Luonnonkatastrofit. Kansalaislevottomuudet. Maailmanlaajuiset uhat ja pandemiat. Maailma voi olla liiketoiminnalle arvaamaton paikka. Tämän takia Egencia on matkustuksen riskienhallintaohjelmien ja matkustuskäytäntöjen edelläkävijä. Tehokkaat työkalut auttavat liikematkavastaavia ja heidän organisaatioitaan toimimaan asianmukaisella tavalla, olipa kyseessä sitten ukkosmyrskyn viivästyttämä lento tai hätätilanne.

Egencian matkustajan seurantatyökalu auttaa tällaisissa tilanteissa.

Matkustajan seurantaominaisuus on osa Egencian ratkaisua. Se on käytettävissä varausportaalissa ja mobiilisovelluksessa. Työkalulla saat nopeasti selville, missä liikematkustajasi ovat ja voit ottaa sen avulla heihin yhteyttä nopeasti, mikäli tietyillä tapahtumilla on vaikutusta heidän matkaansa kotimaassa tai ulkomailla.

Kriisejä voi tapahtua missä tahansa − ja kaikkialla yhtä aikaa

Jotkin hätätilanteet ovat paikallisia. Esimerkiksi suuressa kaupungissa käynnistyvä lakkoliike voi muuttua kansalaislevottomuuksiksi. Matkustajan seurannasta näet nopeasti varaustietoihin perustuen, kuinka monta työntekijääsi kyseisellä alueella on ja missä he yöpyvät. Matkavastaava voi ottaa heihin yhteyttä suoraan sähköpostilla tai lähettää riskistä varoittavia ilmoituksia push-ilmoituksina heidän mobiilisovellukseensa. Näin he voivat auttaa matkustajia toimimaan asianmukaisesti esimerkiksi keskeyttämällä matkan ja järjestämällä kyydin kotiin.

Jotkin hätätilanteet saattavat alkaa yhdestä paikasta ja levitä sitten muille alueille. Tulivuorenpurkausten tai hurrikaanien kaltaiset luonnonkatastrofit saattavat sekoittaa lentoliikenteen kokonaisissa maanosissa. Matkustajan seurantatyökalussa matkavastaavat voivat tehdä hakuja lentoyhtiöiden, varauskoodien ja yksittäisten matkustajien mukaan löytääkseen lentoyhtiön toimintahäiriöistä kärsivät matkustajat ja varaamaan heille uuden kotimatkan niin nopeasti kuin mahdollista.

Maailmanlaajuiset hätätilanteet ovat harvinaisia, mutta eivät mahdottomia, kuten vuoden 2020 COVID-19-pandemia on osoittanut. Tällaiset tilanteet ovat systeemisiä ja dynaamisia ja niissä on useita liikkuvia osia. Nopea toiminta matkustajien hyvinvoinnin turvaamiseksi onkin erittäin tärkeää. Matkustajan seurannassa matkavastaavat näkevät tarvittavat tiedot tilanteesta ja tapahtumapaikasta niin globaalilla, alueellisella kuin yksittäisen kaupungin tasolla. Kaikki Egencian varaustyökalut voidaan valjastaa auttamaan työntekijöitäsi selviämään kaaoksesta.

Matkustajan seurannan hakuominaisuus toimii lähes reaaliajassa. Sitä voidaan myös käyttää löytämään matkat viimeisten 30 päivän ajalta tai matkat, jotka on varattu seuraaville 30 päivälle, mutta jotka eivät vielä ole alkaneet. Tämä ominaisuus auttaa matkavastaavia ottamaan oikeanlaisen lähestymistavan matkustuksen riskienhallintaan. Koska riskienhallinnassa auttavat työkalut ovat aivan sormiesi ulottuvilla, voit vähentää tai jopa eliminoida tiettyjä riskejä maailmanlaajuisen tilanteen kehittyessä. Matkavastaavilla on käytössään aina samat työkalut, olivatpa he sitten työpöytänsä ääressä Egencia-portaaliin kirjautuneena tai ravintolassa vain mobiilisovellus mukanaan.

Matkustajien apuna reaaliajassa

Matkustajien seuranta kulkee myös työntekijöidesi mukana mobiilisovelluksessamme. Matkavastaavat voivat lähettää matkustajille viestin heti, kun jotain on tapahtumassa. Saatuaan ilmoituksen matkustajat voivat käyttää sovelluksen Tarvitsen apua -toimintoa ottaakseen yhteyttä asiakaspalveluun ja pyytää muutaman minuutin sisällä palautettavaa takaisinsoittoa. 

Vuoden 2018 kesäkuun ja vuoden 2019 heinäkuun välisenä aikana Egencian tiimit vastasivat 9,5 miljoonaan yhteydenottopyyntöön matkustajilta ympäri maailman. Egencian työntekijät monitoroivat maailmanlaajuista matkailua jatkuvasti ja ovat valmiina auttamaan asiakkaidemme organisaatioita hätätilanteiden sattuessa, jotta yritysten matkustajat saataisiin turvallisesti takaisin kotiin.

Työntekijöiden kouluttaminen matkustajan seurannan ja muiden saatavilla olevien matkustuksenriskien hallintapalvelujen käytössä on tapa kasvattaa matkustajien luottamusta. Se on yksi osatekijä matkavastaavien ja organisaatioiden huolenpitovelvollisuuden täyttämisessä. Osana tätä koulutustavoitetta tulisi olla varausten konsolidoiminen Egenciaan, sillä vain Egencian kautta varatut matkat näkyvät matkustajan seurannassa. Muuta kautta tehdyt varaukset eivät työkalussa näy, Matkavastaavat eivät pysty löytämään matkustajia tai lähettämään heille hätäviestejä. Matkustajan seuranta on toinen matkavastaavien keino edistää matkustuskäytäntöjen noudattamista.

Liikematkustus on avainasemassa maailmanlaajuisen talouden elvyttämisessä. Matkustajan seurantatyökalu on tärkeä riskien vähentämisessä ja täydentää matkustuksen riskienhallintaohjelmaa vankkojen matkustuskäytäntöjen, matkavakuutusten ja muiden keinojen ohella.