Ajattele tilannetta, jossa matkustaja tekee liikematkalaskun. Sitä varten hänellä täytyy olla tiedot lentolipuista, autokuluista, pesulakuluista, pysäköintimaksuista, taksimatkoista ja liikeaterioista. On melkoinen työ etsiä kuitit, täsmäyttää todelliset kustannukset sekä liittää asiakirjat toisiinsa ja skannata ne. Moni jopa mieluummin istuisi tylsässä kokouksessa kuin tekisi matkalaskuja. Egencia on parantanut ja nopeuttanut matka- ja kululaskujen käsittelyä niin matkustajien, matkahallinnon kuin yritystenkin kannalta. Se tuo kaikki matkustajien tarvitsemat tiedot samaan paikkaan, olivatpa kulut tapahtumaperusteisia tai verovähennyskelpoisia – aina itse korvauksen maksamiseen asti. Sekä matkustajat että matkahallinto voivat kuitenkin tehostaa toimintaansa entisestään, mitä tulee matka- ja kululaskujen tekemiseen.

Miten liikematkustajat voivat tehostaa matkalaskujen tekemistä?

Egencia Business Travel and Technology Surveyn mukaan 41 prosenttia liikematkustajista maailmanlaajuisesti toimittaa matkalaskun paperilomakkeella palatessaan liikematkalta. Vertailun vuoksi: 34 prosenttia toimittaa hakemuksen verkossa matkalaskusivustojen kautta ja 19 prosenttia käyttää mobiilisovelluksia. Keskimäärin liikematkustajat maailmanlaajuisesti käyttävät 22 minuuttia kulujen kirjaamiseen kolmen päivän matkalta – tuplasti enemmän kuin he haluaisivat. Vaikka matka- ja kululaskujen käsittelyyn tarkoitettuja sivustoja ja sovelluksia on tullut markkinoille, käyttäjäkokemus ei ole merkittävästi muuttunut. Useimmat matkalaskujärjestelmät on kehitetty taloushallinnan työnkulkujen optimointiin, eikä käyttäjien tarpeisiin ole panostettu yhtä lailla. Vaikka muutos ei tapahdu hetkessä, sekä työnantajat että työntekijät voivat vaikuttaa kokemuksen parantamiseen ja näin säästää arvokasta aikaa. Kun matkustajia kannustetaan käyttämään yrityksen luottokorttia, yrityksiltä säästyy aikaa ja vaivaa. Tällöin niiden ei enää tarvitse keräillä eri lähteistä tositteita, jotka liittyvät yleisiin korvattaviin matkakuluihin ja esimerkiksi ateriakuluihin. 33 prosenttia liikematkustajista käyttää tällä hetkellä ainoastaan henkilökohtaisia kortteja, mikä voi myös monimutkaistaa vähennyskelpoisten liikekulujen tunnistamista.

Miten yritykset ja matkahallinto voivat tehostaa matkalaskuprosesseja?

Jos yrityksen matkahallinto ja omistajat haluavat yksinkertaistaa matkalaskujen toimittamisprosessia, kannattaa harkita matkalaskujärjestelmää, jossa matkustajat voivat synkronoida netti-/mobiiliratkaisunsa yrityksen tai henkilökohtaisen luottokortin kanssa. Matkustajien osalta matkalaskujärjestelmän käyttöä helpottaa, jos luottokorttitapahtumat voidaan lisätä järjestelmään yhdellä klikkauksella. 36 prosenttia matkustajista kokee, että kuittien etsiminen ja kerääminen (esimerkiksi ateria-, vuokra-auto- ja edustuskuluista) on ikävin osa kulukorvausten kirjaamista työmatkalta palaamisen jälkeen. Tämä ratkaisu myös vähentää matkahallinnon työtä, kun yrityksen matkatietoja täsmäytetään kirjanpitoa ja veronpalautuksia varten. Charlotte Business Journalin ^[1] mukaan 25 prosenttia työntekijöistä oli tehnyt virheitä tai rikkomuksia matka- ja kululaskuissaan. Niissä oli esimerkiksi virheellisiä tai henkilökohtaisia kuluja, väärin kohdistettuja liiketoimintaan liittyviä kuluja tai liian suurpiirteisesti kirjattuja satunnaisia kuluja. Tämän johdosta tilintarkastajat suosittelivat yrityskortin linkittämistä kuluraportointiohjelmaan sekä toteuttamaan muita teknisiä parannuksia.

Egencia helpottaa matka- ja kululaskujen hallintaa

Niin matkahallinto kuin matkustajatkin säästävät aikaa, kun liikematkoihin liittyviä kuluja on helpompi hallita. Egencia tarjoaa käyttäjille kaiken tarvittavan vaivattomaan matka- ja kulukorvausten raportointiin, sillä matkavaraukset, luottokorttitapahtumat ja kulujenhallinta löytyvät samasta paikasta. Teemme yhteistyötä pienyritysten ja kansainvälisten suuryritysasiakkaiden kanssa, jotta liiketoimet ja todelliset kulut on jatkossa helppo kirjata. Tämä myös helpottaa huomattavasti esimerkiksi veroilmoitusten täyttämistä, kun kaikki verovähennykset ja kulut ovat valmiina kirjattavaksi.

Eräs Egencia-kuluratkaisun keskeinen osa on Egencia Open Connect Platform. Tämä viitekehys laajentaa matkalaskupalveluntarjoajien markkinoita varmistamalla, että kumppanien välinen tiedonvaihto onnistuu. Egencia Open Connect Platform kasvaa nopeasti, ja tällä hetkellä siihen kuuluu 29 kumppania, mukaan lukien Coupa, Expensify, Microsoft ja Mobile Expense.

^{[1] Erik Spanberg. ”Audit: 25 percent of city workers tested had errors in expense reports”, Charlotte Business Journal, 2017.}