Neljä tapaa hyödyntää matkustusneuvoja

Posted: 29 October 2020
Corporate Travel Manager Uses Business Travel Restriction Data

Katso, kuinka Egencia voi auttaa sinua lisäämään matkailijoiden luottamusta ja tukemaan heidän hyvinvointiaan

Kirjoittaja: Diana Hoffman, Director of Product Marketing

Kaikilla yritysjohtajilla on nykyään edessään uusi haaste − kuinka löytää tasapaino liiketoiminnan kasvun sekä työntekijöiden mielenterveyden ja hyvinvoinnin säilyttämiseen tähtäävien toimenpiteiden välillä työntekijöiden tehdessä töitä kotoa, toimistolla tai ollessa liikematkalla.

Pandemia nosti riskienhallinnan uudelle tasolle ja muutti näin liikematkailua perusteellisesti, jopa pysyvästi. Liikematkustaminen vaatii nyt paljon enemmän tietoa ja taitoa yritykseltä, matkahallinnolta ja matkapalvelujen tarjoajilta.

Kesäkuussa 2020 Egencian asiakkaille tehdyssä kyselyssä paljastui, että 90 % matkahallinnon ammattilaisista uskoo yritystensä aloittavan liikematkustamisen uudelleen ainakin jollain tasolla ennen vuoden 2021 alkua. Samassa kyselyssä kolmannes matkahallinnon ammattilaisista kertoi, että työntekijöiden haluttomuus matkustaa on yrityksen paluun esteenä takaisin liikematkailun kentälle. Työntekijöiden on tunnettava olonsa turvalliseksi liikematkoilla ollessaan. Heidän on tiedettävä, että he saavat kaiken mahdollisen tuen varauksen suunnittelusta kotiinpaluuseen saakka. Sinä taas tarvitset aina saatavilla olevia tietoja, jotka auttavat sinua tekemään nopeita ja relevantteja päätöksiä välttämättömien ja ei-välttämättömien matkojen sekä matkustusohjelman ja -käytäntöjen suhteen.

Egencia Travel Advisor luotiin antamaan matkahallinnolle ja yrityksen matkustajille merkityksellisiä ja tarkkoja tietoja COVID-19:n vaikutuksista matkailuun ympäri maailman. Tällä työkalulla voit tarkastella:

  • Maakohtaisia tietoja − Useat maat ja alueet ovat asettaneet matkustuskieltoja ja -rajoituksia maahantulolle tai maasta poistumiselle. Nämä rajoitukset saattavat muuttua päivittäin, millä on vaikutusta liikematkavarauksiin liittyviin päätöksiin − olipa kyseessä sitten lentäen, autolla tai junalla tehtävä matka.
  • Tietoja menettelytavoista – Tietoa Yhdysvaltain CDC:n ja muiden maiden terveysvirastojen, valtioiden, lentoyhtiöiden ja lentokenttien asettamista standardeista ja vaatimuksista muun muassa terveydentilan, hoidon ja turvallisuuden suhteen.
  • Tietoja muutoksista – Rajoitukset ja menettelytavat voivat muuttua usein. Matkustuskäytäntöjen päivittämisessä auttavat tiedot kunkin maan tiukentuvista tai helpottuvista rajoituksista.

Matkahallinto voi kasvattaa matkustajien luottamusta turvalliseen matkustamiseen varmistamalla, että heidän käytössään on kaikki tarvittava tieto uudesta matkustusympäristöstä. Seuraavassa on neljä tapaa, joilla voit käyttää Egencian ja Egencia Travel Advisorin tietoja tehdäksesi parempia päätöksiä matkustusohjelman suhteen ja lisätäksesi matkustajiesi luottamusta matkustamisen turvallisuuteen.

Korosta matkustajien hyvinvoinnin tärkeyttä

Ensimmäinen askel kasvattaa työntekijöiden halukkuutta matkustaa on osoittaa, kuinka tärkeää heidän hyvinvointinsa on. Uusimpien menettelytavoista kertovien tietojen avulla voit osoittaa matkustajillesi, kuinka he voivat matkustaa turvallisesti ja kuinka varmistat samalla huolenpitovelvollisuuden täyttämisen.

