Optimismi liikematkustuksen elpymistä kohtaan kasvaa.

79 % matkavastaavista ja Global Business Travel Associationin (GBTA) jäsenistä sanoi, että he matkustaisivat "erittäin mielellään" tai "mielellään" koronarokotteen saatuaan. 55 % matkavastaavista sanoi, että liikematkustajat ovat "halukkaita" tai "erittäin halukkaita" matkustamaan liikeasioissa. Vuoden 2021 alussa prosenttimäärä oli 49 %^[1].

Seuraavassa on esitelty seitsemän tärkeintä askelta, jotka auttavat sinua liikematkustuksen käynnistämisessä uudelleen organisaatiossasi.

1. Sallittujen matkojen määrittäminen

Monissa organisaatioissa vain "välttämätön" matkustaminen on sallittua tällä hetkellä. Mutta mitä on välttämätön matkustaminen? Kaikenkattavaa vastausta ei ole, mikä aiheuttaa hämmennystä. 

Fiksu toimintatapa on, että organisaatiossa määritellään tarkemmin, mitä sallituilla liikematkoilla tarkoitetaan. Yksi tapa tähän on käyttää FESTIVE ROAD in asiantuntijoiden laatimaa sallittujen matkojen määritelmää. Heidän Permissible Travel Framework -kehystään ovat käyttäneet ja olleet mukana luomassa sadat matkavastaavat. Sen mukaan pandemian aikainen matkustaminen on yhtä kuin:

Yrityksen valmius x matkustajan valmius x viranomaisten lupa = sallittu matka

Seuraava askel: Matkustamisen uudelleen aloittamisen ensimmäisessä kriittisessä vaiheessa tehtävänäsi on määrittää yhdessä kollegoidesi ja sidosryhmiesi (kuten laki-, henkilöstöhallinto-, IT-, riskienhallinta-, turvallisuus- ja hankintaosastojen sekä yrityksen johdon) kanssa, millaiset matkat ovat organisaatiosi sallimia. Tärkeimmät kysymykset, jotka auttavat tässä tehtävässä, sisältyvät ilmaiseksi käytettävissä olevaan Permissible Travel Framework -asiakirjaan.Yrityksen valmiudella tarkoitetaan matkustusta, joka on yrityksen sallimaa. Tähän sisältyy se, minkä tyyppiset matkat ovat sallittuja, minne on sallittua matkustaa ja miten se tehdään liiketoimintariskin pienentämiseksi. Matkustajan valmius puolestaan tarkoittaa sitä, mitä työntekijä on halukas tekemään. Viranomaisten luvalla tarkoitetaan sitä, millaiset matkat ovat viranomaisten sallimia. Tässä on huomioitava myös mahdolliset kauttakulkukohteet, joiden kautta matka tehdään.

2. Liikematkustuksen arvon selventäminen

Onko yrityksesi matkustusbudjettia leikattu? Pysyvätkö etätapaamiset ykkösvaihtoehtona myös lähitulevaisuudessa? Jos tämä kuulostaa tutulta, mitäpä jos voisit korostaa sitä arvoa, mitä jokainen matkustukseen käytetty euro tuottaa yrityksen tulokselle?

Harvard Business Review^[2] -lehden tutkimuksesta saattaa olla apua. 81 % tutkimukseen osallistuneista yritysjohtajista sanoi, että liikematkustus "auttaa ymmärtämään asiakkaita ja kollegoita paremmin". Tämä edistää erilaisia aineettomia hyötyjä, kuten lisää yhteistyötä, vahvistaa innovointia ja parantaa asiakassuhteita. HBR:n tutkimuksessa löydettiin myös huomattavia konkreettisia hyötyjä. Organisaatioissa, joissa matkustus nähdään strategisena välineenä (minimoitavan kustannuksen sijaan), on havaittavissa seuraavat tunnusluvut:

• 2,4 kertaa parempi asiakasuskollisuus
• 2,2 kertaa nopeampi markkinoilletuloaika
• 2,0 kertaa suurempi markkinaosuus
• 1,6 kertaa parempi tuottavuus sekä paremmat valmiudet lanseerata uusi tuote tai palvelu

Seuraava askel: Kun keskustelet kollegoidesi ja matkustajien kanssa, kysy millaisia liiketoimintaan vaikuttavia tuloksia erityyppinen matkustus saa aikaan organisaatiossasi. Yritä määrittää, minkä tyyppisiä matkoja on jatkettava ja mitkä voidaan korvata etätapaamisilla.

