5 tapaa, miten Egencia Analytics Studio auttaa yrityksiä

Saatat kuvitella, että liikematkustuksen kuvailu on helppoa, mutta yksityiskohdat hämärtyvät nopeasti. Ilman tehokasta bisnesanalytiikkaa ja tiedon visualisointia johdon keskustelut matkustusohjelmasta saattavat muistuttaa arpapeliä. Ongelman ydin on siinä, että liikematkustus vaikuttaa yksinkertaiselta: ihmiset matkustavat paikkoihin ja käyttävät yrityksen rahoja lentoihin, junamatkoihin, vuokra-autoihin ja hotelliöihin. Vaikuttaa suoraviivaiselta, mutta on kaikkea muuta. Suurissa kansainvälisissä yrityksissä tuhannet ihmiset matkustavat samanaikaisesti, ja matkustusdatan määrä ja monimutkaisuus saattaa yllättää. Kuinka moni varasi ennalta ohjeiden mukaisesti? Käyttääkö tarpeeksi moni liikematkatoimiston palveluita? Nämä ja muut yleiset kysymykset edellyttävät vastauksen saamiseksi dataa ja tiedon analysointia. Kaikista yrityksistä ja kaikilta liikematkustuksen kanssa työskenteleviltä ei kuitenkaan löydy tilastojen analysointiin tarvittavia taitoa. Tällöin tilanne saattaa ajautua hankalaksi. Ellet pysty tarjoamaan helposti ymmärrettäviä visualisoituja raportteja, keskustelut matkustusohjelmasta typistyvät helposti yksinkertaisiin kysymyksiin, kuten miten paljon kulutit ja mikset kuluttanut vähemmän. Vastaus ongelmaan on tiedon visualisointi. Tiedon visualisointi tekee tuhansista riveistä tietoa helposti ymmärrettäviä diagrammeja ja kaavioita. Kehittyneiden analysointitaitojen tarve vähenee, ja matkahallinnon ammattilaiset ja yrityksen johto pysyvät ajan tasalla matkustusohjelman suhteen. Tähän asti tiedon visualisointityökalut ovat olleet kalliita ja vaikeakäyttöisiä, joskus kumpaakin. Rajoitukset ovat kuitenkin nyt historiaa, ja matkahallinnon ammattilaiset, liikematkojen mahdollistajat ja yritykset voivat halutessaan ymmärtää, millainen vaikutus liikematkustuksella on heidän liiketoimintaansa. Ratkaisun nimi on Egencia Analytics Studio. Egencia Analytics Studio on suunniteltu matkahallinnon ammattilaiset ja heidän päivittäiset raportointitarpeensa mielessä pitäen. Tulos on käyttäjäystävällinen alusta ihmisille, joille liikematkustus on ammatti. Analytics Studiossa voit tutustua tietoihin visuaalisesti, saada oivalluksia ja tunnistaa uusia säästömahdollisuuksia. Seuraa tilastotrendejä ja optimoi niiden avulla eri matkakategorioiden, kuten lentojen, hotellien, junamatkojen ja vuokra-autojen, kuluja. Analytics Studio on enemmän kuin vain tavallinen yrityksille tarkoitettu järjestelmä. Tiedon rikkaan ja nopean visualisoinnin avulla se auttaa työntekijöitä kertomaan tärkeästä matkustusdatasta ja tuloksista sisäisille tiimeille ja johdolle. Työskenneltyämme suurten kansainvälisten yritysten kanssa olemme tunnistaneet viisi tapaa, miten Analytics Studio auttaa matkahallinnon ammattilaisia menestymään työssään.

