Katsaus liikematkavastaavan työnkuvaan

Matkavastaavilla on merkittävä rooli yrityksen matkustusohjelman onnistumisessa. Heidän työtehtäviinsä kuuluu kuitenkin paljon muuta kuin lentojen, hotellien tai vuokra-autojen varaamista. Matkavastaavat kommunikoivat yrityksen monien − ellei jopa kaikkien − sidosryhmien kanssa varmistaakseen, että yrityksen matkustusohjelma tukee yrityksen liiketavoitteita, on yhtenäinen yrityskulttuurin kanssa, auttaa pitämään matkustajat tyytyväisinä ja paljon, paljon muuta.

Matkavastaavat valvovat ja hallinnoivat liikematkakäytäntöjä ja huolehtivat yleensä matkakulujen hallinnoinnista, toimittajien ja kumppaneiden sopimuksista, liikematkustajien tarpeiden seuraamisesta ja säästämismahdollisuuksien tunnistamisesta. Heidän työhönsä saattaa kuulua myös hankintaa tai ulkopuolisten osapuolten kanssa työskentelyä hyvitysten saamiseksi peruuntuneista matkoista. Tämän kaiken osaamiseen tarvitaan vuosien kokemus. Tekemällä yhteistyötä liikematkatoimiston kanssa matkavastaavat voivat varmistaa, että yrityksesi matkustusohjelma ja -käytännöt vastaavat yrityksesi ja matkustajien tarpeisiin.

Lataa työkalut yrityksesi matkustusohjelman uudistamiseen

Tehokkaan liikematkustusohjelman laatiminen ja käyttöönotto ei ole helppoa. Yrityksen tarpeet voivat muuttua nopeasti, ja matkustusohjelman on mukauduttava muutoksiin. Liikematkustus voi muuttua odottamattomasti, ja matkavastaavan on laadittava matkakäytäntöjä proaktiivisesti, jotta yritys voi vastata muutoksiin nopeasti ja varmistaa matkustajien turvallisuuden. Tehokkaat liikematkaohjelmat perustuvat seuraaviin:

• Tarkasti määritetyt matkustuskäytännöt ja -menetelmät
• Helppokäyttöiset matkanhallinnan työkalut ja teknologiat
• Matkustajan turvallisuus ja riskienhallintatyökalut
• Matkustuksen optimointiohjelmat

Matkavastaava rakentaa ja ylläpitää näitä perusteita yhteistyössä useiden sidosryhmien kanssa.

Matkustuskäytäntöjen ja -menetelmien määrittäminen

Selkeästi määritetyt matkustuskäytännöt ja -menetelmät auttavat kulujen leikkaamisessa ja edistävät matkustajien hyvinvointia. Käytäntöjen määrityksessä ja toimeenpanossa johdonmukaisuus on avainasemassa. Liikematkustus noudattaa yrityksen tavoitteita, ja siihen vaikuttavat käytännöt ja säännöt, joita ei käytetä lomamatkaa varatessa.

Yrityksillä saattaa esimerkiksi olla määrättyjä palveluntarjoajia, joilta he varaavat hotellin tai vuokra-auton. Matkustukseen, majoitukseen ja päivärahoihin liittyviä rajoituksia voidaan määrittää alueittain ja maittain, jolloin voidaan ottaa huomioon kulttuuriset erot eri puolilla maailmaa. Huolenpitovelvollisuuteen liittyvät käytännöt ovat myös etusijalla matkustuskäytäntöjä laatiessa.

Kaikki tämä auttaa yritystä säästämään kuluissa, mittaamaan investoinnin tuottoprosenttia ja huolehtimaan matkustajien turvallisuudesta. Esimerkiksi NASDAQ huomasi matkustuskäytännön päivittämisen edut, sillä se paransi liikematkailijoiden kokemuksia ja yrityksen tulosta.

Matkavastaavan tehtävä on hallinnoida kaikkia näitä eri tekijöitä. Siksi monet yritykset käyttävät Egencian kaltaista liikematkatoimistoa. Oikean liikematkatoimiston valitseminen on matkustusohjelman onnistumisen kannalta äärimmäisen tärkeää. Yrityksesi tarvitsee kumppanin, jolla on varaustyökalut ja teknologia, joilla esimerkiksi matkan järjestäminen tai matkustuskäytäntöjen hallinta on helpompaa. Kumppanin on oltava matkailualan johtaja, joka osaa auttaa yritystäsi neuvottelemaan parhaat hinnat ja alennukset kaikille yrityksesi liikematkoille.

Teknologian käyttö paremman matkustuskokemuksen luomisessa

Teknologia on muuttanut koko matkojen varaamiskokemusta. Yrityksesi työntekijät ovat samalla kuluttajia, ja he odottavat liikematkustukselta samaa saumattomuutta ja helppokäyttöisyyttä kuin muilta palveluilta. Matkustusohjelman on vastattava heidän vaatimuksiinsa.

