Organisaatiot vaihtavat liikematkatoimistoa useista eri syistä: uusi johtaja, fuusio tai yrityskaupat tai nykyisen heikko suorituskyky. Muutosvastarintaa esiintyy melkein aina, ja prosessi voi usein olla pitkä ja monimutkainen. Kuitenkin muutoksesta saatavat hyödyt voivat olla merkittäviä: taloudellisia, prosessitehokkuutta ja kohonnutta matkustajatyytyväisyyttä. Hyvä muutosjohtaminen voi tehdä siirtymästä mahdollisimman helppoa, ja se vaatii matkahallintoa osallistamaan matkustajia ja osallisia, joiden on osallistuttava ennen päätöksentekoa ja sen aikana. Muutoksesta ilmoittaminen ilman keskustelua johtaa harvoin hyvään vastaanottoon. Kun päätös muutoksen järkevyyden selvittämiseksi on tehty, tunnista ja nimitä tärkeimmät sisäiset osalliset työryhmään, joka hallinnoi projektia. Aloita työ heidän kanssaan jo ennen tarjouspyyntöä selvittääksesi tavoitteet ja niiden tärkeysjärjestyksen. Viittaako matkustajapalaute siihen, että matkustajat haluavat käyttäjäystävällisempää liikematkateknologiaa tai parempaa pääsyä sisältöihin? Ihmiset inhoavat muutosta luonnostaan, ja liikematkustus voi herättää tunteita. Liikematkatoimiston vaihdon syystä riippumatta on tärkeää ottaa matkustajapalaute huomioon uuden kumppanin etsinnässä. Kun uusi liikematkatoimisto on nimitetty, seuraa meidän kolmea vaihettamme, jotta siirtymä onnistuu.

1. Osallista matkustajat ja osalliset käyttöönottosuunnitelmassa

   Työskentele heidän kanssaan varmistaaksesi, että teet tervetulleita muutoksia – otatte ehkä käyttöön integroidun matkustusalustan? Aikataulun tulee sallia riittävästi aikaa ryppyjen siloitteluun ja koulutuksen ja tuen tarjoamiseen. Osakkaiden tulisi edustaa osastoja, joita matkustus muuten koskee (IT, HR, Talous), sekä niitä osastoja, joilla on paljon matkustavia. Jos ohjelma kattaa muita toimipisteitä, niiden alueiden tai maiden tulee myös olla edustettuna työryhmässä. Jokaisen matkustusohjelman muutoksen on huomioitava eri toimipisteiden ympäristöt ja erilaiset odotukset matkustajilta henkilökohtaisen palvelun ja automaattityökalujen suhteen. Jokaisen osallisen tulee tietää roolinsa, ja kuka on vastuussa mistäkin. Liikematkojen hallinta muuttuu nopeasti. On varmistettava, että myös muut päätöksentekijät katsovat välittömien tarpeiden lisäksi lähitulevaisuuteen. Liikematkatoimiston vaihto voi olla aikaa vievä ja kallis toimenpide, mutta hyötyjen pitäisi ylittää sijoituksen arvo. Pyri tunnistamaan liikematkatoimisto, joka pystyy toimittamaan ohjelman, jonka osalliset haluavat ja jossa on tämän päivän liikematkateknologia riittävällä kapasiteetilla toimittamaan matkustajien halujen mukaista palvelua.

2. Viesti tehokkaasti saadaksesi kaikki mukaan

   Älä ikinä aliarvioi viestinnän merkitystä. Liikematkatoimiston vaihtaminen toimii vain jos kaikki osalliset – matkustajia tai hallinnoivaa puolta – ovat mukana. Uuden liikematkatoimiston kanssa aloittaminen voi sisältää myös muita perustavanlaatuisia muutoksia kuten integroidun matkojen ja kustannusten hallintajärjestelmän. Uudet prosessit ja työkalut vaativat viestintää, selitystä ja tukea. Ajattele uusia työkaluja käyttäjän näkökulmasta. Ovatko ne riittävän käyttäjäystävällisiä ja intuitiivisia, että matkailualaa tuntematon kokee ne helppokäyttöisiksi? Vai olisiko tarvetta tuottaa yksinkertainen ladattava käyttöopas tai tarjota verkko- tai virtuaaliopastusta? Harkitse jonkin työryhmän jäsenen nimittämistä vastuulliseksi käyttäjäkyselyihin vastaamisesta. Liikematkatoimiston vaihtamisen tulisi olla positiivinen kokemus, joka omaksutaan eikä sitä pelätä. Uusi varaustyökalu voi mahdollistaa käyttäjäystävällisen pääsyn laaja-alaiseen valikoimaan sopivaa sisältöä yhdeltä kanavalta, kun aiemmin ne olivat saatavilla eri lähteistä. Liikematkustus muuttuu, ja se tulee muuttumaan vielä enemmän tulevaisuudessa. Varmista, että liikematkatoimistosi on varustautunut liikematkustuksen tulevaisuuteen.

3. Uudista matkustusohjelmasi

   Uuden liikematkatoimiston kanssa on hyvä tilaisuus tarkastaa matkustusohjelmasi tila. Tiimiesi ja prosessiesi koostumus saattaa kaivata päivitystä. Uusi liikematkateknologia tarkoittaa todennäköisesti integroidumpaa matkustusohjelmaa. Tämä voi olla mahdollisuus virtaviivaistaa prosessin vaiheita kuten esihyväksyntää, täsmäytystä ja maksuja. Se voi vaikuttaa yksittäisiin tiiminjäseniin kohdistuviin odotuksiin. Uuden liikematkatoimiston nimitys on hyvä tilaisuus päivittää PNR-rekisteri (Matkustajatietorekisteri). Usein lentävien ohjelmat ja erityispalvelupyynnöt kuten istumapaikkatoiveet, ateriavaatimukset, ja tarvittaessa avustus tulee sisällyttää tietoihin. Sen lisäksi joissakin maissa vaaditaan lisää henkilötietoja, kuten Yhdysvaltojen sähköinen matkustusoikeusjärjestelmä ESTA, joihin kuuluu passin tiedot.

Napsauta tästä saadaksesi lisätietoja ratkaisuista.