Mitä yrityksen liikematkavastaava tekee?

Posted: 08 March 2021

Katsaus liikematkavastaavan työnkuvaan

Matkavastaavilla on merkittävä rooli yrityksen matkustusohjelman onnistumisessa. Heidän tehtäviinsä ja työnkuvaansa kuuluu paljon muutakin kuin lentojen, hotellien tai vuokra-autojen varaaminen varaustyökalulla. Heidän vaikutuksensa ulottuu liikematkustuksen suunnittelun ulkopuolelle yrityksen johtoon saakka, sillä liikematkojen hallinta on oleellinen osa organisaation toimintaa.

Liikematkavastaavat valvovat ja hallinnoivat liikematkakäytäntöjä ja huolehtivat yleensä matkakulujen hallinnoinnista, toimittajien ja kumppaneiden sopimuksista, liikematkustajien tarpeiden seuraamisesta ja säästämismahdollisuuksien tunnistamisesta. Heidän työhönsä saattaa kuulua myös hankintaa tai ulkopuolisten osapuolten kanssa työskentelyä hyvitysten saamiseksi peruuntuneista matkoista. Tämän kaiken osaamiseen tarvitaan vuosien kokemus. Tekemällä yhteistyötä liikematkatoimiston kanssa liikematkavastaavat voivat varmistaa, että matkustusohjelmasi ja -käytäntösi vastaavat yrityksesi ja matkustajiesi tarpeisiin.

Lataa työkalut matkustusohjelmasi uudistamiseen

Tehokkaan liikematkustusohjelman laatiminen ja käyttöönotto ei ole helppoa. Yrityksen tarpeet voivat muuttua nopeasti, ja matkustusohjelman on mukauduttava muutoksiin. Liikematkustus voi muuttua odottamattomasti, ja matkavastaavan on laadittava matkakäytäntöjä proaktiivisesti, jotta yritys voi vastata muutoksiin nopeasti ja varmistaa matkustajien turvallisuuden. Tehokkaat liikematkaohjelmat perustuvat seuraaviin:

  • Tarkasti määritetyt matkustuskäytännöt ja -menetelmät
  • Helppokäyttöiset matkanhallinnan työkalut ja teknologiat
  • Matkustajan turvallisuus ja riskienhallintatyökalut
  • Matkustuksen optimointiohjelmat

Matkavastaava rakentaa ja ylläpitää näitä perusteita yhteistyössä useiden osapuolten kanssa.

Matkustuskäytäntöjen määritys ja menetelmät

Selvästi määritellyt matkustuskäytännöt ja menetelmät auttavat kulujen leikkaamisessa ja varmistavat matkustajien hyvinvoinnin. Käytäntöjen määrityksessä ja toimeenpanossa johdonmukaisuus on avainasemassa. Liikematkustus noudattaa yrityksen tavoitteita, ja siihen vaikuttavat käytännöt ja rajoitteet, joita emme näe lomamatkaa varatessa.

Yrityksillä saattaa esimerkiksi olla määrättyjä palveluntarjoajia, joilta he varaavat hotellin tai vuokra-auton. Matkustukseen, majoitukseen ja päivärahoihin liittyviä rajoituksia voidaan määrittää alueittain ja maittain, jolloin voidaan ottaa huomioon kulttuuriset erot eri puolilla maailmaa. Huolenpitovelvollisuuteen liittyvät käytännöt ovat myös etusijalla matkustuskäytäntöjä laatiessa.

Kaikki tämä auttaa yritystä säästämään kuluissa, mittaamaan investoinnin tuottoprosenttia ja huolehtimaan matkustajien turvallisuudesta. Esimerkiksi NASDAQ huomasi matkustuskäytäntöjen päivittämisen edut, sillä se paransi liikematkailijoiden kokemuksia ja yrityksen tulosta.

Matkavastaavan tehtävä on hallinnoida kaikkia näitä eri tekijöitä. Siksi monet yritykset käyttävät Egencian kaltaista liikematkatoimistoa. Oikean liikematkatoimiston valitseminen on matkustusohjelman onnistumisen kannalta äärimmäisen tärkeää. Tarvitset kumppanin, jolla on varaustyökalut ja teknologia, joilla esimerkiksi matkan järjestäminen tai matkustuskäytäntöjen hallinta on helpompaa. Kumppanin on oltava matkailualan johtaja, joka osaa auttaa sinua neuvottelemaan parhaat hinnat ja alennukset kaikille liikematkoillesi. Egencialla on ainutlaatuinen asema, sillä voimme käyttää Expedia Groupin mittavia resursseja, joilla saamme asiakkaillemme parhaat matkustusvaihtoehdot.

Teknologian käyttö paremman matkustuskokemuksen luomisessa

Teknologia on muuttanut koko matkojen varaamiskokemusta. Työntekijäsi ovat samalla kuluttajia, ja he odottavat liikematkustukselta samaa saumattomuutta ja helppokäyttöisyyttä kuin muilta palveluilta. Matkustusohjelman on vastattava heidän vaatimuksiinsa.

