Rakennusala on kohdannut ennennäkemättömiä haasteita pandemian aikana, sillä työ on tehtävä suurimmilta osin paikan päällä. Vaikka rakennusalalla on loistava mahdollisuus hyötyä matkailun digitalisoitumisesta enemmän muihin aloihin verrattuna, se on mukautunut muutokseen hitaasti.

Auttaakseen digitaalisesta matkustusratkaisusta kiinnostuneita yrityksiä Egencia loi yhteistyössä alan asiantuntijoiden kanssa rakennusalan toimintasuunnitelman. Tutustu muutoksen tehneiden yritysten kokemuksiin lataamalla tämä toimintasuunnitelma ja katso, kuinka voit ottaa samat keinot käyttöön omassa yrityksessäsi.

Seuraavassa esitellään toimintasuunnitelman viisi tärkeintä strategiaa, jotta tiedät paremmin, mitä odottaa digitaaliseen matkustusratkaisuun siirtymisestä:

1. Parempi kulukontrolli

Rakennusprojektien arvaamattoman luonteen takia matkustukselta vaaditaan joustavuutta ja mukautuvuutta. Mutta lyhyet varausajat, pitkät yöpymiset ja viime hetken muutokset voivat kasvattaa kuluja. Tietojen mukaan rakennusalan työntekijät Yhdysvalloissa kuluttavat 20 % enemmän matkaa kohden muun tyyppisiin liikematkustajiin verrattuna. Tämä voi myös johtaa suureen määrään käyttämättömiä lippuja ja lentoyhtiöiden hyvityskuponkeja.

"Olemme nähneet rakennusalan olevan pulassa lukuisten käyttämättömien lentolippujen kanssa", kertoo Egencian asiakasvastaavana toimiva Chris LeFevre. "Ellei käytössä ole digitaalista ratkaisua, joka tuo kaikki tiedot yhteen, käyttämättömien lippujen hallinta on erittäin hankalaa."

Tammikuusta 2020 lähtien Egencian asiakkaat ovat lunastaneet Egencian alustalla Pohjois-Amerikassa yli 100 000 lentohyvityskuponkia, joiden arvo on 50 miljoonaa dollaria. Älykäs teknologia vähentää kuluja kulissien takana entisestään. Esimerkiksi Egencia Savings Finder jatkaa halvempien hintojen etsintää vielä varaamisen jälkeen, mikä säästää asiakkaille keskimäärin 7 % lennoista ja 14 % hotelleista.

Yhteenveto: Oikeanlaisella digitaalisella matkustusratkaisulla säästöt lisääntyvät ja kulut vähenevät.

2. Kulutuksen läpinäkyvyys

Koska rakennusprojekteissa on niin monta liikkuvaa osaa, kokonaiskulutuksen sekä urakoitsija- ja asiakaskohtaisten kulujen hallinta on ensiarvoisen tärkeää. Mutta silloin kun matkustajat tekevät varauksia manuaalisesti − tai jopa käyttämällä henkilökohtaisia maksukorttejaan − kulutietojen kerääminen on työlästä, ellei mahdotonta.

Suuren eristystöitä tekevän yrityksen kirjanpitopäällikkö kertoo, että hänellä kesti aiemmin kahdesta kolmeen kuukautta saada selville tietyn matkan kulut ennen digitaaliseen matkustusratkaisuun siirtymistä.

Kotien kunnostuksia ja remontteja tekevän yrityksen hallintopäällikkö oli samankaltaisessa tilanteessa, kun hän sai tietää, että työntekijät vuokrasivat luksusautoja ja tekivät varauksia kalliisiin hotelleihin. Mitkään käytännöt eivät estäneet tällaisten varausten tekoa, eikä kukaan pystynyt määrittelemään, milloin tällaisia varauksia tehtiin.

"Olin shokissa tajutessani, ettei meillä ollut järjestelmää tällaisen käyttäytymisen hallitsemiseksi", hallintopäällikkö kertoo. "Emme pystyneet näkemään kokonaiskuvaa matkakuluistamme." Tilanne muuttui, kun yritys alkoi käyttää Egencian palveluita. "Yhteistyö digitaalisen liikematkatoimiston kanssa mahdollisti sen, että kaikki työntekijät voivat tehdä varauksensa yhdessä paikassa, jossa myös kaikki kulutiedot ovat nähtävillä."

Yhdistetyt varaustiedot sisältävien hallintanäkymien ja raporttien avulla esihenkilöt voivat luoda kuluraportteja työn numeron, työntekijän, toimiston sijainnin, matkan pituuden, hotellien ja muiden tietojen mukaan vain muutamalla napsautuksella.

Yhteenveto: Yhdistetyt tiedot sekä käyttäjäystävälliset hallintanäkymät ja raportit auttavat budjetoinnissa.

3. Parempi joustavuus

Rakennusalalla muutos on jatkuvaa. Vanhanaikainen manuaalinen varaaminen tekee matkasuunnitelmien päivittämisestä hankalaa tien päällä oleville työntekijöille. Ja ilman yhtenäistä digitaalista ratkaisua matkojen varaamisvastuun laittaminen työntekijöiden harteille antaa heille vapaat kädet kuluttaa matkoihin niin paljon kuin he haluavat.

Digitaalinen ratkaisu sen sijaan jakaa vastuun matkanvaraajien, projektipäälliköiden ja matkustajien kesken. Aiemmin mainitsemamme hallintopäällikkö huomasi tarpeen ratkaisun löytämiseksi, kun kotien kunnostuksia ja remontteja tekevä yritys alkoi kasvaa. "Tiesin etten pysty varaamaan kaikkien työntekijöiden matkoja, ja tiesin myös ettei minulla ollut aikaa kouluttaa kaikkia tekemään varauksensa itse."