1.     Ymmärrä, miten matkustusohjelmalla menee

Analytics Studion avulla voit luoda vetäviä raportteja ja jakaa ne organisaatiosi henkilöstöhallinnon, talouspuolen, johdon ja hankintatiimien kanssa. Analytics Studio mahdollistaa tämän tarjoamalla yleiskuvan liikematkustuksesta. Kootun katsauksen mahdollistaa Egencian liikematkustusalusta, joka kokoaa ja tallentaa kaikki matkatiedot yhteen paikkaan, tehtiinpä varaus sitten verkossa, sovelluksessa tai virkailijan välityksellä. Käyttämällä Analytics Studiota näet siten matkustusohjelmasi koko kuvan. Visuaalinen mallintaminen ja kustomoitavat vimpaimet voivat analysoida organisaatiosi matkustusohjelmaa. Kaavioiden ja suodattimien käyttäminen mahdollistaa avainlöytöjen korostamisen johdolle. Voit esittää visuaalisesti esimerkiksi, miten etukäteisostot vaikuttavat käytäntöjen noudattamiseen eri matkatyypeissä, joita ovat esimerkiksi kotimaan matkat, kansainväliset matkat tai matkat tietyllä alueella.

2.     Tarkastele tietoja kätevästi eri tasoilla

Puhuttaessa matkustusdatasta tiimien tai johdon kanssa on tärkeää, että keskityt oleelliseen. Jos esimerkiksi hallinnoit tietyn alueen matkoja yrityksessä, joka toimii kymmenissä maissa, haluat ensisijaisesti tietää alueesi tilanteen. Yleiskäsitys saattaa olla hyödyllinen, mutta esimiehesi ovat yleensä kiinnostuneita alueesi tuloista ja menoista sekä budjetista, eivät koko organisaatiosta. Matkahallinto voi antaa työntekijöille eri tasoisia oikeuksia Analytics Studioon ennalta määriteltyjen roolien perusteella. Ohjelma on joustava, ja sitä voi helposti muokata liiketoimintasi tarpeiden mukaan. Tasojen ansiosta käyttäjät näkevät juuri heidän työhönsä vaikuttavat tiedot, mutta ei muuta. Tämä estää tietojen urkkimisen ja tietoähkyn, joka saattaa syntyä, jos näkyvissä on myös työn kannalta merkityksettömiä tietoja. Ohjelma mahdollistaa myös syventymisen tiettyihin tietoihin. Voit suodattaa visualisoituja tietoja osastojen tai matkustusryhmien perusteella. Jos haluat vertailla esimerkiksi ennakkovaraussääntöjen noudattamista liiketoimintayksikkö A:ssa ja liiketoimintayksikkö B:ssä, Analytics Studiossa on helppokäyttöisiä säätöjä, jotka auttavat luomaan vertailevia visuaalisia kaavioita nopeasti. Niiden avulla voit tunnistaa matkustusohjelmassasi toistuvia malleja ja trendejä, jotka saattavat vaatia johdon huomiota, löytää säästökohteita ja hioa käytäntöstrategiaasi.

3.     Ota matkustusdata käyttöön ilman IT- tai data-asiantuntijoita

Tiedon analysoinnin yleinen trendi on laajentaa se erillisistä, siihen erikoistuneista osastoista koko organisaatioon. Uudet tiedon visualisointityökalut ovat tuoneet visuaalisten esitysten luomisen kaikkien saataville. Egencia Analytics Studio tuo helppokäyttöisyyden matkustusdatan käyttäjille. Tiedon visualisointi edellyttää pääsyä tietoihin. Parhaat visualisointityökalut eivät toimi, elleivät tiedot ole ihmisten käytettävissä. Analytics Studio on ratkaissut ongelman keräämällä matkustustiedot suoraan Egencian matkanhallinta-alustasta. Tietojen kokoaminen useista lähteistä ei ole uutta. Analytics Studio on kuitenkin tehnyt prosessin helpoksi. Ennen matkustusdatan kokoaminen edellytti IT-projektia, jonka toteuttamiseen tarvittiin alan asiantuntijoita. Vaadittiin ohjelmien integrointia joko oman talon voimin tai ulkopuolista apua käyttäen sekä yhteistyötä tietokannan pääkäyttäjän kanssa – prosessi oli yleensä kallis ja hidas. Nyt voit kerätä tietoja eri lähteistä ilman monimutkaista projektia. Analytics Studio antaa käyttäjien myös halutessaan ladata taustalla toimivat tietosarjat. Voit ladata numerot Exceliin, jos haluat analysoida niitä edelleen ohjelman ulkopuolella. Halutessasi pääset käsiksi yksityiskohtiin ilman IT-asiantuntijoiden apua.

