5 asiaa, jotka henkilöstöjohto voi tehdä kasvattaakseen liikematkustajien luottamusta

Posted: 02 December 2020
HR Professionals Implement Travel Risk Management Plan

Jokaisen johtajan ensisijaisena prioriteettina kaikissa kriisitilanteissa − COVID-19-pandemia mukaan lukien − on ihmisten tukena oleminen. Kriisinhallintaan on sisällyttävä kaikki terveyden ja hyvinvoinnin perustarpeisiin vastaamisesta mahdollisimman selkeiden tietojen tarjoamiseen muuttuvassa ympäristössä sekä samalla myöntää rehellisesti, että tulevaisuutta ei voi ennustaa.

Kun tuemme elpymistä ja autamme organisaatiotamme selviytymään ja kukoistamaan, tapa jolla käsittelemme tätä elpymistä henkilöstömme osalta heijastaa toimialamme brändiä. Se myös sementoi brändisi työnantajana vuosien ajaksi ja vaikuttaa tulevaan kilpailukykyyn. Näyttää epätodennäköiseltä, että palaisimme takaisin entiseen työskentelytapaan.

Henkilöstöjohdon ammattilaisena olet saattanut huomata, että yksi työelämäsi osa-alue tulee näyttämään erilaiselta uudessa normaalissa, nimittäin liikematkustus. Liikematkat ovat alkamassa vaiheittain tietyillä alueilla, ja nyt onkin hyvä aika kohdistaa huomio uuden matkustusympäristön vaatimuksiin ja realiteetteihin. Uutena haasteena on riskienhallinnan, paikallisten rajoitusten, työntekijöiden hyvinvoinnin sekä yrityksesi kasvu- ja hallinnointitarpeiden tasapainottaminen.

Valmistaudu uudenlaiseen matkustusympäristöön tekemällä yhteistyötä yrityksesi matkavastaavan ja liikematkatoimistosi kanssa ennemmin kuin myöhemmin. Näin voit paremmin ratkaista liikematkustuksen haasteet ja saada selkeyttä epävarmoina aikoina.

Kysymyksiä vastattavaksi:

  • Kuinka pysyt ajan tasalla paikallisista rajoituksista, potentiaalisista riskeistä, trendeistä ja vaatimuksista? Miten jaat nämä tiedot työntekijöillesi?
  • Minkälaisia liikematkoja pidät välttämättöminä? Onko sinulla tarvetta asettaa rajoituksia sille, kuka matkustaa ja kuinka usein?
  • Millainen matkojen hyväksymismenetelmä sinulla on oltava, jotta se pitäisi yllä sekä matkustajiesi hyvinvointia että kulunhallintaa?
  • Asetatko työntekijöille rajoituksia matkan aikana heidän hyvinvointinsa optimoimiseksi?
  • Miten aiot kerätä yhteen ajantasaisimmat tiedot luodaksesi reaaliaikaisia matkustus- ja liikkumisrajoituksia?
  • Miten voit kertoa matkustajillesi muutoksista ja tiedotteista luotettavasti ennen matkaa ja sen aikana?
  • Miten työntekijäsi suhtautuvat matkustuksen uudelleen aloittamiseen? Kuinka voit parhaiten ylläpitää työntekijöidesi hyvinvointia kokonaisvaltaisesti?

Uudessa tilanteessa on paljon pohdittavaa, mutta liikematkustustiimisi on takuulla jo tarttunut näihin tuleviin haasteisiin. Tee yhteistyötä heidän kanssaan ja noudata seuraavaa viittä ohjetta, joiden avulla voit aloittaa matkustusohjelmasi uudelleen niin, että siinä otetaan huomioon niin riskienhallinta, hyvinvointi kuin liiketoiminnan tuotto ja matkustajiesi luottamuksen lisääminen.

  1. Kehitä matkustukselle salliva kehys

Määritä välttämättömälle matkustukselle eri tasot, jotta henkilöstösi tietää, mitkä työntekijät voivat matkustaa ja mistä syistä.

Välttämättömät matkat tunnistaa siitä, että niihin liittyviä tehtäviä voi tehdä vain henkilökohtaisesti paikan päällä. Näitä voivat olla esimerkiksi laitteiston huolto tai kokoonpano. Tämänkaltaiset matkat on huomioitava liiketoiminnan kuluissa.

Välttämättömiä matkoja koskevien uusien rajojen määrittäminen vaatii selkeää käsitystä liikematkustukseen tehtyjen investointien tuottoasteesta. Tekemällä yhteistyötä talous- ja matkanhallintatiimien kanssa voit päättää, kuka nämä rajat määrittää. Sinun on varmistettava, etteivät rajat ole niin tiukat, että ne rajoittaisivat yrityksesi liiketoimintaa ja sen kasvua.

