Vuonna 1997 perustetulla NTT Singapore Pte. Ltd.:llä (NTTS) on yli 20 vuoden kokemus tieto- ja viestintäteknologiaratkaisujen tarjoamisesta.

Maailmanlaajuinen, monipuolinen ja dynaaminen tieto- ja viestintäteknologian yritys NTT Ltd. työllistää noin 40 000 ihmistä 57 maassa, ja se käy kauppaa 73 maassa sekä tarjoaa palveluita yli 200 maassa.

Haaste

NTTS on huipputeknologiayritys, jonka uuden sukupolven työvoima odottaa liikematkustusohjelmalta ketteryyttä ja yksilöllisyyttä. NTTS:n aikaisempi liikematkatoimisto oli perinteinen yritys. Yrityssuunnitteluosaston varatoimitusjohtaja Tricia Lim ja hankintapäällikkö Raymond Thor kertoivat olleensa innokkaita tekemään yhteistyötä sellaisen liikematkatoimiston kanssa, joka vastasi paremmin yrityksen arvoja.

”Ennen Egenciaa työntekijöiden oli tehtävä pyyntö keskushallinnon tiimille varatessaan mitä tahansa lentoa tai hotellia”, Lim kertoo. ”Siihen meni paljon aikaa, meillä ei ollut valinnanvapautta ja prosessi oli lisäksi kallis, koska ihmiset tekivät lisämaksuja aiheuttavia viime hetken muutoksia.”

Sopivan kulttuurin löytäminen

”Valitsimme Egencian, koska koimme, että heillä oli samanlainen visio kuin NTTS:llä. Egencia hyödyntää teknologiaa ja innovaatioita tarjotakseen työntekijöillemme, asiakkaillemme ja suuremmille yhteisöille paremmat yhteydet”, Lim selittää. He kokivat, että Egencian avulla he voivat vakaan matkustusohjelman rakentamisen lisäksi myös luoda vahvan matkustuskulttuurin, joka heijastaa aidosti yrityksen arvoja.

”NTTS ei ole perinteinen yritys, sillä jokainen meistä varaa omat matkansa itse”, Lim sanoo. ”Siirryttyämme tekemään yhteistyötä Egencian kanssa, olemme voineet tuoda erilaiset matkustusvaihtoehdot työntekijöidemme ulottuville. Nyt heillä on vapaat kädet suunnitella omat matkansa.”

Joka kerta, kun matkustaja varasi matkan, erilaisten hintaehdotusten ja vahvistusten edestakaiseen lähettelyyn kului jopa tunti. Alustamme ansiosta varaus- ja hyväksyntäaika lyheni 15 minuuttiin.

Varaus Egencian maailmanlaajuisella alustalla on helppoa. Matkustajat ja matkavastaavat käyttävät samaa alustaa kuin Egencian matkakonsultit, joten varaus- ja matkanhallintakokemus on yhdenmukainen ja ennakoitavissa. Matkustajat ja matkanvaraajat voivat käyttää alustaa millä tahansa laitteella ja jopa aloittaa varauksen tekemisen esimerkiksi kannettavalla tietokoneella ja tehdä sen loppuun älypuhelimella.

”Yksi ensisijaisista tavoitteistamme on tehdä matkustamisesta helppoa, ja Egencia on auttanut tässä paljon”, Lim sanoo. ”Matkustajat voivat löytää hotelleja lähellä kohdettaan ja jopa varata lentoja ja hotelleja viime hetkellä Egencian alustan kautta.”

Yksilöidyt vaihtoehdot tekevät matkustamisesta entistä helpompaa jokaisella matkalla. Alustamme tarjoaa hakutuloksia, jotka perustuvat matkustajan mieltymyksiin ja aikaisempiin hakuihin. Näitä tuloksia parannetaan koneoppimisella sekä NTTS:n matkustuskäytännön tiedoilla ja muilla yrityksen sekä sen ulkopuolella olevien matkustajien tiedoilla.

Henkilökohtaisella kokemuksella on myös tärkeä rooli. Lim muistelee aikaa, jolloin yrityksen toimitusjohtaja tarvitsi apua ollessaan matkalla Yhdysvalloissa. Viime hetken reittisuunnitelman muutoksen vuoksi hänen lentoaan ja hotellivarauksiaan oli muutettava kiireellisesti. ”Asiakaspalvelu oli erittäin tehokasta – se tuki häntä välittömästi, kun hän joutui vaihtamaan hotelli- ja lentovarauksensa”, Lim kertoo.

NTTS on innovatiivinen yhtiö, jota hallitsee yrittäjähenki. Egencian alustateknologian avulla NTTS:n matkustajat voivat varata ja hallinnoida matkojaan vapaasti. Ja huippuluokan asiakaspalvelumme ansiosta he voivat luottaa siihen, että olemme heidän apunaan odottamattomien tilanteiden ilmetessä.

Kustannussäästöjä ja parempi varauskokemus

Aikaisemmin keskitetty matkustustiimi oli vastuussa runsaasta määrästä matkustuspyyntöihin liittyvää viestintää.

Keskushallinnon työtapojen muokkaaminen on myös säästänyt NTTS:lle yllättävän paljon rahaa. Teknologian älykkään käytön ansiosta Egencian varausmaksut ovat pienet perinteisiin toimistoihin verrattuna. Lisäksi varausportaali suosittelee automaattisesti halvimpia NTTS:n käytäntöjen mukaisia matkustusvaihtoehtoja.

