Skip to main content

5 ideaa riskienhallintaan: Näin autat liikematkailijoita

3 min
Posted: 13 November 2020Updated: 22 September 2022
Corporate Travel Manager Reduces People Risk

Kirjoittaja: Sergio Fierens, Senior Director, Technology, Egencia

  1. Nyt kun matkustusrajoitukset ovat lisääntyneet muun muassa COVID-19:n takia, miten Egencia auttaa matkustajia päättämään nykyisistä ja tulevista matkoistaan turvallisin mielin?

    Erityisesti COVID-19:ää ajatellen Egencia on julkaissut Egencia® Travel Advisor ‑työkalun, joka auttaa selvittämään kuhunkin matkasuunnitelmaan vaikuttavat rajoitukset ja vähentää näin riskejä. Työkalu tarjoaa tietoa COVID-19:ään liittyvistä rajoituksista, kuten rajanylityssäännöistä, karanteenimääräyksistä, tarvittavista terveysasiakirjoista sekä henkilönsuojaimia tai maskeja koskevista säännöistä. Työkalussa on myös tietoja muista mahdollisista riskeistä, ja se tarjoaa käyttäjille kaikentyyppisiin hätätilanteisiin liittyvää tietoa yhdessä paikassa, mikä helpottaa liiketoimintariskien hallintaa.

    Liikematkailijat, matkanvaraajat, henkilöstöhallinnon ammattilaiset ja matkavastaavat voivat etsiä minkä tahansa lähtöpaikan ja kohteen matkustustiedotteita ja tutustua niihin. Travel Advisorin tietojen hakemiseen ja valikoimiseen osallistuvat Egencian kriisinhallintatiimi, Expedia Groupin hallintoasioiden tiimi ja ulkopuoliset hätätilannetietojen palvelut, kuten Sherpa.

    Egencia hyödyntää koneoppimista ja kokoaa jokaiselle käyttäjälle heidän menneiden, tulevien ja ennustettujen matkojen perusteella listan ehdotetuista kohteista. Näin kaikki liiketoimintayksiköt voivat hallita riskejä aktiivisesti päättäessään matkoista.

  2. Miten Egencia antaa käyttäjille tiedonhakutyökalujen lisäksi ajankohtaista ja relevanttia tietoa matkavarausten tekemisen yhteydessä?

    Suunnittelu- ja tiedonhakuvälineiden lisäksi Egencia näyttää tiedotteet jo varauksen tekemisen yhteydessä, jolloin päätöksenteko helpottuu. Egencia näyttää rajoitukset ja varoitukset, jotka koskevat matkan lähtöpaikkaa ja määränpäätä, kun käyttäjä on syöttänyt matkustuspäivät hakukoneeseen.

    Lisäksi Egencia kuuluu Expedia Groupiin, joka on yksi maailman johtavista matkailuyrityksistä. Tämän yhteyden ansiosta saamme terveys- ja hygieniastandardeja ja -protokollia koskevat tiedot suoraan palveluntarjoajilta. Egencia näyttää varausvaiheessa, mitkä rajoitukset ovat voimassa ja mitkä palvelut ovat saatavilla tietyillä lennoilla, hotelleissa, autovuokraamoissa tai junamatkoilla.

    Tiedotteet on integroitu Egencian SaaS-liikematkustusratkaisuun, joten matkavastaavien, matkanvaraajien ja matkustajien on helppo pysyä ajan tasalla uusimmista tiedotteista, koska nämä tiedot näkyvät varauksen tekemisen yhteydessä. Lisäksi tiedotteet on upotettu Egencian globaalin alustan eri osiin, esimerkiksi matkasuunnitelmasivulle, mobiilisovellukseen ja virtuaaliavustajaan.

  3. Entä mitä tapahtuu varaamisen jälkeen? Miten matkustajat löytyvät tiedotteet, kun varaus on tehty?

    Rajoitukset ja määräykset muuttuvat jatkuvasti, mutta ajantasaiset varoitukset näkyvät aina matkojen verkkosivulla ja mobiilisovelluksen Matkat-näkymässä.

