Varhaiset matkailijat luottivat karttoihin, joihin oli merkitty vain jo tunnetut ja dokumentoidut alueet. Kyseisissä kartoissa oli usein kuvia myyttisistä hirviöistä, kuten tultasyöksevistä lohikäärmeistä maalla ja monilonkeroisista merihirviöistä merellä, jotka osoittivat tuntemattomiin kohteisiin matkaamisen vaarat. Voit pitää sitä muinaisena tapana hallita matkustukseen liittyviä riskejä.

Nykyaikaiset liikematkailijat eivät ehkä pelkää hirviöitä, mutta niiden sijaan he voivat kohdata koko joukon aivan oikeita mahdollisia riskejä, kuten:

• Luonnonkatastrofit
• Lakot
• Kansalaislevottomuudet
• Kansanterveydelliset hätätilanteet
• Kuljetushäiriöt
• Kansanterveydelliset kriisit

Nämä ja muut ongelmat voivat vaikuttaa työntekijöiden terveyteen ja hyvinvointiin liikematkan aikana. Matkustusriskien hallinta on ennakoiva, johdonmukainen ja kaikenkattava lähestymistapa, joka suojaa liikematkailijoita matkustukseen liittyviltä riskeiltä. Suojelemalla työntekijöitäsi suojelet samalla koko organisaatiotasi. Matkustusriskien hallinta on tehokas tapa, jolla yritykset voivat ylläpitää huolenpitovelvollisuuttaan ja pitää työntekijänsä turvassa heidän matkustaessaan organisaation puolesta. Tieto siitä, että yrityksellä on suunnitelma riskien vähentämiseksi sekä toimintasuunnitelma muuttuvien olosuhteiden varalta voi myös lisätä työntekijöiden luottamusta heidän lähtiessään liikematkalle.

Millaisia turvallisuusriskejä sinun liikematkailijasi saattavat kohdata?

Matkustusriskien analysointi

Jotkut matkustusriskit ovat kokonaisvaltaisia, kuten poliittiset tilanteet, jotka voivat aiheuttaa levottomuuksia tietyssä maassa. Toiset taas liittyvät tiettyyn tapahtumaan, kuten hurrikaaniin Meksikonlahdella tai kuljetusalan työntekijöiden lakkoon Pariisissa. Jotkut riskit ovat myös henkilökohtaisempia ja liittyvät matkustajien terveyteen, kuten koronaviruspandemia tai tartuntataudit, jotka edellyttävät rokotusten ottamista tietyillä alueilla. Ympäristöolosuhteet voivat myös vaikuttaa akuutisti matkustajaan, jolla on olemassa oleva sairaus (esimerkiksi huono ilmanlaatu ja keuhkosairaudet).

Matkustusriskianalyysi on yksityiskohtainen arviointi mahdollisista riskeistä, joita liikematkailijat voivat matkan aikana kohdata. Se on perusta matkustusriskien hallinnan käytännöille ja operatiiviselle suunnittelulle, jonka avulla matkustajat voivat välttää tiettyjä tilanteita tai päästä turvallisesti kotiin.

Missä lähtöpisteesi on? Ajattele tyypillisiä koti- ja ulkomaanmatkoja. Minne matkailijasi normaalisti matkustavat? Jos yrityksesi toimii esimerkiksi rahoitusalalla, sinun tulee ottaa huomioon eri riskit maailman suurimmissa finanssikeskuksissa, kuten Lontoossa tai New Yorkissa. Onko yrityksesi monikansallinen tuotevalmistaja? Kartoita kaikkien tehtaiden ja toimitilojen sijainnit. Onko yritykselläsi avainasiakkaita, joiden luona työntekijät vierailevat säännöllisesti? Liikematkatoimistosi tulisi pystyä tarjoamaan sinulle kaikki nämä tiedot.

Kun olet koonnut tämän kohdekartan, sinulla on puitteet analysoida riskejä tarkemmin. Mitä suuria riskejä tai matkustusvaroituksia näihin kohteisiin liittyy, kuten hurrikaanit tietyillä rannikkoalueilla tai metsäpalot muilla?

