Ilman liikematkailua monien organisaatioiden on hyvin vaikea toteuttaa strategioitaan. Uutta liiketoimintaa, tiimejä sekä tiiviitä ja pysyviä asiakassuhteita luodaan ja kehitetään parhaiten kasvotusten.

Liikematkaan sisältyy kuitenkin aina paljon muutakin kuin lennot määränpäähän ja takaisin. Nykytilanteessa tästä seuraa, että liikematkoja varten organisaatiolla on oltava liikematkaturvallisuusohjelma.

Jos organisaatio pyytää työntekijää matkustamaan pois kotoaan, sen on täytettävä tietyt lailliset ja moraaliset huolenpitovelvollisuudet. On lisäksi muistettava, että työntekijä suostuu lähtemään liikematkoille vain, jos hän uskoo, että organisaatio suhtautuu hänen hyvinvointiinsa ja turvallisuuteensa vakavasti ja osaa torjua tai välttää matkoihin liittyvät riskit.

Matkustusriskianalyysi – miksi ja miten

Matkustusriskien hallinta on koko organisaation yhteinen velvollisuus. Matka-asioista vastaavilla on kuitenkin erityinen rooli, sillä he johtavat huolenpitovelvollisuuskäytäntöjen ja matkustajien turvallisuutta koskevien suunnitelmien kehittämistä ja hallintaa. Käytännössä heidän tulee 1) laatia vaaditut käytännöt ja suunnitelmat ja 2) tiedottaa niistä matkustajille liikematkustusneuvojen muodossa.

Egencia voi auttaa arvioimaan matkustusriskejä sekä hallitsemaan sellaista matkailua, johon liittyy hyvin merkittäviä riskejä.

Mitä matkustusriskien sietokyvyllä ja huolenpitovelvollisuudella tarkoitetaan?

Ennen mitään muita toimia matka-asioista vastaavan on tehtävä yhteistyötä organisaation sidosryhmien kanssa ja selvitettävä, miten suuria liikematkailuun liittyviä riskejä organisaatio on valmis sietämään. Tätä varten on määritettävä paljon muutakin kuin esimerkiksi se, liittyykö mahdollisen luonnonkatastrofin, kuten hirmumyrskyn aikana lentämiseen organisaation näkökulmasta korkea riski vai ei.

Kun puhutaan koko organisaation matkustusriskien hallinnasta, riskinsietokyky on hyvin laaja käsite. Organisaation ylimmällä tasolla sen avulla laaditaan liikematkustuksen riskianalyysi ja määritetään, miten suuria riskejä organisaatio haluaa ottaa saavuttaakseen haluamansa päämäärän. Esimerkiksi täysin uusiin markkinoihin liittyy aina suurempia riskejä kuin niihin, joilla organisaatio toimii jo. Toisaalta riskinotto palkitaan myös usein. Kysymys kuuluukin, miten suuria riskejä organisaatiosi on valmis sietämään? Käsittelemällä riskejä, edistämällä niiden torjuntaa ja kehittämällä tunnettuja vahvuuksia pidemmälle organisaatio pystyy samalla luomaan myös aiempaa paremman päätöksentekostrategian. Päätöstä tehtäessä on aina arvioitava myös se, onko siihen sisältyvä riski liian suuri, ja olisiko organisaation viisainta kohdentaa voimavaransa johonkin muuhun.

Matkustuksen riskinsietokyky tarkoittaa yllä kuvatun käsitteen soveltamista liikematkustukseen. Käytännössä sen avulla määritetään rajat sille, milloin matka kannattaa tehdä ja milloin ei. Se linkittyy lisäksi organisaation huolenpitovelvollisuuksiin. Eri liikematkailijoihin voidaan soveltaa erilaista riskinsietokykyä.

On esimerkiksi mahdollista, että pahasti saastunut alue aiheuttaa suuren riskin hengitystiesairaudesta kärsivälle työntekijälle mutta ei muille. Tällöin organisaatio voi minimoida riskejä lähettämällä alueelle terveen henkilön. Usein riskienhallintaan liittyy myös jatkuvia työtehtäviä, kuten levottomien tai muulla tavoin vaarallisten alueiden seurantaa. Niiden kohdalla organisaatio joutuu päättämään, millainen tilanteen on oltava, jotta alueelle matkustamiseen ei liity liian korkeaa riskiä. Entä miten tällaiset asiat saadaan huomioitua organisaation matkustuskäytännöissä? Käytäntöjen pohjana käytettävissä arvioissa on otettava huomioon sekä kotimaan- että ulkomaanmatkat ja niiden avulla on kyettävä löytämään ratkaisu, jossa liikematkoihin liittyvät riskit ja liiketoiminnan kasvu ovat oikeassa tasapainossa.