    Tehtyään varauksen käyttäjä saa vahvistussähköpostit, joissa mainitaan varaushetkellä matkaan vaikuttavat rajoitukset. Koska rajoitukset ja säädökset eri puolilla maailmaa muuttuvat usein ja lyhyellä varoitusajalla, lähetämme neljä päivää ennen lähtöä Valmiina matkaan ‑sähköpostin, jossa on viimeisimmät tiedotteet.

    Lisäksi Egencia® Travel Advisory on integroitu Egencian virtuaaliavustajaan. Virtuaaliavustaja havaitsee, jos käyttäjän varaamissa matkakohteissa on voimassa varoituksia, ja tarjoaa automaattisesti näitä kohteita koskevia tiedotteita. Se havaitsee myös, jos käyttäjä tarvitsee lisätietoja matkustustiedotteista, ja osoittaa tälle hyödyllisiä työkaluja ja sisältöä. Chatissa käyttäjät voivat virtuaaliavustajan kanssa muokata matkasuunnitelmiaan tiedotteiden mukaisesti, jos se on tarpeen.

  4. Kun uusi rajoitus tai varoitus on astunut voimaan, miten matkavastaavat näkevät, keneen se vaikuttaa ja saavat matkustajiin yhteyden?

    Matkavastaavat näkevät Egencian matkustajan seurannasta, keneen uusi rajoitus tai sääntö vaikuttaa nyt tai myöhemmin. He voivat hakea kartalta maailmanlaajuista tietoa tai tietyn maan, kaupungin, lentoyhtiön tai alueen tietoja. Jotta riskien vähentäminen ja hallinta olisi helpompaa, käyttäjille on nyt lisätty lajittelu- ja suodatusominaisuuksia hakujen tarkentamiseksi.

    Kun uuden rajoituksen tai varoituksen piirissä olevat matkustajat on löydetty, matkavastaava näkee heidän yhteystietonsa tai voi ottaa heihin yhteyttä suoraan Egencian matkustajan seurannasta. Matkustajalle voidaan lähettää sähköpostia tai push-viesti hätätilanteesta, jos hän on asentanut Egencian sovelluksen mobiililaitteelleen. Näin matkavastaava voi antaa tarkempia ohjeita poikkeustilanteessa.

    Matkavastaavat näkevät Egencian matkustajan seurannasta kaikki viimeisen 60 päivän aikana lähetetyt viestit sekä niiden aikaleimat, lähetyskanavan (sähköposti vai push-viesti) sekä sen, onko vastaanottaja lukenut viestin, ja mahdollisen lukemisajan. Nämä raportointiominaisuudet auttavat varmistamaan, että tieto on tullut perille, ja tukevat menettelytapasääntöjä.

  5. Kun rajoituksen piirissä olevat matkustajat ovat turvassa, matkavastaavien seuraava prioriteetti on minimoida matkustusohjelmaan kohdistuvat riskit sekä taloudelliset riskit. Mitkä työkalut auttavat heitä toimimaan proaktiivisesti?

    Egencian asiakkailla on käytössään laaja valikoima käytäntö-, hyväksyntä- ja raportointiominaisuuksia. Ominaisuuksia myös kehitetään jatkuvasti, jotta käyttäjät voivat toimia eri puolilla maailmaa huolimatta lukuisista rajoituksista, joista monet muuttuvat usein ja nopeasti.

    Egencia on parantanut asetuksia ja lisännyt uusia ominaisuuksia, jotta käytännönvastaisten reittien ja matkakohteiden tunnistaminen on helpompaa: käyttäjät voivat mm. arvioida riskejä ja tehdä poikkeuksia matkustusreitteihin. Myös varmistushyväksyntä kuuluu uusiin ominaisuuksiin. Kun hyväksyminen on aktivoitu, turvallisuusvastaavan tai muun sidoshenkilön on hyväksyttävä kaikki varaukset kohteisiin, joissa on rajoituksia.

    Näitä ominaisuuksia voi käyttää helposti Egencia® Travel Advisorissa ja Egencian matkustajan seurannassa resurssien hallintapaneelin kautta. Häiriötilanteiden työkalut ovat siis matkavastaavien saatavilla, oli kyse sitten pienyrityksestä tai suuresta, monikansallisesta yrityksestä.

Etsitkö parempia liikematkustusratkaisuja? Ota yhteyttä tiimiimme.