Mitään liikematkailun osa-aluetta ei pitäisi jättää sattuman varaan. Tämän vuoksi olemme sitoutuneita tekemään yhteistyötä johtavien riskinhallintaratkaisuja tarjoavien palveluntuottajien kanssa ympäri maailman auttaaksemme sinua optimoimaan matkustusohjelmasi. Olipa ensi sijalla sitten rahansäästö tai matkan turvaaminen työntekijöiden ollessa tien päällä. Rohkaisemme kaikkia asiakkaitamme tutustumaan huolenpitovelvollisuuden tarpeisiin osana tehokasta ja vankkaa riskinhallintaohjelmaa. Matka- ja henkilöstöhallinnolla ei useimmiten ole pääsyä organisaationsa resursseihin, joiden avulla huolenpitovelvollisuuden parhaat toimintatavat voisi ottaa käyttöön. Yhteistyökumppanimme WorldAware auttaa kaikenkokoisia yrityksiä vastaamaan tähän tarpeeseen. Liity mukaan ja katso, mitä voit odottaa tehokkaalta huolenpitovelvollisuusohjelmalta. Pyysimme WorldAwaren perustajaa ja toimitusjohtajaa Bruce McIndoeta vastaamaan muutamiin kysymyksiimme, joista voi olla sinulle apua:

Tietoa WorldAwaresta

Kerro meille WorldAwaresta ja siitä, mikä tekee siitä ainutlaatuisen.

20 vuotta täyttävä WorldAware perustettiin vuonna 1999, ja se määritteli matkustamisen riskinhallinnan tarkat säännöt ja menetelmät. Tähän liittyen kehitimme myös TRM Maturity Model -mallin (TRM3), ja yhteistyössä GBTA:n kanssa teimme mallista riskinhallintaohjelmaa mittaavan ja kehittävän standardin. Siitä lähtien olemme olleet matkustamiseen liittyvien riskien ja myös laajemmin ihmisiin kohdistuvien riskien johtava ratkaisuntarjoaja.

Ratkaisumme tarjoavat kokonaisvaltaisia palveluja, jotka suojelevat matkustajia seuraamalla maailmanlaajuisia uhkia, ilmoittamaan ennen matkaa ja matkan aikana tarvittavat tiedot sekä avustamaan niin lääkehoidon saamisessa kuin muillakin tavoin. WorldAware tarjoaa räätälöityjä yrityksen työntekijöiden ja toimintojen riskinhallintaratkaisuja. Se antaa organisaatioille parasta asiantuntijuutta ja tietoja tarjoamalla niiden käyttöön analyytikkomme, ympärivuorokautisen asiakastukemme ja organisaatiolle omistautuneen Account Managerin. Toimimme asiakkaamme organisaation jatkeena.

Huolenpitovelvollisuus

Mitkä ovat tehokkaan huolenpitovelvollisuusohjelman tärkeimmät tekijät?

Huolenpitovelvollisuusohjelman tärkeimmät osatekijät kaikenkokoisissa organisaatioissa ovat matkustamisen riskinhallintaohjelma, matkavakuutus ja matkustusturvallisuuden peruskoulutus. Matkavakuutuksen, joka yleensä kattaa liikematkalla aiheutuneet vahingot, on tarjottava tukea sitä tarvitsevalle matkustajalle. Tämän perustan lisäksi organisaatiolla on oltava käytössä systemaattinen prosessi, jolla se arvioi riskejä ja vähentää niitä. Tämä tarkoittaa ennen matkaa tehtävää arviota ja tiedon jakamista matkustajalle. Kehittyneemmässä matkustamisen riskinhallintaohjelmassa organisaatio pitää matkustajat ajan tasalla kaikesta uudesta tiedosta, jolla voi olla vaikutusta heidän matkaansa ja tarjota heille tukea oma-aloitteisesti.

Kuinka yritys voi arvioida sen riskinhallintaohjelmaa ja siihen liittyvää koulutusta?

Mitkä ovat yleisimmät puutteet, joita huomaat olemassaolevissa käytännöissä?​ Parhaiden toimintatapojen mukaisesti matkustamisen riskinhallintakäytäntöihin tulisi sisältyä käytäntöjen laajuus ja niiden tavoitteet, velvollisuudet, matkojen suunnittelu ja hyväksyminen, riskien arviointi, tapausten raportointi sekä tarjolla olevat vakuutukset ja tuki. Tavallisin näkemämme puute organisaatioissa on dokumentoitujen matkustamisen riskinhallintakäytäntöjen puuttuminen. Usein matkustamisen riskinhallintaan liittyvät käytännöt sisältyvät yleisiin matkustus- ja kulukäytäntöihin sekä muihin riskeihin liittyviin käytäntöihin. Kaiken matkustamisen riskinhallintaan liittyvän tiedon siirtäminen samaan paikkaan mahdollistaa käytäntöjen saumattomamman välittämisen. Se tekee myös mahdollisten puutteiden analysoimisesta ja korjaamisesta helpompaa, mikä taas johtaa parempiin onnistumisiin odottamattomissa tilanteissa. Emme myöskään näe useimpien käytäntöjen mainitsevan niin yrityksen kuin sen työntekijöiden odotuksia korkean riskin matkustamiseen liittyen. Organisaatioiden liikematkoihin liittyy tavallisimmin hyväksymisprosessi, mutta korkean riskin matkustamisen osalta odotuksia ei ole määritetty.