Kattava opas liikematkailijoiden hyvinvoinnin priorisointiin

Matkaturvallisuuskäytäntöihin sovelletaan riskinsietokertoimia, joiden avulla organisaatio pystyy ymmärtämään ja seuraamaan maailman eri alueita koskevia riskejä ja reagoimaan niihin. Matka-asioista vastaavien on kuitenkin lisättävä käytäntöihin myös tarkat suunnitelmat, joihin on kirjattu, miten matkustajat pidetään turvassa erilaisten hätätilanteiden aikana.

Viestintä matkustajille

Kun käytännöt on laadittu, matka-asioista vastaavien on ilmoitettava matkustajille niiden sisältö sekä heitä koskevat käytännön toimenpiteet. Viestinnällä tehdään samalla selväksi, että koko organisaatio on sitoutunut liikematkaturvallisuutta ylläpitäviin käytäntöihin. Jo ennen käytäntöjen laatimista organisaation tulisi selvittää liikematkustajien omia tarpeita kyselyjen avulla. Yleiset huolenaiheet ja tarpeet voidaan tämän jälkeen huomioida organisaation matkustusriskien hallinnan suunnittelussa. Yksittäisten henkilöiden ilmaisemat huolenaiheet voidaan puolestaan kirjata matkustajaprofiileihin myöhempiin liikematkoihin liittyvää päätöksentekoa varten.

Matka-asioista vastaavien tulisi viestiä uusista käytännöistä matkustajille mahdollisimman monin eri keinoin. Esimerkiksi henkilöstökokoukset ja muut kahdensuuntaisen kommunikaation mahdollistavat tilanteet ovat hyödyllisiä, sillä niistä matka-asioista vastaava saa matkailijoiden välitöntä palautetta. Usein huolenpitovelvollisuutta koskevien käytäntöjen tiedotus voidaan toteuttaa myös matkojen varaustyökalun kautta. Se voi esimerkiksi muistuttaa varaajia kuhunkin matkaan liittyvistä turvallisuuskäytännöistä ja riskejä ehkäisevistä toimista.

Egencia auttaa sinua täyttämään huolenpitovelvollisuutesi

Egencialla on kattava kokemus matkustusriskien hallinnasta, ja voimme auttaa sinua laatimaan juuri sinun organisaatiollesi sopivat riskinsiedon viitekehykset ja huolenpitovelvollisuuskäytännöt. Egencia voi lisäksi auttaa matka-asioista vastaavia matkustajien turvallisuuskäytäntöjen toteuttamisessa ja luoda ratkaisun, jonka avulla organisaatio pystyy pitämään matkustajat ajan tasalla reaaliajassa kaikista olennaisista tapahtumista.

Varaustyökalumme voidaan määrittää siten, että ne varoittavat liikematkustajia kaikista käytäntöjen vastaisista varauksista ja tarjoavat tilalle parempia vaihtoehtoja. Varaussovellus tai -sivusto voi lisäksi antaa matkustajille automaattisesti kaikki tiettyyn kohteeseen tai reittiin liittyvät turvallisuustiedot. Matka-asioista vastaava voi puolestaan hallita kaikkia organisaation huolenpitovelvollisuutta koskevia käytäntöjä yhdessä paikassa ja lisäksi soveltaa niitä hetkessä kaikkiin varauskanaviin.

Matkojen aikana Egencia voi lähettää matkustajille ilmoituksia kaikista heidän suunnitelmiinsa mahdollisesti vaikuttavista seikoista ja tapahtumista. Jos matka on varattu Egencian kautta, matka-asioista vastaava voi hätätilanteessa paikantaa työntekijän matkustajan seurantatoiminnon avulla. Seurantatyökalussa voi lisäksi tarkastaa tietyn matkakohteen tiedot edeltävien 30 päivän osalta. Niiden avulla on mahdollista arvioida myös kohteessa tai lähialueella aiemmin ilmenneitä, esimerkiksi koronaviruksen kaltaisia turvallisuusriskejä, jotka saattavat vaikuttaa matkustajaan vasta myöhemmin.