Digitaalisen matkustusratkaisun avulla hän pystyi varaamaan matkoja kokonaisille ryhmille tai eri tavoin luokitelluille yksittäisille matkustajille vain muutamalla napsautuksella. Hän voi nyt myös luoda käytäntöjä, jotka on integroitu varausprosessiin. Näin matkustajat ja matka-asioista vastaavat näkevät varoituksen käytännönvastaisuudesta ennen kuin varaus on tehty.

Myös matkustajille itselleen on tärkeää tuntea olonsa mukavaksi ja itsevarmaksi matkanhallinnan jokaisessa vaiheessa. Egencian asiakkaiden verkkokäyttöaste on 87 % suurilta osin siksi, että alusta tarjoaa kuluttajatuotemaisen käyttökokemuksen, joka on yhtenäinen kaikilla laitteilla.

(Napsauta tästä nähdäksesi, miksi IDC MarketScape -raportti pilvipohjaisista liikematkojen varaussovelluksista nimesi Egencian johtavaksi teknologiapohjaiseksi liikematkustusratkaisujen tarjoajaksi)

Matkustajat voivat tehdä muutoksia lento-, hotelli-, vuokra-auto- ja junamatkavarauksiin, ottaa yhteyttä hotelliinsa, saada ilmoitukset lentojen muutoksista ja peruutuksista, löytää parhaat kuljetusvaihtoehdot ja saada henkilökohtaista tukea vuorokauden ympäri – kaikki tämä vain yhdellä napautuksella älypuhelimessa tai millä tahansa muulla laitteella.

Yhteenveto: On mahdollista antaa matkustajille vastuu matkojen järjestämisestä ja samalla kasvattaa matkustuskäytäntöjen noudattamisastetta merkittävästi tavalla, joka tekee matkojen hallinnasta helpompaa kaikille.

4. Kyky seurata matkustajien liikkeitä

Huolenpitovelvollisuudesta, johon kuuluu matkustajien olinpaikan tietäminen kaikkina aikoina, tuli tärkein prioriteetti pandemian puhjettua, ja se tulee todennäköisesti olemaan ensiarvoisen tärkeää tulevaisuudessakin. Rakennusalalla huolenpitovelvollisuus voi olla erityisen haastavaa niin monen matkustajan ollessa samanaikaisesti tien päällä.

Digitaalinen matkustusratkaisu ratkaisee ohjelman keskitetyillä varaustiedoilla ja Egencian luoman matkustajan seurantatyökalun kaltaisella teknologialla. LeFevren mukaan "voit nopeasti saada tarkat tiedot matkustajiesi olinpaikasta ja ottaa heihin yhteyttä erityistilanteissa, kuten massaperuutusten, luonnonkatastrofien tai tiettyjä kohteita koskevien COVID-19-käytäntömuutosten kohdalla".

Ennen Egenciaan siirtymistä suuressa eristystöitä tekevässä yrityksessä työskentelevän kirjanpitopäällikön piti soitella työmaille paikantaakseen tietyn matkustajan. Matkustajan seurantatyökalun ansiosta "voin nyt avata kartan ja katsoa, kuinka monta työntekijää minulla on eri alueilla ja tarkentaa näkymän näyttämään, kuka on missäkin", kirjanpitopäällikkö kertoo. "Kehun kaikille, kuinka hienoa on pystyä paikantamaan tien päällä olevat työntekijät."

Yhteenveto: Oikeanlainen digitaalinen matkustusratkaisu tekee matkustajien seuraamisesta vaivatonta.

5. Lisääntynyt tehokkuus

Ei ole yllättävää, että digitaalinen matkustusratkaisu voi lisätä tehokkuutta. Mutta tulosten näkeminen voi silti olla shokki. Forrester Research sai selville, että matkustajilla, hyväksyjillä, tarkastajilla ja kirjanpitäjillä kestää yhteensä keskimäärin 13,6 tuntia varata matka (ja käsitellä siihen liittyvät maksut) manuaalisesti.

Kun tätä verrataan keskimääräiseen aikaan, joka Egencian asiakkailla kestää matkan varaamiseen, tulokseksi tulee 4 minuuttia hotellivarauksissa ja 5 minuuttia lento-, vuokra-auto- ja junamatkavarauksissa. Monimutkaisempienkin matkasuunnitelmien kohdalla tämä tarkoittaa eksponentiaalista ajansäästöä.

"Urakoitsijat haluavat säilyttää kilpailukykynsä markkinoilla", LeFevre sanoo, "ja yksi tapa säilyttää kilpailukyky on parantaa sisäisiä prosesseja ja tehostaa niitä". Kun työntekijät on vapautettu manuaalisen ja hajanaisen varaamisen taakasta, he voivat kuluttaa aikansa ja energiansa tehtäviin, jotka lisäävät yrityksen tuloja ja pitävät asiakkaat tyytyväisinä.

Yhteenveto: Kilpailullisella rakennusalalla oikeanlainen digitaalinen matkustusratkaisu voi olla avain tehokkuuden lisäämiseksi ja kilpailuedun saavuttamiseksi.

Tulevaisuuden näkymät

Digitaalisen matkustusratkaisun käyttö johtaa kilpailulliseen etuun ja korkeampaan sijoitetun pääoman tuottoon. Ensimmäinen askel on ajatella matkustusta menoerän sijaan strategisena investointina. Toinen askel on ottaa käyttöön digitaalinen matkustusratkaisu, joka voi tukea yrityksesi ainutlaatuisia tarpeita.

Lataa toimintasuunnitelma "Taking Business Travel Digital: How Construction Companies Benefit" saadaksesi tietää, mitä kannattaa ottaa huomioon digitaalista liikematkatoimistoa valitessa.