Harkitse yrityksesi matkustusohjelman päivittämistä lisäämällä siihen matkustamisen "peruspaketti" ja tarkistuslista pakollisista turvallisuustoimenpiteistä. Matkustajat odottavat saavansa nyt tukea ja resursseja matkustamista varten. Tämä on samankaltainen vähimmäisvaatimus kuin tietokoneen antaminen uudelle työntekijälle, jotta hän voisi tehdä työnsä tarkoituksenmukaisesti. Matkustuksen peruspakettiin voi sisältyä:

  • Maksu tai korvaus kohdemaan/-alueen vaatimasta COVID-19-testauksesta
  • Ennen matkaa annettavat asianmukaiset kasvomaskit, käsienpuhdistusaineet ja muut henkilönsuojaimet
  • Ohjeet istuinpaikan varaamiseen
  • Joustavat päivärahat työntekijän hyvinvoinnin takaamiseksi

Ohjeista matkustajia varaamaan käytäntöjen mukaisesti

Maat ja alueet asettavat uusia matkustuskieltoja ja -rajoituksia sekä poistavat niitä jatkuvasti. Tämän seurauksena matkustajasi saattavat joutua muuttamaan matkustussuunnitelmiaan. Pahimmassa tapauksessa maat ovat sulkeneet rajansa kokonaan eivätkä päästä maahan edes oman maan kansalaisia muista matkustajista puhumattakaan. Rajat saattavat olla myös osittain kiinni, jolloin rajoitukset kohdistuvat vain joihinkin matkustajiin.

Maakohtaiset tiedot voivat auttaa sinua tekemään ulkomaan- ja kotimaanmatkoihin sekä matkustuskäytäntöihin liittyviä päätöksiä, ja niillä voidaan myös välttää matkustajien mahdollinen turhautuminen. Esimerkiksi jos raja on kokonaan tai osittain kiinni, voit asettaa matkalle varmistushyväksynnän tai lisätä maalle tai alueelle käytännön matkustajan lähtömaan perusteella.

Maakohtaiset, korkeariskisiin kohteisiin liittyvät tiedot voivat myös vaikuttaa päätöksiin tiukentaa tai höllentää matkustusohjelman sääntöjä esimerkiksi ennen matkustamista tarvittavaan hyväksyntään liittyen. Egencian avulla voit helposti luoda ja muuttaa käytäntöjä sekä kohdistaa niitä tarkemmin esimerkiksi korkeariskisiin kohteisiin, mikä auttaa sinua tukemaan matkustajiesi hyvinvointia. Käytä Egencia Travel Advisoria tehdäksesi tarpeen mukaan muutoksia matkustuskäytäntöihisi. Aseta sitten säännöt kaikkiin matkustuskategorioihin yhdessä paikassa ja ota matkustus- ja hyväksymiskäytäntöjen päivitykset käyttöön välittömästi kaikilla varauskanavilla.

Hyödynnä tietoja palveluntarjoajien kanssa käytävissä neuvotteluissa

Liikematkustaminen on tekemässä paluuta, koska se on arvokas kasvun tehostaja. Liikematkustuksella on merkittävä vaikutus yrityksen tulokseen, työntekijöiden käsitykseen heidän hyvinvointinsa tärkeydestä sekä yrityksen/työntekijöiden tavoitteiden saavuttamiseen. Tämä matkustamisen uusi vaihe on tilaisuus uudistaa organisaatiosi matkustusohjelmaa yhdessä yrityksesi johdon kanssa.

Egencia antaa työntekijöille tietoa hygienia- ja muista turvallisuusstandardeista jo varausvaiheessa. Saat lisäksi hyödyllistä tietoa pandemian vaikutuksesta matkailuun tukikeskuksestamme, josta löydät myös linkit palveluntarjoajien käytäntöihin. Tiedot palveluntarjoajien toimenpiteistä voivat olla hyödyksi päätettäessä matkustusohjelmiin tehtävistä muutoksista ja ensisijaisten palveluntarjoajien sopimuksista. Esimerkiksi joustavien peruutuskäytäntöjen ja muiden samankaltaisten elementtien uudelleenarviointi voi auttaa sinua kontrolloimaan matkustuskuluja sekä lisäämään matkustusohjelmasi tehokkuutta ja säästömahdollisuuksia.