Joillekin paras kokemus löytyy verkosta. Toiset varaavat liikematkansa mieluummin parilla puhelimen napautuksella. Jotkut haluavat edelleen soittaa asiakaspalvelijalle, joka hoitaa varauksen heidän puolestaan. Työntekijöillesi tarjoamasi varaustyökalujen on vastattava heidän odotuksiinsa ja tarpeisiinsa. Sen huomasi myös West Park Management Services, kun työkalujen käyttöprosentti nousi 11:sta 80:een jo ensimmäisen kuukauden aikana Egenciaan liittymisen jälkeen.

Matkailijoiden vaatimuksiin on vastattava, mutta samalla organisaation matkustusohjelmaa on noudatettava. Nykypäivän liikematkavastaavan on tasapainoiltava näiden kahden välillä – vastattava liikematkustajien toivomuksiin unohtamatta yrityksen tarpeita.

Onneksi teknologia pystyy juuri tähän. Nähtävissä olevien sovellusten ja verkkosivustojen lisäksi tekoälyn kaltaiset teknologiat auttavat matkailijoita tekemään oikeita valintoja ja noudattamaan yrityksen käytäntöjä. Egencian asiakkaat käyttävät tekoälyä joka päivä, vaikkeivät sitä itse huomaisikaan. Viimeisimmät matkailualan teknologiat toimivat taustalla parantaen käyttökokemuksia ja yrityksen käytäntöjen noudattamista.

Matkustajan turvallisuus ja riskienhallinta

Matkavastaavana olet vastuussa liikematkustajiesi terveydestä ja turvallisuudesta. Tämä kuuluu huolenpitovelvollisuuden oikeusperiaatteeseen. Yritysten on lain mukaan varmistettava, että turvallisuustoimia noudatetaan kaikissa liiketoimissa, mukaan lukien matkustuksessa.

Työntekijöiden ollessa liikematkalla yritys on silti heistä vastuussa. Missä työntekijäsi ovat? Mikä heidän tilanteensa on? Tarvitsevatko he apua?

Matkavastaavien on työskenneltävä liikematkustuksessa sellaisten työkalujen kanssa, joiden avulla he voivat ennakoida ongelmia, paikantaa matkailijansa sekä ottaa heihin yhteyttä hätätilanteessa. Itse asiassa kahdeksan kymmenestä yrityksestä sisältää matkustuskäytäntöönsä turvallisuuskontrolleja, ja monet yritykset ovat priorisoineet huolenpitovelvollisuuden yhdeksi matkustusstrategiansa avaintekijöistä.

Kriisinhallinta on äärimmäisen tärkeä osa matkavastaavan työtä. Työntekijöistä huolehtiminen heidän ollessaan matkalla on yksi matkavastaavan tärkeimmistä tehtävistä. Hätätilanteessa on tärkeää tietää, missä matkustajasi ovat, ja auttaa heitä pääsemään turvalliseen paikkaan. Kun kaikki varaavat matkansa Egencian alustan kautta, näet heidän sijaintinsa matkustajan seurantatyökalun avulla.

Otetaan esimerkiksi Informa PLC:tä, joka on Isossa-Britanniassa sijaitseva kansainvälinen, muun muassa liiketoimintatiedon hallinnan ja kustannusalan yritys. Kun tieto terroristihyökkäyksestä London Bridge -sillalla tuli julki, heidän matkavastaavansa pystyi tarkistamaan kaikkien alueella matkustavien työntekijöidensä sijainnin nopeasti matkustajan seurantatyökalun avulla ja varmistamaan heidän turvallisuutensa. Tämä on vain yksi esimerkki matkapalveluista, joita liikematkavastaavan on hallinnoitava.

Optimoi matkustusohjelmasi

Matkavastaavat tuovat organisaatioon lisäarvoa optimoimalla matkustusohjelmaa säästöillä, raportoinnilla, huolenpitovelvollisuudella sekä muutoksen- ja kulujenhallinnalla. Heidän odotetaan kannattavan liikematkustuksen luomia etuja. Tätä varten matkavastaavan on ymmärrettävä liiketoimintaa tarpeeksi hyvin, jotta hän voi osoittaa matkustuksen edistävän kilpailukykyä, tulosta ja työntekijöiden pysyvyyttä.

Egencia tarjoaa tehokkaan verkkoalustan, jonka työkaluilla matkavastaavat voivat analysoida dataa, löytää säästöjä ja havainnollistaa sijoituksen tuottoasteen. Egencia Analytics Studio antaa matkavastaaville työkalut ohjelman analysoimiseen ja kuluissa säästämiseen. NTT Singapore käyttää datatyökaluja matkustuskustannusten seuraamiseen, yksilöiden sekä yritysryhmien matkojen analysoimiseen ja visuaalisten raporttien luomiseen avainhenkilöille kaikista matkustusohjelman osista. Yritys hyötyy työkaluista ja tarjoaa samalla helpon varauskokemuksen, joka vastaa työntekijöiden matkustustarpeisiin.

Liikematkavastaavat johtavat matkaa

Matkustus vaikuttaa suoraan organisaation kulttuuriin ja tulokseen. Matkavastaavan tehtävä on ohjata matkustusohjelmaa niin, että se tukee näitä tavoitteita.

Liikematkavastaava on avainasemassa menestyvän yrityksen rakentamisessa käytännöistä ja menetelmistä oikean liikematkatoimiston valitsemiseen.

Etsitkö parempia liikematkustusratkaisuja? Ota yhteyttä tiimiimme.