Välttämättömien liikematkojen määritteleminen

Posted: 30 October 2020
Business Traveler Prepares For Essential Business Travel

Katso, kuinka Egencia voi auttaa sinua luomaan järjestelmällisiä tapoja vähentää liiketoimintariskejä

Kun Thomas Cook järjesti ensimmäisen julkisesti mainostetun junaretken vuonna 18411, hän ei todennäköisesti pitänyt itseään ei-välttämättömien matkojen isänä. Vaikka Cookin pakettimatkat oli tarkoitettu huomattavasti nykypäivän liikematkailijoista poikkeavalle asiakaskunnalle, käsite omavalintaisesta matkustamisesta on joillain tavoin oleellisempi nyt kuin koskaan aiemmin.

Matkailu on jo pitkään ollut tärkeä työkalu yrityksille aina kaupankäynnin edistämisestä talouden yhdistämiseen. Muinainen Rooman valtakunta teki kansainvälisestä kaupankäynnistä ja sen mukana idän ja lännen välillä matkustamisesta normaalia. Mutta lähinnä varakkaat kauppiaat, ei heidän henkilökuntansa, matkustivat maapalloa ristiin rastiin samalla kuljettaen mukanaan valtavia matka-arkkuja täynnä eksoottisia tuliaisia.

Onneksi sekä matkatavarat että kuljetusmuodot ovat muuttuneet dramaattisesti. Lentoyhtiöiden nopea kasvu alkoi 1920-luvulla, mikä teki matkustamisesta nopeampaa, ja viimeisten vuosikymmenien aikana lukuisat innovaatiot ovat tehneet siitä lisäksi helpompaa.

Liikematkailu on nykyään tasa-arvoisempaa ja sen ansiosta jokaisen toimialan organisaatiot pääsevät helpommin markkinoille ja voivat kilpailla suuremmalla markkina-alueella. On todennäköistä, että ennen pandemiaa sana "työmatka" ei olisi herättänyt mitään erityistä kiinnostusta ihmisissä. Mutta nykyhetken ainutlaatuiset haasteet ovat muuttaneet asian.

Epäilen, että useimmilla liikematkailijoilla on oma tarinansa "välttämättömästä" matkasta, joka oli todellisuudessa tylsä – eikä todellakaan välttämätön – tunnin mittainen kokous. Mutta entä nyt? COVID-19 ja siihen liittyvät kansanterveysongelmat ovat pakottaneet yritykset arvioimaan matkustuskäytäntönsä uudelleen ja määrittelemään hyväksyntäprosessit selkeästi sekä poistamaan epäselvyydet vaatimusten noudattamisesta. Jotkut työnantajat rajoittavat ei-välttämättömiä liikematkoja tai ovat kieltäneet ne. Mutta mitä tämä tarkoittaa?

Tässä on neljä asiaa, jotka on otettava huomioon, kun luot matkustusohjelmaasi uutta määritelmää välttämättömistä liikematkoista.

Ymmärrä, miten tilanne on muuttunut

Maat ja alueet jatkavat rajojen sulkemista ja avaamista, välillä rajoittaen maahantuloa ja välillä sallien sen. Vaikka välttämättömät työntekijät, kuten ensiavun antajat sekä rakennus- ja kuljetusalan ammattilaiset, joiden matkoja ei pidetä vapaaehtoisina, voivat yleisesti ottaen liikkua myös tiukkojen sulkujen aikana, useimmat matkustajat eivät voi. Kun matkustusrajoitukset alkavat helpottua ja useammat henkilöt saavat matkustaa vapaasti, hallituksen matkustamisohjeiden huomioonottaminen matkustusohjelmassasi ja -käytännöissäsi voi olla monimutkaista.

Jotkut valtiot vaativat nyt ei-välttämättömällä matkalla olevia matkustajia jäämään karanteeniin saapuessaan. Tällainen vaatimus voi tehdä liikematkoista tiettyihin kohteisiin epäkäytännöllisiä. Vastaavasti "välttämättömän" määritelmä voi vaihdella alueittain ja maittain. Kannattaakin tarkistaa vaatimukset varmistaaksesi, että työntekijän tekemä työ katsotaan välttämättömäksi tietyssä kohteessa.

Näistä syistä nykyiset maahantulo- ja maastapoistumisrajoitukset, pakollinen omakaranteeni ja muut vaatimukset on otettava huomioon matkustuskäytännöissäsi. Egencia® Travel Advisor tarjoaa sinulle nopeasti ja helposti tietoa, jonka avulla voit luoda määrityksen sallituille matkoille sekä muokata käytäntöjäsi joko väliaikaisesti tai pitkällä aikavälillä.