3. Matkustuskäytäntöjen päivittäminen

On aika päivittää matkustuskäytännöt ja varmistaa, että ne sisältävät selvennyksen seuraavista:

• Minkä tyyppinen matkustus on sallittua, milloin ja minne, ja kuka saa matkustaa?
• Onko käyttöön otettu matkojen hyväksyntä- ja varausprosesseja tai onko niitä muutettu? Jos on, niin miten?
• Mitä matkan toteuttamisen määrittämisessä helpottavia resursseja matkustajilla ja hyväksyjillä on käytössä? Esimerkiksi Egencia^® Travel Advisor lähtöpaikan/kohteen matkustusrajoitusten tarkistamiseen.
• Onko yrityksellä käytössä tiettyjä käytäntöjä, joita on noudatettava ennen matkaa, sen aikana tai matkan jälkeen? Esimerkiksi negatiivinen PCR-testi ennen matkaa tai pakollinen karanteeni matkan jälkeen.

Seuraava askel: Käy läpi ja ota käyttöön päivitetyt matkustuskäytännöt yhdessä Egencian Account Managerisi kanssa. Autamme sinua varmistamaan, että matkustajasi saavat tiedon käytännöistä riippumatta siitä, tekevätkö he varauksen Egencian kautta verkossa, puhelimitse tai sovelluksessa. Pandemiatilanteen jatkuvasti muuttuessa (esimerkiksi nopeasti vaihtuvien viranomaismääräysten vuoksi) on hyvä pitää mielessä, että myös matkustuskäytäntöjä on muutettava ja niitä on päivitettävä jatkuvasti.

4. Matkojen hyväksyminen

Ennen matkaa tehtävästä matkan hyväksymisestä on tulossa standardi pandemian aikana. 55 % yrityksistä on ottamassa käyttöön hyväksymisprosesseja^[3]. Niiden avulla matkustaja ja hyväksyjä voivat tehdä matkaa koskevia riski- ja hyötyarviointeja ennen varauksien tekemistä.

Hyväksymisprosessin tulisi vastata yrityksesi matkustuskäytäntöjä ja sallitun matkustamisen kehystä.

Seuraava askel: Määritä hyväksymisprosessissa käytettävät tärkeimmät kriteerit, esimerkiksi lähtöpaikan/kohteen tiedot, matkan syy, kustannukset, matkan hyöty liiketoiminnalle jne. Käytä Egencian asetusvaihtoehtoja määrittääksesi yksilölliset käytännöt, jotka vastaavat matkustajaryhmiesi tai kustannuspaikkojesi tarpeita. Näin voit varmistaa, että kuhunkin matkustajaan ja matkaan sovelletaan oikeita käytäntöjä.

5. Viestintä matkustajille

Jopa kokeneimmatkin reissaajat voivat olla epävarmoja pandemian aikaisista matkustuskäytännöistä. Onko ennen matkaa tehtävä koronatesti? Millaisia turvavälejä matkan aikana on noudatettava? Miten lentokentällä ja lennolla toimiminen on muuttunut?

Matkustajilla on paljon kysyttävää uusista käytännöistä. Mitä enemmän tietoa ja tukea voit tarjota, sitä innokkaammin matkustajat lähtevät jälleen tien päälle.

Seuraava askel: Jos et ole vielä kysynyt matkustajien mielipidettä, nyt on sen aika. Tee joukolle matkustajia kysely tai haastattele heitä saadaksesi tietoa siitä, mitä kysyttävää heillä on matkustamisesta ja yrityksesi matkustusohjelmasta. Alla on joitakin esimerkkikysymyksiä, ja lisää kysymyksiä löytyy Permissible Travel Framework -asiakirjasta.

• Olisitko valmis matkustamaan jälleen?
• Onko jotain, mikä estäisi sinua matkustamasta?
• Onko matkustaminen mielestäsi oleellisen tärkeää työsi kannalta? Jos on, niin miten?
• Miten se, että matkustaminen ei ole ollut mahdollista, on vaikuttanut työhösi?
• Pidätkö todennäköisenä, että sinulla on lisätarpeita tai tarvitset lisätukea ennen matkaa, sen aikana tai matkan jälkeen?
• Jos olet matkustanut koronaviruspandemian aikana, tunsitko olosi matkalla turvalliseksi?
• Miten organisaatio voi viestiä sinulle parhaiten matkustamista koskevista asioista?

