikaisemman 14 sijaan, idea hyväksyttiin nopeasti", Kirby toteaa.

Coco-Cola Consolidatedin matkavastaava Andrew Trismen sai positiivista palautetta joukolta varhaisessa vaiheessa uutta matkustusohjelmaa kokeilleilta käyttäjiltä ennen ohjelman julkaisemista kaikille.

"Monet johtotason matkailijat sanoivat, että Egencia teki kaikesta helpompaa: koulutus oli yksinkertaista ja teknologia toimi juuri niin, kuin sen odotettiin toimivan", hän sanoo.

"Egencian tiimi selitti meille kaikki käytäntöasetukset ennen käyttöönottoa", Trismen sanoo. "Ajan myötä tulemme saamaan enemmän asiantuntemusta tällä saralla, mutta varhaisessa vaiheessa saimme apua muutoksenhallintatiimiltä, joka auttoi meitä ymmärtämään eri vaihtoehtoja ja sen, miten pystyimme sisällyttämään käytäntömme matkustusohjelmaamme."

"Jos matkustuskäytäntösi ovat hyvät, Egencia voi varmistaa, että liikematkustusohjelmasi noudattaa näitä käytäntöjä", hän lisää. "Ja kattavien raporttien avulla voimme nähdä näiden käytäntöjen vaikutukset."

Coca-Cola Consolidatedin kanssa yhteistyötä tehnyt Egencian tiimi ymmärsi yrityksen tarpeet perin pohjin, ja sillä oli jo asiantuntemusta muista projekteista, joita se oli toteuttanut organisaatioissa, joiden matkustuskulttuuri sekä toteutusprosessin mahdolliset haasteet – kuten hyvin tiukka aikataulu – olivat samankaltaisia. Kirby ja Trismen suosittelevatkin, että myös muut yritykset tekevät yhteistyötä Egencian kanssa saadakseen selville, onko muutoksenhallintaprosessi heille oikea ratkaisu liikematkatoimistoa vaihdettaessa.

"Jos hyödynnät mallit, mukautat kaikki yksityiskohdat, kommunikoit aikaisessa vaiheessa ja usein, muutoksenhallintatiimi voi auttaa sinua saamaan kaiken irti liikematkustusohjelmastasi – vaikka aikataulu olisikin tiukka", Kirby toteaa.

Lue, kuinka digitaalinen muutos auttaa muita organisaatioita.

Lue tapaustutkimus napsauttamalla tästä.