Julkaistu: 8. heinäkuuta 2021

Matkailijat ympäri maailman hakevat tarjouksia ja varaavat matkoja Expedia Groupin (EG) tunnetuilta brändeiltä, kuten Expedialta, Hotels.comilta, Orbitziltä ja Travelocityltä. Tämän takia matkailu kuuluu tuhansien EG:n työntekijöiden päivittäiseen toimenkuvaan ympäri maailman. Mutta koska yhtiö toimii lukuisissa paikoissa ympäri maailman, tiimillä oli tarve yhdenmukaiselle ja yksinkertaiselle varausprosessille, jolla optimoitaisiin niin tehokkuus kuin turvallisuuskin. Siksi yhtiö päätti hyödyntää Egencian moderneja liikematkustuksen hallintaratkaisuja.

Maailmanlaajuisten liikematkatoimintojen tehostaminen paremman näkyvyyden saavuttamiseksi

Kun Expedia Group aloitti liikematkustusohjelmansa uudistamisen, yksi päätavoitteista oli prosessien yhdenmukaistaminen. Monien muiden maailmanlaajuisten yritysten tapaan matkustusprosessi oli segmentoitu, mikä johti suurempaan manuaaliseen työmäärään ja vähäisempään näkyvyyteen matkanhallinnan osalta. ”Yksi välittömistä päätavoitteistamme oli järjestelmämme myyntipisteiden määrän yhtenäistäminen. Toisin sanoen matkustusohjelmamme oli erittäin hajanainen, ja jokaisella liiketoimintayksiköllä oli käytössään useita sivustoja”, kertoo Corbie Brumbeloe, joka johtaa Expedia Groupin Global Procurement and Corporate Travel -osastoa.

”Koska Egencia pystyy integroimaan henkilöstöjärjestelmämme ja automatisoimaan käyttäjäprofiilit, olemme onnistuneet vähentämään järjestelmässämme olevien myyntipisteiden määrää 65:stä 25:een”, hän sanoo. Yksistään tämä muutos antaa EG:n tiimille selkeyttä tehdä päätöksiä tunnistettavien matkustustapojen perusteella. Tiimi saa nyt esimerkiksi ilmoituksen aina, kun joku tekee käytännön vastaisen varauksen. Tämä tieto tallennetaan yhteen liiketoimintayksikköön jokaisen EG:n brändin osalta matkan reitistä riippumatta.

Ja koska matkailu on nyt tauolla COVID-19:n takia, tiimi tekee yhteistyötä Egencian kanssa integroidakseen lisää liikematkustustyökaluja pitkän tähtäimen säästösuunnitelmien toteuttamiseksi.

”[Account Managerimme] Jim on auttanut meitä pääsemään kohti pitkän tähtäimen tavoitteita ja yhdistämään meidät tarvittaviin Egencian resursseihin. Koska matkustaminen on tällä hetkellä jäissä [COVID-19:n takia], kohdistamme huomiomme suurempiin projekteihin, kuten kokous- ja ryhmämatkoihin. Egencian konsultointitiimillä on runsaasti ammattitaitoa ja tietoa näistä osa-alueista, ja me jatkammekin yhteistyötä tiimin ja Account Managerimme kanssa tehdäksemme lisää parannuksia”, Brumbeloe kertoo.

Uudet yritysten liikematkustusratkaisut johtavat suuriin säästöihin

Tämän päivän arvaamattomassa liikematkailuympäristössä kulujen rajoittaminen on hankintatiimeille ensiarvoisen tärkeää, jotta ne voisivat päästä yrityksensä asettamiin tavoitteisiin. Egencian työkalujen ja järjestelmien ansiosta EG onkin saavuttanut huomattavia säästöjä. ”Koska olemme osa maailmanlaajuista hankintatiimiä, säästöjen luominen on meille tärkeää”, Brumbeloe sanoo. Vuonna 2019 EG saavuttikin 7 miljoonan dollarin säästöt matkanhallinnassa.

EG:n Global Corporate Travel Managerina toimiva Megan Reynolds kertoo hotellien kanssa neuvotellusta vahvemmasta hintaohjelmasta olleen suurta hyötyä kyseisten säästöjen luomisessa. ”Olemme saaneet huomattavia säästöjä uuden hotellien tarjouspyyntöohjelman ansiosta. Ennen Egencian konsultointitiimin kanssa tehtyä yhteistyötä teimme tarjouspyyntöjä ja neuvottelimme majoituspaikkahintoja tiimimme tärkeimpiin kohdekaupunkeihin manuaalisesti”, hän kertoo. ”Egencian tiimillä on jo neuvotellut hinnat, mikä säästi meiltä paljon aikaa ja rahaa. Tiimi pystyi myös suosittelemaan hotelleja, joihin emme olleet vielä olleet yhteydessä ja jotka vastasivat kriteerejämme.”