Kun olet hahmottanut riskien yleiskuvan, muista että analysointivaiheen loppu tarkoittaa matkustuskäytäntöjen muokkausvaiheen alkua. Tässä vaiheessa matka-asioista vastaavan tulisi käydä läpi yhteistyössä muiden sidosryhmien, kuten henkilöstöhallinnon ja ylimmän johdon kanssa nykyiset matkustuskäytännöt sekä prosessit, joiden tarkoituksena on vähentää riskejä. Voi olla, että joudut esimerkiksi rajoittamaan matkustamista tietyissä olosuhteissa tai tiettyihin kohteisiin. Tai ehkä joihinkin matkoihin tulee lisätä useampi hyväksyntäporras, jotta kaikki asianosaiset voivat arvioida, kuinka tärkeitä nämä matkat todella ovat yritykselle. Voit joutua joissakin kaupungeissa esimerkiksi laajentamaan käytännönmukaisiksi katsottujen majoitusten valikoimaa, jotta matkailijat voivat pysytellä poissa keskusta-alueilta levottomuuksien välttämiseksi.

Kun olet selvittänyt kaiken tämän, sinun tulee seuraavaksi tiedottaa näistä riskeistä ja niihin liittyvistä käytännöistä matkailijoille. Suuri osa näistä käytännöistä ja prosesseista voidaan lisätä suoraan varaustyökaluun, jotta matkailijat saavat ilmoituksen matkan varaamista aloittaessaan. Toinen tapa tiedottaa käytäntömuutoksista on lyhyiden esitysten pitäminen erilaisissa henkilöstökokouksissa, joiden aikana voit selittää muutosten taustalla olevat syyt ja vakuuttaa matkailijat riskien lieventämisestä.

Matkavastaavien on myös otettava huomioon matkustusriskien dynaaminen luonne. Riskitasot voivat nimittäin nousta ja laskea. Yksi yrityksellesi tärkeimmistä kohteista voi olla turvallinen suurimman osan vuodesta, mutta sitten yllättävän luonnonkatastrofin seurauksena sen matkustusriskitaso voi muuttua välittömästi. Siksi sinun tuleekin luoda analysointiprosessi, jotta voit pysyä ajan tasalla. Tähän tulisi sisältyä viestintäsuunnitelma mahdollisten käytäntömuutoksien tiedottamiseksi sekä matkustusneuvojen ja vinkkien tarjoamiseksi apua tarvitseville matkailijoille tilanteen kehittyessä.

Liikematkatoimiston rooli

Yksi matkustusriskien hallinnan pääsäännöistä on keskittää kaikki matkavaraukset yhdelle liikematkatoimistolle, kuten Egencialle. Näin voit paikantaa kaikki matkailijasi yhden palvelun kautta kriisin yllättäessä. Ja tällaisissa tilanteissa liikematkatoimistollasi tulisi olla valmiudet laajentaa resurssejaan huomattavasti, jotta saat kaikki matkailijasi turvallisesti takaisin kotiin. Esimerkiksi Egencian matkustajan seurantaominaisuuden avulla tiedät, missä matkailijasi ovat kaikissa tilanteissa.

Käytännöt voidaan integroida suoraan varausprosessiin Egencian verkkoportaalissa ja mobiilisovelluksessa. Näin käytäntöjä voidaan muokata helposti tilanteen muuttuessa ja hyväksyntäprosessiin voidaan lisätä ylimääräisiä tasoja tietyille matkoille. Ja jos tilanne sitä vaatii, matkustaminen joihinkin kohteisiin voidaan estää väliaikaisesti.

Egencian mobiilisovellus on toinen matkustusriskien hallinnan työkalu. Voimme varoittaa matkustajia viimeisimmistä heihin mahdollisesti vaikuttavista uutisista, jotta he voivat aloittaa uusien järjestelyjen tekemisen välittömästi. Lähetämme myös vinkkejä ja ilmoituksia tiettyjä kohteita koskevista seuraamisen arvoisista tilanteista.

Pysy ajan tasalla menestyäksesi

Liikematkatoimisto voi ja sen tulisi olla kriittinen osa matkustusriskien analysointia, ja tämän analysoinnin tulisi olla jatkuva prosessi eikä vain kertaluonteinen tapahtuma. Seuraamme jatkuvasti maailmalta saamiamme tietoja ja hyödynnämme esimerkiksi Expedia Groupin resursseja sen kartoittaessa matkailualan yleisiä suuntauksia.

Matkustusriskien analysointi on jatkuva prosessi. Autamme sinua havaitsemaan nykyajan lohikäärmeet ja merihirviöt, jotta matkailijasi voivat välttää ne.