Kuinka liikematkavastaavat valmistautuvat tulevaisuuden matkoihin

Posted: 19 June 2020
Topics: Blogi
future-travel-after-covid191.jpg
Oletko valmistelemassa liikematkailijoita tuleville matkoille koronaviruksen jälkeen? Saattaa olla vaikea tietää mistä aloittaa. Asiat ovat muuttumassa, ja matkailuala tulee kohtaamaan ennennäkemättömiä haasteita, joihin on opittava vastaamaan nopeasti. Valmistautuminen on kaiken a ja o. Koska matkailun normalisoitumisen ajankohdasta ei ole varmuutta, monet yritykset suunnittelevat tapoja, joilla heidän työntekijänsä voivat matkustaa mahdollisimman turvallisesti tänä väliaikana. Egencia tarjoaa tukea näille yrityksille ja pyrkii tunnistamaan matkustajien huolenaiheet ja reagoimaan niihin sekä vähentämään liikematkustusohjelmiin kohdistuvia riskejä. Keskustelimme asiasta useiden eri toimialoilta lähtöisin olevien asiakkaidemme liikematkavastaavien kanssa. Esitimme heille sarjan kysymyksiä saadakseen selville, kuinka he valmistelevat matkustusohjelmiaan ja matkustajiaan liikematkustuksen tulevaisuutta varten.
  1. Mitä toimia teette valmistellaksenne matkustusohjelmaanne tulevaisuutta varten?

Tietojen päivittäminen: Matkustusvastaavat haluavat voida tarkistaa kuka on matkalla minne ja milloin, jotta he voivat välittömästi saada heihin yhteyden, jos jokin asia muuttuu tai jotain tapahtuu. Tästä syystä matkustusvastaavat ovat priorisoineet matkustajatietojen päivitykset suorittaen matkustusprofiilien auditointeja ja pyytäen matkustajia tarkistamaan Egencian profiileissaan olevat hätäyhteystietonsa.

"Lisäämme parhaillaan matkustusprofiileihin hätäyhteyshenkilöitä ja varmistamme, että kaikki tiedot ovat oikein. Käymme myös läpi käyttämättömiä lipunhyvityskuponkeja nähdäksemme, miten koronaviruskriisi vaikuttaa niihin. Ja tulemme määrittämään, mitkä matkat katsotaan välttämättömiksi." 

— Whitni Willmore, Travel Manager, Engineered Structures, Inc.

Viestintä: Yritykset ovat pyytäneet palautetta usein matkustavilta työntekijöiltään ymmärtääkseen, kuinka turvallisiksi he kokevat olonsa matkailun avautuessa ja selvittääkseen, mitä he tarvitsevat voidakseen tuntea olonsa varmemmiksi. Yhteistyössä Egencian Account Managerien kanssa monet yritykset ovat myös alkaneet järjestää koulutus- ja tiedotustilaisuuksia matkustuksesta tulevaisuudessa.

Välttämättömien matkojen määrittely: Organisaation luonteesta riippuen voi olla, että melkein kaikki matkat ovat välttämättömiä; esimerkiksi tiettyjen palvelualojen työtehtävien ollessa kyseessä. Useimmille liikematkavastaaville välttämättömän matkan määritteleminen riippuu kuitenkin enemmän siitä, kuka matkustaa, mitä tarpeita asiakkailla on ja mihin matkustaja on matkalla.

Käyttämättömien lippujen hallinta: Useimmat yritykset kokivat käyttämättömien lippujen ja lipunhyvityskuponkien hallinnan ja käytön ymmärtämisen tärkeäksi. Lue kuinka Egencia auttaa selkeiden tietojen avulla liikematkavastaavia hyödyntämään lentoyhtiöiden antamat hyvitykset.

  1. Oletko muokkaamassa yrityksesi matkustuskäytäntöjä? Jos olet, niin miten?

Ottamalla käyttöön olennaisia matkustussääntöjä: Monet yritykset työskentelevät ahkerasti määritelläkseen, mitkä matkat katsotaan heidän yrityksessään välttämättömiksi. Kun nämä päätökset on tehty, säännöt voidaan sisällyttää yrityksen matkustuskäytäntöihin, näyttää Egencian sivuston hakutuloksissa ja päivittää tarvittaessa matkustuksen muuttuessa koronaviruskriisin jälkeen.

"Aiomme seuraavaksi puuttua siihen, mitkä ovat oikeat kulut matkakustannusten, ajankäytön, ympäristövaikutusten, aikataulutuksen jne. lisäksi. Haluamme varmistaa, että matkustus on tehokasta kaikilla osa-alueilla, jotta yrityksemme menestyy (ja on kannattava) myös tulevaisuudessa."

— Whitni Willmore, Travel Manager, Engineered Structures, Inc.

Päivittämällä ennakkovarausten ja viimehetken varausten asetuksia: Varausten tekeminen on tyypillisesti halvempaa ennakkoon, ja monet yritykset suosivat ennakkovarauksia normaaleissa olosuhteissa. Nykytilanteessa useat asiakkaamme ovat kuitenkin lyhentäneet varausaikaväliä, jotta matkojen suunnittelu on joustavampaa.

