Tee matkustusohjelmastasi globaali ja menestynyt

Siirtyminen paikallisista liikematkaohjelmista globaalisti hallinnoituun kannattaa etenkin globaaleissa organisaatioissa. Merkittäviä etuja ovat esimerkiksi keskittyminen yhteen varaustyökaluun ja tiedonkeruun yksinkertaistuminen, mutta siirtyminen saattaa silti aiheuttaa harmaita hiuksia. Organisaatioiden tulee ottaa huomioon lukuisia tekijöitä matkustajien hyvinvoinnista säästöihin ja viestinnästä käytäntöihin. Lontoossa järjestetyssä Business Travel Show'ssa kokeneet matkahallinnon ja hankintojen ammattilaiset jakoivat vinkkinsä globaalin liikematkaohjelman hallinnoimiseen. Ammattilaiset osallistuivat paneelikeskusteluun, jossa käsiteltiin onnistuneen kansainvälisen matkustusohjelman perustaa matkahallinnon ja hankintojen näkökulmasta.

Rakenna globaalit puitteet paikallisilla mausteilla

Jos kansainvälinen yrityksesi hallinnoi matkoja eri palveluntarjoajien kautta eri maissa, on aika harkita siirtymistä globaalin liikematkatoimiston käyttöön. Globaali liikematkatoimisto pystyy tukemaan yritystä ympäri maailmaa ja parantaa siten tehokkuutta aimoin harppauksin. ”Huomasimme, että meidän pitää yksinkertaistaa. Jos on olemassa synergioita, ei ole järkeä käyttää erillisiä palveluntarjoajia. Niputimme yhteen ensin Euroopan, sitten kaikki toimipisteet”, Hilti GB:n Ison-Britannian Supply Manager Ana Gibson kertoi. Globaali toiminta ja matkamäärät auttavat luomaan säästöjä ja ovat valttikortti, kun neuvottelet palveluntarjoajien kanssa. Kun palveluntarjoajat näkevät raporttisi numerot – vaikkapa tuhannet hotelliyöt ja lennot – yhdellä silmäyksellä, saattaa asemasi ostajana neuvotteluissa heti kohentua. On tärkeää muistaa, että globaalisti neuvoteltu sopimus ei voi kuitenkaan kattaa kaikkia reittejä ja sijainteja. Globaalisti neuvoteltu sopimus voi kattaa esimerkiksi 80 %, jolloin 20 % jää paikallisen tiimin neuvoteltavaksi. Kaikkien prosessien yhtenäistäminen globaalisti saattaa houkuttaa, mutta myös paikalliset vivahteet on otettava huomioon. Gibsonin sanoin: ”Prosessi on globaali, mutta sen ei tarvitse olla diktatuuri. Muista, että erilaiset kulttuurit tulee ottaa huomioon. Ihmiset eivät pysty noudattamaan matkustusohjelmaasi, ellet anna heille joustovaraa.”

Huomioi säästöt ja matkustajien tyytyväisyys

Globaaliin liikematkaohjelmaan siirtyessä on tärkeä pitää mielessä säästöt ja matkustajien tyytyväisyys. Talousjohto keskittyy ehkä numeroihin, mutta matkakulut eivät ole kaikki kaikessa. Tyytymättömillä matkustajilla saattaa olla huomattava vaikutus liiketoimintaasi. ”Jos panet työntekijäsi hotelliin, jossa he eivät tunne oloaan mukavaksi, kolmannen yön jälkeen he kysyvät kenties itseltään: ’Miksi olen täällä? Valitsinko oikean työn?’. Yritys saattaa säästää rahaa, mutta jos työntekijät ovat tyytymättömiä, he lähtevät tai eivät saa yhtä paljon aikaan”, ZEB:n yrityspalveluiden johtaja Christian Spieker muistutti. Tyytymättömistä matkustajista tulee usein käytäntöjen vastaisia matkustajia, joten viestintä on avainasemassa. Kaikki panelistit painottivat viestinnän merkitystä. Viestintäkanavia matkustajien kanssa ovat esimerkiksi kyselyt, intranet ja koulutusmateriaalit. ”Sinun täytyy kuunnella työntekijöitä. Ei ole vain yhtä totuutta”, Spieker sanoi. Työntekijöiden on helpompi noudattaa käytäntöjä, kun käytössä on yksi työkalu, johon käytännöt on integroitu. Kun matkustajat varaavat matkoja eri alustoilta, se hankaloittaa raportointia, heikentää neuvotteluasemaa ja jopa asettaa matkustajat vaaraan, sillä heidän seuraamisensa on hankalaa. Egenciassa käytännöt voi integroida varaustyökaluun, mikä lisää niiden noudattamista. ”Kaikki käyttävät samaa järjestelmää, olipa sijainti tai titteli mikä tahansa. 96 % [matkoista] varataan verkon varaustyökalun kautta”, Spieker kertoi. Globaaleja matkustuskäytäntöjä luodessa on tärkeää ottaa huomioon yrityskulttuuri sekä toiminta-alueiden paikalliset vivahteet. ”Puhu [työntekijöillesi] ja sano ääneen, että yrityksessä on erilaisia odotuksia. Saksalainen saattaa ajatella, että hotellihuoneet Lontoossa ovat liian pieniä ja kalliita – ja päinvastoin”, Spieker sanoi.

Miten siirtyminen onnistuu?

Gibsonin mukaan alkuun pääsemisessä auttaa se, että prosessit ovat yksinkertaisia. ”Ennen kuin siirryt paikallisesta globaaliin, ymmärrä mitä haluat saavuttaa. Sen tietäminen on edellytys oikeiden puitteiden löytämiselle.” Globaalisti hallinnoituun ohjelmaan siirtyminen koskee monia sidosryhmiä – etenkin matkustajia, matkanvaraajia ja paikallista matkahallintoa. Strategiasi voi helposti unohtua, ellet saa johdon vahvistusta. Puhujat olivat yhtä mieltä siitä, että numeroiden esittely on tärkeää. Mikä on sijoituksen tuotto? Kuinka monta kauppaa pitää syntyä, jotta lento kannattaa? Ja hankalammin mitattava: miten matkustajien tyytyväisyys vaikuttaa yrityksen menestykseen? Yrityskulttuuri vaikuttaa myös niihin keinoihin, joilla onnistut myymään strategian organisaatiossasi. Jos yrityksessäsi seurataan kuluja tarkasti, näytä johdolle numeroita ja laske sijoituksen tuotto. Jos huomio on työntekijöiden hyvinvoinnissa, näytä miten globaali malli paikallisilla vivahteilla voi tukea matkustajien tyytyväisyyttä ja turvallisuutta. Tutustu ja ymmärrä matkustusohjelmasi eri maat ja ota heidän näkökulmansa huomioon ohjelmaa suunniteltaessa. Spieker suosittelee ottamaan ihmiset mukaan suunnitteluun ja olemaan avoin siitä, mitä teet. Jos muutkin sidosryhmät kuin ylin johto otetaan mukaan jo varhain, kohtaa strategian jalkauttaminen yleensä vähemmän vastustusta ja paikallisten vivahteiden tuominen siihen on helpompaa. Se tekee globaalista ohjelmastasi menestyksen. Lopuksi: valitse joustava liikematkakumppani, joka pystyy mukautumaan tarpeisiisi. Kysy itseltäsi, pystyvätkö he kattamaan kaikki yrityksesi toiminta-alueet? Voivatko he palvella matkustajiasi paikallisesti? Pystyvätkö he tarjoamaan kaikki tarvitsemasi raportit? Entä tukemaan sinua tulevina vuosina, jos yrityksesi kasvaa?