Missä vaiheessa asiakkaiden tulisi ottaa teihin yhteyttä luodessaan matkustamisen riskinhallintakäytäntöjä?

Asiakkaiden tulisi ihanteellisesti ottaa meihin yhteyttä silloin, kun he suunnittelevat uutta matkustamisen riskinhallintaohjelmaa tai kun he haluavat uudistaa vanhentunutta ohjelmaansa. WorldAwarella on kokemusta satojen matkustamisen riskinhallintaohjelmien käyttöönotosta, ja sillä on käytössään runsaasti hyväksi havaittuja työkaluja ja malleja, jotka nopeuttavat prosessia. Gretchen Rubinin kuuluisa lausahdus kuuluu: ”Älä anna täydellisyyden olla hyvän vihollinen.” Ohjelman luominen on jatkuvaa huomiota ja muutoksia kaipaava prosessi. Organisaation tulisi aloittaa peruselementeillä ja varmistaa, että matkustajat saavat tarvitsemaansa tukea ongelmatilanteissa, ja jatkaa sitten siitä. Organisaation riskiprofiili muovaa matkustamisen riskinhallintaohjelmaa. Matkustaako organisaatio alhaisen riskin kansainvälisiin liike-elämän keskittymiin, lähettääkö se työntekijöitä korkean riskin alueille vai jotain siltä väliltä? Vastaus ja siihen liittyvät tiedot määrittävät, mihin asioihin ohjelma lopulta vastaa.

Kuinka huolenpitovelvollisuusohjelman käyttöönotto auttaa yritystä säästämään aikaa ja/tai rahaa?​

Peruskäytännöt ja -prosessit mahdollistavat organisaatioiden nopeat ja yhdenmukaiset matkustuspäätökset. Kun ohjeet ja käytännöt ovat olemassa, ja ne kommunikoidaan työntekijöille selkeästi, he tietävät, mitä tehdä ja mitä odottaa ilman organisaatiolta tulevaa mittavaa panosta ja kitkaa. Soveltamalla riskinhallintakeinoja matkustamiseen organisaatio voi johdonmukaisesti välttää ongelmia. Ongelmien taas ilmetessä organisaatio voi minimoida niiden vaikutukset ja mahdolliset tulonmenetykset.

Pitäisikö pienten, keskisuurten ja suurten yritysten harkita eri palveluja, kun he ottavat käyttöön huolenpitovelvollisuusohjelmaa?

Mikäli vastaus on kyllä, voitko kertoa näistä eri palveluista pääpiirteittäin? Kyllä, kuten aiemmin mainitsin, organisaation riskiprofiili vaikuttaa matkustamisen riskinhallintaohjelman monimutkaisuuteen ja sen vaatimiin palveluihin yrityksen kokoa enemmän. Jokaisen organisaation tulisi tarjota matkustajille ainakin kaksi asiaa: puhelinnumeron, johon työntekijä voi soittaa ongelmatilanteissa ja vakuutuksen, joka korvaa tilanteesta aiheutuneen tulonmenetyksen. Suurten yritysten, joilla on globaali ulottuvuus tai pienempien yritysten, joiden matkustavat työntekijät ovat erittäin tärkeitä liiketoiminnalle tai jotka ovat menossa riskialueille, on myös tarjottava lisäpalveluja kyseisten riskien vähentämiseksi. WorldAware voi arvioida organisaation riskiprofiilin sekä asiakkaan senhetkisen ohjelman ja määrittää siten kokonaisvaltaisen suunnitelman.

Matkojen määrästä riippuen jopa pienempien organisaatioiden pitäisi hankkia automatisoituja toimintoja varmistaakseen, että jokainen matka analysoidaan systemaattisesti, ennen matkaa tarvittavat tiedot välitetään matkustajalle ja mahdollisista uhista tiedotetaan matkustajalle vuorokauden ympäri. Useimmat liikematkatoimistot tekevät yhteistyötä WorldAwaren kaltaisten palveluntarjoajien kanssa tarjotakseen tämänkaltaista tukea. Jos yritys taas haluaa kattaa kaikki työntekijänsä – matkustivatpa he tai eivät – se voi kääntyä suoraan WorldAwaren puoleen.