Lue lisää liikematkustusohjelman uudistamisesta COVID-19:n jälkeisessä maailmassa täällä.

Lue mitä Festive Roadin konsultit kertovat heidän omista parhaista käytännöistään.

  1. Kerro matkustajille riskienhallintasuunnitelmastasi

Ratkaise proaktiivisesti matkustajien huolia tiedottamalla heille riskienhallintastrategiasi tärkeimmistä kohdista, kuten matkustukseen liittyvistä vaatimuksista tai viranomaisten määräyksistä. Selitä matkustajille, kuinka he voivat ottaa sinuun ja liikematkatoimistoosi yhteyttä matkustusohjelmasi avulla matkalla ollessaan.

Järjestä koulutusta ja ohjelman käyttöönottoaktiviteetteja, joiden kautta matkustajasi saavat tietoa uusista matkustukseen liittyvistä vaatimuksista ja turvallisuusohjeista. Luo työntekijän käsikirjoja uusien työntekijöiden orientaatiota varten, jotta he tietäisivät, millä tavoin rajoitat altistumista matkustusriskeille.

Sinun kannattaa valmistella matkustajiasi matkaa varten ja arvioida heidän matkustusvalmiuttaan useilla eri tavoilla. Keskustele matkustajiesi kanssa ja ota selvää, millä mukavuustasolla he ovat liikematkustuksen suhteen ja mitä mahdollisia kysymyksiä heillä on nykyisestä matkustusilmapiiristä. Järjestä matkustajille virtuaalisia paikallisryhmiä ja kerää heiltä palautetta kysymällä heidän kokemuksistaan uusissa matkustusolosuhteissa. Työntekijöiden mielipiteiden kuunteleminen on tärkeää luottamuksen rakentamisen ja matkaanlähtövalmiuksien edistämisen lisäksi myös tulevien päätösten kannalta.

Yksi parhaista käytännöistä on luoda sisäisiä kommunikointikanavia, joiden avulla työntekijät voivat keskustella matkustamisesta, jakaa vinkkejä sekä kertoa huolistaan ja kokemuksistaan. Tällä tavoin myös henkilöstöjohtajat voivat seurata usein kysyttyjä kysymyksiä.

Laadimme ennen matkaa tarkistettaville turvallisuusasioille listan, jonka avulla matkustajat voivat valmistautua seuraavaan liikematkaansa. Voit myös luoda matkustajille hyvinvointiohjelman, johon voi kuulua esimerkiksi sairaanhoitopalveluja, rentoutumiskeinoja tai väliaikainen pääsy korkeampaan matkustusluokkaan.

  1. Maksimoi liikematkatoimistostasi saamasi hyöty

Epävarmoina aikoina on tavallistakin tärkeämpää varata matkat modernin, kokeneen liikematkatoimiston avulla, joka osaa tehdä tarvittavat muutokset riskienhallintaan.

Matkavastaavien on nyt otettava käyttöön vankempia riskienhallintamenetelmiä ja tehtävä yksityiskohtainen selonteko palveluntarjoajien kyvyistä. Liikematkatoimistojen rooli näiden kykyjen tarjoamisessa on nyt entistäkin merkittävämpi. Haasta matkavastaavasi ottamaan selvää palveluntarjoajasi palveluista. Matkavastaavasi tulisi kysyä liikematkatoimistoltasi ainakin seuraavia kysymyksiä:

1. Tarjoaako se ketteriä tapoja hallinnoida ohjelmaasi siten, että voit tarvittaessa vastata nopeasti muuttuviin matkustusolosuhteisiin? Nopeaan innovointiin kykenevä liikematkatoimisto voi tukea yritystäsi tässä tilanteessa parhaiten. Esimerkiksi joustava hyväksyntä on tärkeä toiminto, jos haluat delegoida matkan hyväksynnän organisaatiosi korkeammalle johdolle.

2. Voiko liikematkatoimistosi tarjota yrityksellesi kuluttajatason itsepalvelutoimintoja matkojen varaamiseen? Ohjelman korkea käyttöaste on nyt äärimmäisen tärkeää turvallisuussääntöjen noudattamisen hallinnoimisessa. Käyttäjäystävälliset toiminnot eri laitteilla ovat tässä avainasemassa. Esimerkiksi matkustuskäytäntöjen hallinnoinnissa auttavien itsepalvelutoimintojen avulla järjestelmänvalvojat voivat muokata välittömästi käytäntöjen sääntöjä, kuten hintakattoja ja ennakko-ostovaatimuksia, ja määrittää siten suositut palveluntarjoajat ja hinnat sekä luoda poikkeuksia tietyille matkustajaryhmille keskitetysti.