Kulujen hallinta ja käytäntöjen noudattaminen olivat menestyksen avaintekijöitä ennen COVID-19:ää, mutta nykyisin kilpailu maailmanlaajuisella markkinapaikalla edellyttää yritysten osoittavan, että ne toimivat eettisesti ja empaattisesti, ja että ne laittavat työntekijöidensä hyvinvoinnin etusijalle säästämisen sijaan (esim. suorat lennot verrattuna välilaskuihin). Voit parantaa matkustajiesi kokemusta varmistamalla, että heillä on pääsy tietoihin palveluntarjoajien menettelytavoista asiakkaiden hyvinvoinnin suojelemiseksi. Kun esimerkiksi tiedät, että omaehtoinen karanteeni ei ole pakollinen tietystä päivästä lähtien, voit hyödyntää tätä tietoa antaaksesi matkustajillesi mielenrauhaa varaamishetkellä. Samoin varaushetkellä annettava näkyvyys palveluntarjoajien tietoihin turvallisuudesta ja matkakohteista antaa matkustajille enemmän varmuutta lähteä taas matkaan.

Parempi ennustettavuus ja kontrolli

Pandemia on johtanut dynaamiseen matkustusympäristöön, joka vaatii toisinaan nopeaa päätöksentekoa. Tiedot muutoksista auttavat sinua arvioimaan kotimaan- ja ulkomaanmatkojen rajoitukset ja vaatimukset sekä reagoimaan muutoksiin nopeasti. Tietämällä milloin säännökset on viimeksi päivitetty sinä ja matkustajasi voitte olla varmoja siitä, että tiedot ovat ajan tasalla.

Muutoksia koskevia tietoja voidaan käyttää myös Egencian kautta matkustajille lähetettävissä viesteissä. Jos esimerkiksi tietty lentokenttä on lisäämässä matkustajien terveydentilan tarkistamiseen liittyviä toimenpiteitä, voit lisätä Egencian viestitoimintojen avulla lentojen hakutulossivulle tiedotteen matkustuskäytännöistä. Visuaaliset ohjeet antavat tietoa matkustajille ja ohjaavat heitä varaamaan ensisijaisimman ja käytäntöjen mukaisimman matkan.

Samaan tapaan helpotukset karanteenisäädöksiin voivat luoda tarpeen tiedottaa matkustajille lisääntyneestä matkakohdevalikoimasta. Voit käyttää muutoksia koskevia tietoja antaaksesi matkustajillesi heidän matkaansa koskevia tärkeitä ja reaaliaikaisia päivityksiä. Egencian avulla voit julkaista näitä päivityksiä lukuisin eri tavoin, kuten lisäämällä matkaa varaavien työntekijöiden nähtäville dynaamisia viestejä koko varausprosessin ajaksi ja lähettämällä push-ilmoituksia matkustajien mobiilisovellukseen.

Suuntaa-antavat tiedot antavat matkahallinnolle työkaluja, joiden avulla se voi auttaa matkustajia tekemään turvallisempia ja käytäntöjenmukaisia päätöksiä ennen matkaa ja sen aikana. Ja jos tapahtuu jotain odottamatonta, matkustajilla on pääsy luotettaviin tukipalveluihin.

Tehokkuutta data avulla

Yhteyksien luominen kasvotusten tuo monenlaisia etuja − innovaatiota, uusien kokemusten synnyttämää erilaisuutta sekä tietoa ja kokemuksia, joiden avulla on mahdollista luoda arvokkaita suhteita nopeammin. Kaikessa tässä on kuitenkin tällä hetkellä otettava huomioon kustannukset ja matkustajien hyvinvointi.

Yrityksen matkahallinto on nyt erittäin tärkeässä roolissa liiketoiminnan kannalta, ja sen on keskityttävä matkustuksen riskienhallintaan sekä matkustajien hyvinvointiin. Matkahallinnon on luotava yritysjohdon avulla organisaatiolle systemaattisia tapoja vähentää riskejä määrittelemällä uudet matkustusohjeistukset. Data on ensiarvoisessa asemassa ohjeita ja käytäntöjä koskevassa päätöksenteossa, jossa heijastuu organisaation riskinsietokyky.

Kukaan ei pysty sanomaan tarkalleen, miltä matkailu näyttää tulevaisuudessa, mutta varmaa on, että matkustajien hyvinvointi on useimpien organisaatioiden tärkeyslistalla ensimmäisenä. Egencia Travel Advisor tarjoaa tietoa teknologia-avusteisella tehokkuudella, jotta sinä ja matkustajasi voitte aloittaa liikematkustamisen uudelleen helpommin ja luottavaisin mielin.

Etsitkö parempia liikematkustusratkaisuja? Ota yhteyttä tiimiimme.