4.     Vastaa ”mitä jos” -kysymyksiin vaivatta

Tiedon analysointi voi saada yritysten johdon toimimaan. Ongelmana onkin usein ollut se, että tietojen kokoaminen ja analysointi on ollut monimutkaista ja hidasta. Analytics Studio tarjoaa käyttäjille työkalupakin, jonka avulla tiedot voi nopeasti näyttää visuaalisesti ja siten helposti ymmärrettävästi. Visualisointi vastaa ”mitä jos” -kysymyksiin, joita matkustusohjelmien raporttien lukeminen johtajissa usein herättää. Kuvittele, että yrität arvioida, miksi käytännön mukaisuus on yhdessä eurooppalaisessa toimistossa suurempaa kuin toisessa. Analytics Studio tarjoaa ominaisuuden, joka panee abstraktit konseptit, kuten käytännön mukaisuuden, visuaaliseen muotoon ja kartalle. Haun muokkaaminen voi auttaa huomaamaan esimerkiksi, että tietyssä maassa työntekijät eivät varaa matkoja tarpeeksi ajoissa käytännön mukaisesti. Voit testata ”mitä jos” -skenaarioita ja vertailla esimerkiksi ennakkovarausten hintoja kaikissa alueen maissa. Harjoitus voi kertoa sinulle, jos tietty reitti tai tietyn yhtiön lennot varattiin käytännön vastaisesti useammin kuin muut. Voit tutkia, millaiset kulut olisivat eri valuutassa, eri yhtiöillä, suorilla tai välilaskullisilla lennoilla ja niin edelleen. Kun tiedät faktat, voit toimia. Tulevaisuudessa Analytics Studio ja sen ennustavat analyysit voivat auttaa sinua ymmärtämään, miten käytäntöjen muutokset vaikuttaisivat ohjelmaasi.

5.     Vakuuta työssäsi

Tiedon visualisoinnissa on kyse muustakin kuin matkustusohjelmasi tietojen kuvaamisesta älykkäästi ja visuaalisesti. Siinä on kyse myös sinusta. Analytics Studio on työkalu, joka johdattaa sinut merkittäviin keskusteluihin organisaatiosi tärkeiden ihmisten kanssa. Matkahallinnon ammattilaisilla on joskus vaikeuksia todistaa, että heidän työllänsä on strateginen ja oleellinen merkitys yritykselle. Johdon silmissä liikematkustus saattaa näyttäytyä yksinkertaisena, abstraktina tai rutiininomaisena. Tiedon tehokas visualisointi mahdollistaakin merkitykselliset keskustelut matkustusohjelmasta johdon kanssa. Tarjoamalla hyödyllisiä tietoja ja vastaamalla hankaliin ”mitä jos” -kysymyksiin Analytics Studion avulla voit todistaa matkustuksen liikearvon reaaliajassa.

Yhteenveto

Rikas ja visuaalinen matkustusdata on saatavillasi, mutta tieto on hyödytöntä, ellet tiedä, mitä sillä tehdä. Haasteena on ymmärtää, mitkä toimet parantaisivat yrityksesi tuottoa. Egencia Analytics Studio antaa sinulle avaimet tämän tiedon löytämiseksi. Se muuttaa matkustusohjelmasi arvausleikistä konkreettiseksi tiedoksi. Toisin kuin aiempien sukupolvien tiedon analyysi- ja visualisointityökalut, Analytics Studio on helppokäyttöinen ohjelma ihmisille, jotka pyörittävät liikematkustusohjelmia työkseen.  Se auttaa ymmärtämään, miten hyvin matkustusohjelma toimii, miten sitä voisi parantaa sekä miten voit tehokkaasti viestiä yrityksesi johdon ja tiimien kanssa.