Kun olet määrittänyt, mistä asioista sinun on viestittävä, määritä seuraavaksi miten ja milloin sen teet. Push-viestejä saatetaan tarvita esimerkiksi lentoaikataulujen viime hetken muutoksista kertomiseen tai hätätilanteissa. On hyödyllistä miettiä, miten voit tehostaa viestintää tilanteissa, joissa sinä ja matkustajasi tarvitsette sitä eniten. Yrityksen intranetiin voi tallentaa ohjeita ja tarkistuslistoja. Voit käyttää Egencian matkustajan seurantaa lähettääksesi sähköposteja tai hätätilanteissa push-viestejä suoraan matkustajille, joiden matkaan vaikuttaa jokin odottamaton tilanne.

6. Uudet standardit > uudet palveluntarjoajat?

Palveluntarjoajat ovat ottamassa käyttöön uusia standardeja tuen tarjoamiseksi. Kaksi tärkeintä osa-aluetta ovat:

• uudet terveys- ja hygieniakäytännöt, esimerkiksi vaatimus maskin käytöstä matkan aikana
• aiempaa joustavammat toimintaehdot koskien esimerkiksi varauksiin tehtäviä muutoksia sekä hyvityksiä.

Jotkin näistä standardeista voivat olla viranomaisten valvomia, mutta useimmat niistä vaihtelevat palveluntarjoajakohtaisesti. Matkavastaavat pyrkivät yleensä tekemään yhteistyötä sellaisten palveluntarjoajien kanssa, joiden hygieniakäytännöt ovat tiukat ja toimintaehdot joustavat.

Seuraava askel: Edistyksellisimmissä matkavaraustyökaluissa tiettyjä hygieniakäytäntöjä ja toimintaehtoja voidaan käyttää suodatusehtoina. Voidaan esimerkiksi määrittää, että varaaminen on sallittua vain, jos lippuun voidaan tehdä muutoksia tai se voidaan hyvittää. Egencia auttaa sinua valitsemaan organisaatiosi vaatimuksia parhaiten vastaavat palveluntarjoajat.

7. Tulossa pian: testi- ja rokotetiedot

Matkustukseen liittyviä koronatestejä ja rokotteita koskevat vaatimukset muuttuvat nopeasti.

On tärkeää keskustella henkilöstöhallinnon sekä IT- ja lakiosastojen kanssa mahdollisesta testi- ja rokotetietojen tallentamisen tarpeesta. Tukeeko yritys tätä? Miten nämä tiedot tallennetaan ja suojataan? Edellyttääkö yritys, että matkustajat tekevät koronatestin tai ottavat rokotteen?

Teknologia tulee kehittymään niin, että matkustajat voivat tallentaa testi- ja rokotetiedot mobiililaitteelleen. Tästä esimerkkeinä ovat IATA Travel Pass- ja CommonPass-sovellukset, jotka ovat parhaillaan monilla lentoyhtiöillä koekäytössä.

Seuraava askel: Pysy ajan tasalla aiheesta. Testaus ja rokotteet vaikuttavat todennäköisimmältä ratkaisulta laajamittaisen matkustuksen käynnistämiseksi, mutta tämä vaihtelee markkina-alue- ja palveluntarjoajakohtaisesti. Käytä Egencia Travel Advisoria apuna, kun tarvitset ajantasaista tietoa koronatestauksesta ja muista vaatimuksista matkustajiesi kohdemaissa. Olemme koonneet tänne kysymyksiä ja vastauksia keskustelusta, jonka kävimme International SOS -yrityksen lääketieteellisen johtajan ja WorldAware-yrityksen perustajan kanssa siitä, mikä merkitys rokotteilla on liikematkojen hallinnan kannalta.

Haluatko lisätietoja?

Lataa raportti sallitun matkailun uudelleen aloittamisesta täyttämällä lomake.

^Lähteet:

^[1]_{GBTA:n kysely: Vaccine a Game-Changer for a Return to Travel, GBTA, 18.2.2021}

^[2] _{Travel Culture: Your Innovation and Growth Advantage, Harvard Business Review, 2019}

^[3]_{New GBTA Research Shows Coronavirus Continues to Impact the Business Travel Industry, 10.3.2020}