Kirjoittaja: Caleb MacIlvaine, senior product marketing manager

Kaikki etsivät tällä hetkellä tapoja hyödyntää yritysmatkabudjettiaan parhaalla mahdollisella tavalla. Nyt kun matkustus on vähäistä, kannattaa käyttää aikaa matkaohjelman optimointiin. Voit hienosäätää käytäntöjäsi nyt, jotta olet varautunut muuttuneisiin olosuhteisiin, kun liikematkustus jälleen elpyy.

Vaikka voi olla houkuttelevaa vain leikata matkustusmääriä kulujen vähentämiseksi, on olemassa älykkäämpiä tapoja saada enemmän aikaan vähemmällä. Liikematkustusohjelmassasi voi olla enemmän piilotettuja säästöjä kuin olet aiemmin kuvitellut. Yksi parhaimmista säästötavoista on tutustua matkustustietoihisi tarkemmin mahdollisuuksien löytämiseksi. Egencia Analytics Studio on tehokas visuaalisten liiketoimintaan liittyvien raporttien näkymä, jonka avulla voit perehtyä ohjelmasi tietoihin löytääksesi optimointi- ja säästömahdollisuuksia. Tässä on kolme aluetta, joihin voit perehtyä säästöjen löytämiseksi uuden vertailunäkymän avulla.

Keskity suosituimpiin kohteisiin ja brändeihin matkakustannusten perusteella

Hyvä lähtökohta on keskittyä suosituimpien kohteiden tarkasteluun hotellikustannusten perusteella. Nämä hotellit saattavat sijaita esimerkiksi lähellä yrityksesi tai tärkeimpien asiakkaittesi toimistoja. Tarkastelemalla suosituimpien hotelliketjujen tietoja menojen ja huonehintojen perusteella voit määrittää, mihin hotelleihin sinun kannattaa keskittyä tietyissä kohteissa. 

Esimerkiksi, jos Chicago on yksi eniten vierailluista kohteista ja yrityksesi on valinnut ensisijaisen hotelliketjun, joka on myös kokonaismenoiltaan suosituin hotelliketju, etsi tähän ketjuun kuuluva majoitusliike lähellä haluamaasi kohdetta ja neuvottele erikoishinnat suoraan sen kanssa.Jos yrityksesi yrittää vähentää hiilijalanjälkeään, voit yhdistää näihin tietoihin hiilidioksidin raportointinäkymän tiedot voidaksesi neuvotella sopimuksen ympäristöystävällisen palveluntarjoajan kanssa. Voit neuvottelujen aikana pyytää palveluntarjoajaa sisällyttämään tarjoukseen mahdollisesti myös muita etuja, kuten aamiaisen, ilmaisen Wi-fi:n tai pysäköintialennuksen vastineeksi siitä, että yrityksesi keskittää varauksensa tähän kyseiseen majoitusliikkeeseen. Voit neuvottelujen tueksi tarkastella Analytics Studiossa olevia aikaisempia hotelliöiden määriä missä tahansa paikassa missä matkustajasi ovat yöpyneet.

Kuva 1: Vertailunäkymän tiedot-osiosta saat kokonaiskuvan menoista ja matkakäyttäytymisestä matkustusohjelmasi optimoimiseksi.

Suosituimmat reitit

Toinen säästökohde ovat suosituimmat lentoreitit Jos liikematkailijasi lentävät usein tietyllä reitillä, voit luoda raportin lentojen määristä ja yrityksesi näihin lentoihin kuluttamasta summasta. Nämä tiedot voivat auttaa sinua erityishintojen neuvottelemisessa lentoyhtiöiden kanssa. Voit ehdottaa esimerkiksi, että yrityksesi keskittää varauksensa vastineeksi alennetuista hinnoista kyseisellä reitillä. Tai voit harkita Egencia Savings Finder for Air and Hotel -palvelun käyttöä hyötyäksesi automaattisista säästöistä. Voit hyödyntää historiallisia matkustus- ja säästötietoja nähdäksesi, mitkä reitit ja kaupungit ovat yleisimpiä yrityksessäsi ja millä reiteillä voisit säästää rahaa voidaksesi keskittyä neuvotteluissasi näihin.

Voit käyttää saatavillasi olevia tietoja myös, jos yrityksesi matkustajat tulevat lentämään usein tiettyyn uuteen kohteeseen uuden asiakkaan, projektin tai toimiston avaamisen takia. Aloita tunnistamalla suosituimmat reitit uuteen kohteeseen ja ota yhteyttä haluamaasi lentoyhtiöön pyytääksesi heiltä tarjouksen vastineeksi keskitetyistä varauksista. Nyt on myös hyvä aika valita majoitusliike lähellä uutta kohdetta ja neuvotella sopimushinta sen kanssa.

Äläkä unohda maakuljetuksia. Ennusteiden mukaan matkustus elpyy ensin alueellisesti ja kotimaan sisällä ja vasta myöhemmin kansainvälisesti. Varmista, että yrityksesi käytössä ovat parhaat hinnat kotimaan kuljetuksista, kuten junalipuista ja autonvuokrauksista, ja tarkista voiko kyseisiä hintoja parantaa.

Vertaile liikematkustusohjelmaasi

Analytics Studion uusi vertailunäkymä tarjoaa toisen tietolähteen, jota voit hyödyntää neuvotteluissa palveluntarjoajien kanssa. Voit valita vertailukohteiksi yrityksiä, joiden menot vastaavat omiasi, tai maan, johon olet tehnyt varauksen. Jos huomaat esimerkiksi, että samankokoiset yritykset kuluttavat huomattavasti vähemmän tietyillä matkustajiesi suosimilla reiteillä ja hotelleissa, voit hyödyntää näitä tietoja neuvotellessasi palveluntarjoajien kanssa halvemmista hinnoista.

Voit käyttää näitä tietoja hyväksesi myös tarkistaaksesi matkustuskäytäntösi ja erityisesti käytännöissäsi olevat kaupunkikohtaiset maksimihinnat. Vertailutietojen avulla voit nähdä, onko matkustuskäytäntöjesi sallima hotellien jokaisen kohteen maksimihinta mukautettu nykyisiin markkinaolosuhteisiin. Voit tarpeen mukaan muuttaa käytäntöjäsi tai ottaa käyttöön kaupunkikohtaisia hotellien maksimihintoja, jos niitä ei vielä ole lisätty matkustuskäytäntöihisi.

Neuvottelut toimittajien kanssa voivat olla hyödyllisiä yrityksellesi. Matkailumäärien hyödyntäminen säästää rahaa. Etujen lisääminen vaihtoehtoihin kannustaa matkustajia varaamaan käytäntöjen mukaisesti, ja he voivat näin matkustaa enemmän samaan hintaan tai matkustaa saman verran halvemmalla.

Ja kun olet neuvotellut sopimushinnat ensisijaisten toimittajien kanssa, älä unohda ilmoittaa siitä Egencian Account Managerillesi. He varmistavat, että sopimushinnat ovat matkustajien varattavissa Egencian verkko- ja mobiilisovelluksessa.

Keskittymällä strategisesti tärkeimpiin alueisiin palveluntarjoajien kanssa käymissäsi neuvotteluissa pystyt hyödyntämään matkustusbudjettisi parhaalla mahdollisella tavalla ja pitämään matkustajat tyytyväisinä.