Lisäämällä viestintää: Olemme viime aikoina pitäneet useammin yhteyttä liikematkustajiin pitääksemme heidät ajan tasalla uusista tapahtumista. Useat asiakkaamme ovat ilmoittaneet odottavansa matkustajiensa tekevän samoin, ja he kannustavat matkustajia pitämään yhteyttä tiiviimmin.

"Muokkaamme uutta matkustusprotokollaamme ja vaadimme matkustajia pitämään yhteyttä useammin hätätilanteissa."

— Irene Lavell, johdon vanhempi assistentti, Merritt Woodwork

Asettamalla rajoituksia: Liikematkojen hallintaratkaisumme avulla matkavastaavat voivat helposti estää matkustamisen tiettyihin kohteisiin tai tiettyjen lentoyhtiöiden lentojen varaamisen. Monet asiakkaistamme kertoivat keskittyvänsä tähän ja hyödyntävänsä virallisia maa- ja aluekohtaisia matkustustietoja pitääkseen rajoitukset tarvittaessa voimassa.

Lisäämällä hyväksyntävaiheen: Useat asiakkaat ovat lisänneet uusia hyväksyntävaiheita turvallisen matkustamisen varmistamiseksi. He ovat esimerkiksi määrittäneet, että korkean riskin kohteisiin matkustettaessa matkan hyväksyntä on tiukempaa. Tavanomaisissa olosuhteissa hyväksyntäprosessit eivät ole ihanteellisia, mutta nykyisessä tilanteessa ne voivat auttaa lieventämään ja hallitsemaan matkustukseen liittyviä riskejä.

  1. Kuinka aiot tukea matkustajiasi ennen työmatkaa ja sen jälkeen?

Seuraamalla ohjeistuksia: Jokainen liikematkavastaava, jonka kanssa puhuimme, kertoi noudattavansa CDC:n ohjeita ja pysyvänsä ajan tasalla voimassa olevien matkavaroitusten sekä maa-, osavaltio- ja aluekohtaisten matkustuskieltojen, -rajoitusten ja -vaatimusten suhteen.

Kokoamalla matkustajille pakkauksia, joissa on muun muassa henkilökohtaisia suojaimia: Yksi asiakkaistamme kertoi yrityksensä keskustelevat siitä, kuinka he voivat lähettää matkustajille tarkoitetut pakkaukset, joissa on muun muassa hengityssuojaimia, hansikkaita, desinfiointiainetta ja desinfiointipyyhkeitä. Pakkauksiin sisältyy myös opas, jossa annetaan neuvoja siitä, kuinka suhtautua lentoyhtiöiden, autovuokraamojen, junayhtiöiden ja hotellien uusiin puhtausvaatimuksiin.

Määrittämällä omaehtoisen karanteenin yksityiskohdat: Suurin osa yrityksistä tekee töitä omaehtoisen karanteenin yksityiskohtien määrittämiseksi ja seuraa tarkkaan eri kohteita koskevien kieltojen ja vaatimusten luetteloa. Kunkin kohteen karanteenivaatimusten ymmärtäminen auttaa myös määrittämään mitkä matkat katsotaan olennaisiksi.

  1. Mitä työkaluja tai tukea tarvitset tehdessäsi näitä muutoksia?

Kaiken kaikkiaan asiakkaidemme mielestä tuki oli tärkeintä kolmella avainalueella.

  • Käyttämättömien lippujen ja lipunhyvityskuponkien hyödyntäminen:

Lue tämä blogi saadaksesi lisätietoja käyttämättömien lippujen hallinnasta ja niihin liittyvistä raporteista.

  • Niiden lentokenttien tunnistaminen, joihin koronavirus vaikuttaa, sekä osavaltioiden ja maiden ohjeiden tarkistaminen:

Katso video nähdäksesi, kuinka voit käyttää tukikeskusta. Tukikeskuksesta löydät uusimmat tiedot koronaviruksen vaikutuksista lentoyhtiöihin sekä ajan tasalla olevat maakohtaiset määräykset.

  • Sen ymmärtäminen, miten matkustajia voidaan avustaa valmistautumaan työmatkalle:

Lataa matkaa edeltävä turvallisuustarkistuslista jaettavaksi liikematkustajillesi.

  1. Mitä sinä ja matkustajasi odotatte eniten tien päälle palaamisesta?

Ylivoimainen enemmistö asiakkaistamme kertoi odottavansa henkilökohtaisten yhteyksien luomista. Kerta toisensa jälkeen liikematkavastaavat kertoivat meille, että he odottavat voivansa jälleen "tavata asiakkaita, myyjiä ja kollegoita ja keskustella heidän kanssaan kasvotusten".

Saa tarvitsemaasi apua Ymmärrämme, että mikään ei voita henkilökohtaisten yhteyksien luomista. Ja kunnes asiat palaavat entiselleen, olemme asiakkaittemme tukena ja autamme heitä sopeutumaan uusiin tilanteisiin turvallisesti ja onnistuneesti. Haluatko löytää liikematkatoimiston, joka tukee matkustusturvallisuutta, auttaa vähentämään matkustajien huolenaiheita ja antaa sinulle paremman käsityksen ohjelmasi kuluista? Lataa sopivan liikematkatoimiston löytämisen tarkistuslista saadaksesi selville, mihin osa-alueisiin sinun tulisi kiinnittää huomiota liikematkatoimistoa valitessasi.

Etsitkö parempia liikematkustusratkaisuja? Ota yhteyttä tiimiimme.