”Egencian portaali auttaa sekä parantamaan matkustajiemme kokemusta että seuraamaan kustannuksia”, Thor sanoo. Se auttaa myös lisäämään matkojen sujuvuutta, mikä tarkoittaa sitä, että matkustajat voivat keskittyä tehtäviinsä.

Alettuaan tehdä yhteistyötä Egencian kanssa NTTS:n palvelumaksukulut ovat vähentyneet 60 prosenttia ja lentovarauksiin käytetyt kulut 27–58 prosenttia vuoden aikana.

”NTTS on iso yritys, ja Egencian alusta on helpottanut maailmanlaajuisten toimipaikkojemme löytämistä, koska kaikki sijaintitiedot on ladattu järjestelmään”, hän sanoo. ”Nyt matkustajamme näkevät, mitkä hotellit ovat saatavilla lähietäisyydellä paikasta, jonne he ovat matkalla.”

Älykkäät tiedot, parantunut käytäntöjen noudattaminen ja tehokas muutosten hallinta

Matkavastaavat hyötyvät siitä, että keskitämme kaikki heidän tarvitsemansa matkustustiedot alustallemme. Näin he voivat seurata matkustuskustannuksia, analysoida yksilöiden sekä yritysryhmien matkoja ja luoda avainhenkilöille visuaalisia raportteja kaikista matkustusohjelman osista. ”Mittarit auttavat meitä seuraamaan matkakuluja, neuvottelemaan lentoyhtiöiden kanssa ja varmistamaan paremmat yrityshinnat”, Thor sanoo.

Egencian portaalin käyttö on myös lisännyt käytäntöjen noudattamista.

Matkustuskäytäntöjen integroiminen alustaan helpottaa myös matkustajien elämää. Aikaisemmin ”yrityksessämme oli monia erilaisia käytäntöjä, eikä kukaan voinut oppia niitä ulkoa”, Lim kertoo. ”Mutta Egencian ansiosta meidän ei tarvitse opetella ulkoa mitään. Käytännöt löytyvät alustalta.” Tämän ansiosta yleishallinnon tiimi voi pitää työntekijät ajan tasalla käytännöistä menettämättä aikaa matkustusohjelman hallinnasta.

”Aiemmin luotimme siihen, että ihmiset noudattivat käytäntöjä”, Lim sanoo. ”Nykyään matkustuskäytäntömme ja hyväksymisprosessimme on integroitu alustaan. Se on auttanut minimoimaan käytännön vastaiset varaukset, ja olemme nähneet parannuksia tarkastuksissamme.”

Me tarjoamme kattavan perehdytyksen ja apua muutoksenhallintaan, jotta matkavastaavat ja hankintapuolen ammattilaiset voivat auttaa työntekijöitä valmistautumaan uusiin työmatkustustapoihin. Tämä prosessi kattaa myös eduista tiedottamisen matkustajille. Tähän sisältyy yrityksen matkustuskäytäntöjen tuominen helposti saataville, muuntyyppisten matkojen tekemiseen käytettävää matkanvarausalustaa muistuttava alusta ja mahdollisuus saada ammattimaista tukea sekunneissa.

Apua kriiseihin varautumisessa

Käytäntöjen noudattamisen parantamisen sekä matkakustannusten ja ajan säästämisen lisäksi alustamme tarjoaa NTTS:lle myös kriittistä tietoa hätätilanteissa. ”Aikaisemmin koimme, että emme pystyneet seuraamaan työntekijöitämme”, Lim sanoo.

Tämän tietovajeen vakavuus tuli meille selväksi ikävällä tavalla Japanin vuoden 2011 tsunamin aikaan. ”Meillä oli alueella paljon työntekijöitä mutta ei mitään tietoa siitä, missä he olivat. Egencian ansiosta tiedämme nyt, missä työntekijöidemme tulisi aikataulun mukaan olla. Ja koska kaikkien on tehtävä varaukset alustan kautta, heidän sijaintinsa näkyy matkustajan seurantatyökalussa, mikä todella auttaa meitä suunnittelemaan kriisinhallintaa.”

Täydellinen valinta

Maailmanlaajuinen liikematkustusalustamme ja sen helppokäyttöinen varaustyökalu on auttanut NTTS:ää antamaan enemmän vapautta matkustajilleen. Samalla käytäntöjen noudattaminen on parantunut sekä erinomaisen käyttäjäkokemuksen että alustaan integroitujen matkustuskäytäntöjen ansiosta.

Tietojen kerääminen ja raportointi on myös auttanut matkavastaavia luomaan merkittäviä kustannussäästöjä analyysien avulla, neuvottelemaan edullisempia hintoja ja seuraamaan matkustajien liikkeitä kaikkialla maailmassa.

Lim näkee kaiken tämän etuna, joka on auttanut organisaatiota hallinnoimaan maailmanlaajuista matkustusohjelmaansa, antamaan matkustajille enemmän vapauksia ja luomaan positiivisen matkustuskulttuurin. ”Egencia auttoi meitä parantamaan tehokkuuttamme ja antamaan seuraavan sukupolven työvoimallemme enemmän vapauksia”, hän sanoo.