”Toinen säästökeinomme on Egencian työkalujen käyttö käyttämättömien lippujen seuraamiseksi”, Brumbeloe kertoo. ”Käyttämättömistä lipuista ei ennen [COVID-19:ää] koitunut mitään ongelmia, mutta nyt ne voivat käydä kalliiksi. Egencia Analytics Studion räätälöity näkymä käyttämättömien lippujen seurantaan auttaa meitä varmistamaan, että hyvityskupongit käytetään ja että peruutuksista koituvat tappiot pienenevät. Nämä tiedot ovat erittäin tärkeitä tulevien kustannusten ennustamisessa.”

Riskienhallintastandardien optimointi Egencian matkustajien turvallisuusratkaisujen avulla

Käyttämättömien lippujen seuraamisen lisäksi EG vastasi COVID-19-tilanteeseen myös tekemällä yhteistyötä Egencian kanssa, jotta se voisi ottaa käyttöön korkeimmat mahdolliset matkustajien turvallisuusstandardit. ”Teemme yhteistyötä Account Managerimme kanssa saadaksemme kuvan alan parhaista toimintatavoista uudessa liikematkailuympäristössä. Luotamme Egencian asiantuntijuuteen sen varmistamiseksi, että meillä on käytössämme oikeat työkalut sitten, kunhan tiimimme lähtee jälleen matkaan”, Reynolds kertoo.

Sopivien riskienhallintatyökalujen käyttöönoton lisäksi Reynolds ymmärtää, että matkustajien luottamus saavutetaan myös varmistamalla oikeiden resurssien saatavuus. Hän lisää parhaillaan yhtiön intranetiin useita ohjesivuja, joilta voi löytää nopeasti viimeisimmät valtioiden antamat ohjeistukset, matkustusrajoitukset ja turvallisuusvarotoimet. Näihin resursseihin sisältyy myös tiedot eri hotelliketjujen turvallisuustoimenpiteistä. Tämän osalta hän kertoo:

”Haluamme matkustajiemme tietävän, että heillä on kaikki tarpeellinen tieto oikeiden päätösten tekemiseksi ennen matkaa.” 

Tämänhetkinen tilanne korostaa sitä, miksi EG:n tavoite luoda yhtenäiset matkustuskäytännöt koko yrityksen sisällä kaikkialla maailmassa on tärkeää niin tehokkuuden kuin turvallisuudenkin kannalta. ”Kun varmistamme, että koko tiimimme kaikkialla maailmassa käyttää samoja Egencian prosesseja, onnistuu matkustuskäytäntöjen hallinnointi ja matkustajien hyvinvoinnin edistäminen paremmin. Jos joku tekee varauksen Egencian ulkopuolella, meillä ei ole matkaan samaa näkyvyyttä emmekä pysty kommunikoimaan matkustajan kanssa yhtä tehokkaasti”, Brumbeloe kertoo.

Samalla, kun Expedia Group -tiimi valmistautuu matkustamaan COVID-19:n jälkeisessä matkailuympäristössä, se tietää pitkän tähtäimen investoinnin vankan ja modernin liikematkustusohjelman rakentamiseksi tarkoittavan sitä, että yrityksen on nojattava täydellisiin tietoihin ja räätälöityihin raportteihin matkustusohjelman muokkaamiseksi, matkustajien turvallisuusstandardien optimoimiseksi ja säästömahdollisuuksien analysoimiseksi.

”Pandemia on kiinnittänyt huomion EG:n sisäisiin matkustusprosesseihin, ja käytämmekin tämän tilaisuuden hyväksi keskustellaksemme asiasta johdon kanssa.” Reynolds lisää: ”Koska tällä hetkellä matkoja tehdään vain hyvin vähän tai ei ollenkaan, nyt on hyvä tilaisuus vahvistaa ohjelmamme perustekijöitä, kuten turvallisuutta. Teemmekin aktiivisesti yhteistyötä Egencian kanssa tehostaaksemme toimintojamme ja pitääksemme matkustajamme turvassa.”

Jaa tämä julkaisuLinkedInissä tai Twitterissä.

Lue tapaustutkimus napsauttamalla tästä.