3. Suhde palveluntarjoajiin on erittäin tärkeää samalla kun kilpajuoksu turvallisuustoimenpiteissä kiihtyy yritysten kesken. Onko liikematkatoimistollasi valtaa neuvotella ja hankkia inventaariota, joka noudattaa ainoastaan korkeimpia hygieniastandardeja? Valitse kumppaneita, jotka hankkivat tietoa matkustussäännöistä maailmanlaajuisista työkaluista, kuten IATA Travel Centrestä tai riskinhallintaan liittyviltä palveluntarjoajilta, kuten WorldAwarelta.

  1. Tarkista jokainen matkustusvaihtoehto hyvinvoinnin tukemiseksi

Kun matkustajasi ovat taas valmiina tien päälle, matkustus saattaa näyttää ja tuntua erilaiselta kuin ennen. On kuitenkin edelleen mahdollista matkustaa huolettomasti ja täyttää samalla yrityksen tavoitteet. Tutustu siis vaihtoehtoisiin tapoihin matkustaa.

Rajoitukset tiukentuvat ja lieventyvät usein, ja siksi myös liikematkojen tarjoajien on kyettävä muuttumaan tilanteen mukaan. Alan on mukauduttava uuteen todellisuuteen, johon kuuluvat esimerkiksi turvaetäisyyden pitäminen toisiin ihmisiin sekä hygieniavaatimukset.

Alueellisen liikematkustuksen elpyessä matkustajasi saattavat lyhyen lennon varaamisen sijaan mieluummin vuokrata auton tai matkustaa junalla. Uusien matkustustapojen ja hygieniastandardien kirkastuessa sinun on tuettava matkavastaaviasi määrittämällä vähimmäistaso hygienia-, terveys- ja turvallisuusvaatimuksille. Siten matkavastaavien on helpompi löytää sopivimmat reittivaihtoehdot.

Lisää uusia hyväksyttyjä vaihtoehtoja, jotta matkavastaavat ja matkanvaraajat voivat valita turvallisimmat reitti- ja hotellivaihtoehdot.

Monet hotelliketjut ovat myös ottaneet käyttöön tehostettuja hygieniakäytäntöjä matkustajien suojelemiseksi. Marriott-hotellien Cleanliness Council, Radisson Hotelsin uudet terveys- ja turvallisuuskäytännöt sekä IHG:n laajennettu Way of Clean -ohjelma ovat näistä joitakin esimerkkejä. Voit määrittää henkilöstösi odottaman minimitason yhdessä liikematkatoimistosi kanssa.

Useimmat liikematkatoimistot antavat sinun valita suosimasi hotellit ja lentoyhtiöt. Jos päätät esimerkiksi valita tietyn hotellin sen hygieniakäytäntöjen perusteella, voit määrittää valintasi työkaluun, jotta se näkyy matkustajien hakutulosten kärjessä.

Katso millä tavoin hotellinpitäjät hallinnoivat uusia hygieniastandardeja

  1. Päivitä matkustuskäytäntösi ketterästi

Nyt on hyvä aika käydä läpi yrityksesi matkustuskäytännöt ja varmistaa, että ne vastaavat matkustajiesi tämänhetkisiä tarpeita. Roolimme henkilöstöjohdossa on tukea työntekijöitä sekä matkavastaavia heidän työssään toteuttaa matkustuskäytäntöihin tehtyjä muutoksia. Auta heitä tunnistamaan työntekijöiden odotukset ja joustavuudet esimerkiksi matkan pituuden tai kollegoihin ja muihin ihmisiin pidettävän turvaetäisyyden suhteen. Muutosten tapahtuessa sinun on tuettava ohjelmasi kaikkia osakkaita keräämällä palautetta terveys- ja hyvinvointiolosuhteista. Asiantuntijuutesi ja kykysi tiedottaa ylemmälle johdolle matkustajien hyvinvoinnin tärkeydestä on myös avainasemassa sitten, kun matkustuskäytäntöä uhkaavat säästöpaineet. Auta heitä ottamaan huomioon sekä henkilöstön hyvinvointi että käytäntöjen rajoitukset, jotta ohjelman käyttö sujuu saumattomasti.

Sinä välität liikematkustajiesi turvallisuudesta. Näiden ohjeiden avulla matkustajasi tietävät sinun tukevan heitä matkan aikana. Soveltamalla alan parhaita käytäntöjä ja käyttämällä Egencian kaltaista modernia liikematkatoimistoa, jonka teknologia vastaa henkilöstöjohtosi tarpeisiin ja joka varmistaa matkustajiesi turvallisuuden ja mukavuuden, voit lisätä luottamusta matkustuksen ja liiketoimien elpymiseen helposti.

Etsitkö parempia liikematkustusratkaisuja? Ota yhteyttä tiimiimme.