Joillekin paras kokemus löytyy verkosta. Toiset varaavat liikematkansa mieluummin parilla puhelimen napautuksella. Jotkut haluavat edelleen soittaa asiakaspalvelijalle, joka hoitaa varauksen heidän puolestaan. Yrityksesi työntekijöille tarjottujen varaustyökalujen on vastattava heidän odotuksiinsa ja tarpeisiinsa. Sen huomasi myös West Park Management Services, kun työkalujen käyttöprosentti nousi 11:sta 80:een jo ensimmäisen kuukauden aikana Egenciaan liittymisen jälkeen.

Matkailijoiden vaatimuksiin on vastattava, mutta samalla organisaation matkustusohjelmaa on noudatettava. Nykypäivän matkavastaavan on tasapainoiltava näiden kahden välillä – vastattava liikematkustajien toivomuksiin unohtamatta yrityksen tarpeita.

Onneksi teknologia pystyy juuri tähän. Nähtävissä olevien sovellusten ja verkkosivustojen lisäksi tekoälyn kaltaiset teknologiat auttavat matkustajia tekemään oikeita valintoja ja noudattamaan yrityksen käytäntöjä. Egencian asiakkaat käyttävät tekoälyä joka päivä, vaikkeivät sitä itse huomaisikaan. Viimeisimmät matkailualan teknologiat toimivat taustalla parantaen käyttökokemuksia ja yrityksen käytäntöjen noudattamista.

Matkustajan turvallisuus ja riskienhallinta

Matkavastaavana olet vastuussa yrityksesi liikematkustajien terveydestä ja turvallisuudesta. Tämä kuuluu huolenpitovelvollisuuden oikeusperiaatteeseen. Yrityksillä on lain mukaan oltava turvallisuustoimia, joita noudatetaan kaikissa liiketoimissa, mukaan lukien matkustuksessa.

Työntekijöiden ollessa liikematkalla yritys on silti heistä vastuussa. Missä yrityksesi työntekijät ovat? Mikä heidän tilanteensa on? Tarvitsevatko he apua?

Matkavastaavat tarvitsevat sellaisia työkaluja, joiden avulla he voivat ennakoida ongelmia, paikantaa yrityksen matkustajat ja ottaa heihin yhteyttä hätätilanteessa. Itse asiassa kahdeksan kymmenestä yrityksestä sisällyttää matkustuskäytäntöönsä turvallisuustekijöitä, ja monet yritykset ovat priorisoineet huolenpitovelvollisuuden yhdeksi matkustusstrategiansa avaintekijöistä.

Kriisinhallinta on äärimmäisen tärkeä osa matkavastaavan työtä. Työntekijöistä huolehtiminen heidän ollessaan matkalla on yksi matkavastaavan tärkeimmistä tehtävistä. Hätätilanteessa on tärkeää tietää, missä yrityksesi matkustajat ovat, ja auttaa heitä pääsemään turvalliseen paikkaan. Kun kaikki varaavat matkansa Egencian alustan kautta, näet heidän sijaintinsa matkustajan seurantatyökalun avulla.

Optimoi yrityksesi matkustusohjelma

Matkavastaavat tuovat organisaatioon lisäarvoa optimoimalla matkustusohjelmaa säästöillä, raportoinnilla, huolenpitovelvollisuudella sekä muutoksen- ja kulujenhallinnalla. Heidän odotetaan kannattavan liikematkustuksen luomia etuja. Tätä varten matkavastaavan on ymmärrettävä liiketoimintaa tarpeeksi hyvin, jotta hän voi osoittaa matkustuksen edistävän kilpailukykyä, tulosta ja työntekijöiden pysyvyyttä.

Egencia tarjoaa tehokkaan verkkoalustan, jonka työkaluilla matkavastaavat voivat analysoida tietoja, löytää säästöjä ja havainnollistaa sijoituksen tuottoasteen. Egencia Analytics Studio tarjoaa matkavastaaville visuaalisia hallintanäkymiä, joilla on mahdollisuus perehtyä yksityiskohtaisiin tietoihin yrityksen ohjelmien analysoimiseksi ja säästöjen löytämiseksi. NTT Singapore käyttää tietotyökaluja matkustuskustannusten seuraamiseen, yksilöiden sekä yritysryhmien matkojen analysoimiseen ja visuaalisten raporttien luomiseen avainhenkilöille kaikista matkustusohjelman osista. Yritys saa hyödyllisiä analyyseja matkustajatiedoistaan, ja yrityksen matkustajia odottaa helppo varauskokemus, joka vastaa heidän tarpeisiinsa.

Yrityksen matkavastaavat johtavat matkaa

Matkustus vaikuttaa suoraan organisaation kulttuuriin ja tulokseen. Matkavastaavan tehtävä on ohjata matkustusohjelmaa niin, että se tukee näitä päämääriä.

Yrityksen matkavastaava on avainasemassa menestyvän yrityksen rakentamisessa käytännöistä ja menetelmistä oikean liikematkatoimiston valitsemiseen.