Työskentely Egencian ja WorldAwaren kanssa

Kuinka WorldAwaren ja Egencian välinen kumppanuus sinun mielestäsi hyödyttää asiakkaita?​

Minkä tahansa kokonaisvaltaisen matkustamisen riskinhallintaratkaisun käyttöönotto vaatii vahvaa yhteistyötä riskinhallintaratkaisujen tarjoajan ja liikematkatoimiston välillä. WorldAwaren ja Egencian välillä on pitkäkestoinen kumppanuus, joka ulottuu kauas ”kaupanteon” tuolle puolen. Matkustusdatan laatu kehittää myös matkustuksen riskinhallintaohjelman laatua. Olemme luoneet ja jatkamme suhteiden luomista yritystemme asiaankuuluvien osastojen välillä varmistaaksemme, että asiakkaamme riskinhallintaohjelmia ruokitaan korkealaatuisella ja kokonaisvaltaisella datalla yhteistyön ensimmäisestä päivästä lähtien. Tämän lisäksi molempien yhtiöiden asiakastiimit tekevät läheistä yhteistyötä ennen kauppoja, kaupanteon aikana ja sen jälkeen tarjotakseen proaktiivista ja jatkuvaa tukea. Emme osoittele ketään sormella, vaan ratkaisemme mahdolliset ongelmat mahdollisimman nopeasti yhteistyössä.

Mikä on tavallisin haaste, jonka asiakkaasi kohtaavat, ja kuinka WorldAware ja Egencia ratkaisevat nämä ongelmat?​

Kokonaisvaltainen datan kokoaminen ja sen laatu. Matkustusdatan koonti ja sen laadun varmistus ei ole vain ohjelman käyttöönotossa tapahtuva kertatapahtuma, vaan se on jatkuva prosessi. Useimmat matkustamisen riskinhallintaratkaisuja tarjoavat palveluntuottajat eivät juuri ymmärrä matkustusdatan päälle, eivätkä ne tarjoa jatkuvaa ympärivuorokautista datan laaduntarkkailua ja tukea.

Mikä on ollut kaikista epätavallisin huolenpitovelvollisuuden piiriin kuuluva tilanne?

Olemme huomanneet, että matkojen keskeytymiset, olivatpa ne kuinka pieniä tahansa, paisuvat moninkertaisiksi matkustajan ollessa tien päällä. Saamme matkustajilta usein palautetta, jossa sanotaan: ”kiitos, kun ilmoititte minulle kuljettajien lakosta ja autoitte minua pääsemään kohteeseeni” tai ”kiitos matkustusilmoituksen lähettämisestä puhelimeeni, muuten se olisi saattanut jäädä minulta huomaamatta”. Myös sääolosuhteet voivat keskeyttää matkanteon, ja me teemmekin tiivistä yhteistyötä Egencian kanssa auttaaksemme matkustajaa näissä tilanteissa. Valitettavasti korkean riskin tilanteita sattuu, ja olemmekin joutuneet tuomaan helikopterin syrjäiselle alueelle evakuointia varten ja toimittamaan hätätilanteessa olleelle matkustajalle lääkinnällistä apua. WorldAware tarkkailee jatkuvasti turvallisuustilannetta niin matkustajan senhetkisessä sijainnissa kuin hänen tulevassa matkakohteessaankin. Pidämme yhteyttä matkustajaan, jotta hän tietää meidän olevan hänen tukenaan koko matkustuskokemuksen ajan, mikäli häntä odottaa riskialtis tilanne matkan aikana.

Millaisena näet huolenpitovelvollisuuden ja riskinhallinnan tulevaisuuden?

Huolenpitovelvollisuus ei keskity enää vain matkustajaan ja hänen matkaansa. Nykyisin se keskittyy kaikkiin ihmisiin, ja matkustamisesta tulee huolenpitovelvollisuuden yksi toimintamuoto. Organisaatiot ymmärtävät, että heidän tulee suojella matkan sijasta ihmisiä. Olivatpa he sitten kotimaassaan, matkustamassa, menossa töihin tai lomalla, kokonaisvaltainen riskinhallintajärjestelmä varmistaa, että matkustaja pystyy tekemään työnsä ja pysymään turvassa. Tämän kaikki ihmiset huomioon ottavan lähestymistavan avulla organisaatiot ottavat niin fyysisen kuin psyykkisen hyvinvoinnin paremmin huomioon. Saat lisätietoa WorldAwaren hyödyntämisestä huolenpitovelvollisuustarpeisiisi ottamalla yhteyttä Egencian Account Manageriisi.

Tässä artikkelissa esitetyt otteet ovat peräisin Egencian hiljattain tekemästä, WorldAwaren perustajan ja toimitusjohtajan Bruce McIndoen haastattelusta.

Bruce McIndoe on tunnustettu johtohahmo riskinhallinta-, matkailu- ja tiedustelualoilla. Bruce on toiminut WorldAwaren strategisen kasvun avaintekijänä ja varmistanut yrityksen johtavan aseman liiketoiminnan vakauden asiantuntijana kehittämällä Worldcue® Global Control Center -alustan. Ennen WorldAwareen liittymistä Bruce toimi CSSi, an Inc. 500 -yrityksen perustajana ja toimitusjohtajana. Yritys kehitti ohjelmistoja tiedusteluyhteisön käyttöön ja pääsi neljä kertaa Washington Technology FAST 50 -listalle. Hän on myös toiminut Yhdysvaltain hallinnon tiedusteluohjelmien johtavana suunnittelijana.