Määritä valinnaisten matkojen käsite

On välttämätöntä, että käytössäsi on vähintään yksi luotettava tietolähde, jotta voit käynnistää matkustusohjelmasi uudelleen ja selvityä muuttuneessa, monimutkaisemmassa globaalissa matkailuympäristössä. Jotkut matkustajat saattavat kuitenkin

kyseenalaistaa kotimaan- ja ulkomaanmatkojen tärkeyden vaikka heillä olisi käytössään luotettava tietolähde, tarpeelliset henkilösuojaimet sekä muut matkailijoiden hyvinvointia tukevat asiat. He voivat olla henkilökohtaisesti suuremmassa riskissä sairastua COVID-19-tautiin tai asuvat sellaisen henkilön kanssa, jolla on suurempi riski iästä, terveydentilasta tai invaliditeetista johtuen. Matkustuksen tekeminen valinnaiseksi, ennakkovarauksen tekemisen ja hyväksynnän vaatiminen sekä muiden toimenpiteiden toteuttaminen, kuten valinnaisten liikematkojen määritelmän selviinnyttäminen, voivat auttaa sinua tukemaan matkustajien hyvinvointia ja vähentämään samalla liiketoimintaan kohdistuvia riskejä.

Tee hyväksynnästä helpompaa

Yritysten tulee voida hallita sitä, miten ja milloin heidän työntekijänsä matkustavat, ja niiden tulee voida ennustaa työntekijöiden matkustukseen liittyvät riskit.

Sellaisten työntekijöiden matkat, joiden työtehtävät ovat tärkeitä infrastruktuurin tai liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta, katsotaan todennäköisesti välttämättömiksi matkoiksi äärimmäisten rajoitusten aikana. Ja lähinnä tietotyöntekijöiksi määriteltävien henkilöiden matkoja taas ei välttämättä luokitella sellaisiksi.

Sallittujen matkojen selkeä määrittely takaa, että ohjelman hallinta on nopeampaa ja tehokkaampaa. Lisäksi se helpottaa hyväksynnän antamista, koska hyväksyjän ei tarvitse päättää matkan kiireellisyyttä tai yrittää laskea potentiaalisen sijoitetun pääoman tuottoprosenttia. Egencian avulla voit itse määrittää matkustuskäytännöt ja korkean riskin kohteet, jotta voit vähentää matkustamiseen liittyviä riskejä mahdollisimman paljon. Voit asettaa matkustuskäytäntösäännöt kaikkiin matkustuskategorioihin yhdessä paikassa ja ottaa matkustuskäytäntöihin ja hyväksymisprosessiin tehdyt muutokset heti käyttöön kaikissa varauskanavissa.

Lisää joustavuutta

GBTA-kyselyn mukaan 62 % organisaatioista sanoo muuttaneensa matkustusturvallisuuskäytäntöjään ja 55 % ilmoitti ottaneensa käyttöön uusia matkojen hyväksymismenettelyjä. Kun olet määrittänyt sallittujen matkojen eri osatekijät, voi olla järkevää parantaa käytäntöjesi ja hyväksyntämenettelyidesi joustavuutta. Tämä voi lisätä matkailijoiden luottamusta siihen, että yrityksesi välittää heidän hyvinvoinnistaan.

Matkailija saattaa esimerkiksi kokea, että hänen hyvinvoinnistaan huolehditaan paremmin, jos hänen annetaan varata lennot matkustajakapasiteettia rajoittavalta lentoyhtiöltä tai sellaiselta yhtiöltä, joka ei sijoita matkustajia keskimmäisille istuinpaikoille. Tai he haluavat ehkä mieluummin yöpyä hotellissa, joka vaatii kaikkia asiakkaita käyttämään kunnollista kasvomaskia ja pitämään sosiaalista etäisyyttä kaikilla julkisilla alueilla. Työntekijän pakottaminen tekemään varaukset pelkästään kustannusten perusteella voi luoda liiketoimintaan kohdistuvia riskejä, jos työntekijä altistuu COVID-19:lle.

Egencian avulla voit helposti asettaa useita käytäntöjä eri matkustajaryhmille tai kustannuspaikoille. Ja voit ottaa hyväksynnän käyttöön varmistaaksesi, että kaikki liikematkat tarkistetaan asianmukaisesti ennen varauksen tekemistä tai matkaanlähtöä.

Seuraavat vaiheet

Liikematkustusohjelmasi on mitä todennäköisemmin nyt paljon erilaisempi kuin se oli tammikuussa. Matkavastaavan roolista on tullut liiketoiminnan kannalta kriittinen, ja heidän yksi tärkeimmistä työnkuvista on tällä hetkellä riskien vähentäminen. Matkahallinnon on luotava matkustajien turvallisuudesta ja terveydestä vastaavan yritysjohdon kanssa organisaatiolle systemaattisia tapoja vähentää riskejä määrittelemällä liikematkoille uudet suuntaviivat.

Ja välttämättömien ja sallittujen matkojen määrityksestä päättäminen on kriittinen osa näitä uusia ohjeita. Lue lisää muista matkustusohjelman uudelleenkäynnistämiseen liittyvistä parhaista käytännöistä sekä Egencian ratkaisuista, jotka auttavat sinua tukemaan matkustajiasi ja lisäävät samalla matkustusohjelmasi ennustettavuutta ja hallittavuutta.

1 Leicester – turismin syntymäpaikka, https://www.storyofleicester.info/city-stories/thomas-cooks-leicester/

2 https://www.gbta.org/blog/new-gbta-research-shows-coronavirus-continues-to-impact-the-business-travel-industry/

Etsitkö parempia liikematkustusratkaisuja? Ota yhteyttä tiimiimme.